Gli stati che possono assumere i documenti in questa sezione sono definiti “Iniziali”:

• Da integrare: le fatture in questo stato possono essere completate attraverso l'ausilio di una specifica funzione che permette di modificare/completare esclusivamente i dati che non incidono sui totali o sui controlli di quadratura (dati pagamento, dati IVA, quantità/prezzi riga, totali, sconti, ecc.);
• Da validare: le fatture in questo stato sono complete e, per procedere nel loro iter, devono passare un controllo formale (coerenza rispetto allo schema previsto dalle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate);
• Da firmare: le fatture assumono questo stato solo nel caso in cui la firma debba essere apposta dal soggetto cedente. Qualora siano state richieste più firme digitali da poter differenziare a seconda del cedente, è possibile operare dalla griglia di dettaglio dei documenti (tramite l'icona "chiave inglese") selezionando l’opzione “FIRMA UTENTE” che consente di selezionare la specifica firma desiderata.
• Da confermare: si tratta dell’ultimo stadio di lavorazione delle fatture prima del loro passaggio definitivo nell’area di competenza di Zucchetti per il completamento dell’Iter. Con la procedura di conferma, il documento non risulterà più modificabile a meno che non venga scartato dal SdI o rifiutato dal committente;

• Scartati: i file sono stati scartati a seguito del riscontro da parte del SdI di errori formali, come la non correttezza del codice destinatario, dell'Id fiscale di uno dei soggetti, etc. Se la fattura viene scartata dal SdI non si può considerare “emessa”; per tale ragione l'utente dovrà correggere gli errori ed aggiornare il documento. Gli errori segnalati dal SdI tramite la notifica di scarto sono rappresentati, con apposito dettaglio, nel log del documento (ELENCO OPERAZIONI accessibile tramite la funzione "Proprietà" visualizzata cliccando sulla riga relativa alla fattura).
  
  
• Rifiutati (solo per fatture verso PA): i documenti sono stati rifiutati dal destinatario (messaggio “notifica di esito” “EC02”). In caso di rifiuto da parte del destinatario, l'utente dovrà verificare il motivo e potrà procedere secondo due diverse modalità, tenendo presente che il documento “rifiutato” è comunque da ritenersi “emesso”:
  • Il file rifiutato potrà essere ri-generato in base alle indicazioni del cessionario dal gestionale di origine. Il file modificato e firmato sarà trasmesso con un nuovo nome al SdI. In questo caso lo stato “Rifiutato” non sarà considerato definitivo perché al SdI sarà inviato esattamente lo stesso documento (anno e numero coincideranno, infatti, con quelli del documento inizialmente rifiutato dal cessionario).
  • Emissione di nota di credito a storno del documento inviato in precedenza ed emissione di una nuova fattura. In questo caso, l’utente dovrà dichiarare lo stato del documento come “Rifiutato e completato”.

N.B. Scarti e Rifiuti non vengono stabiliti da Digital Hub ma bensì dal Sistema d'interscambio (Scarti) o dalla PA destinataria (Rifiuti). Si consiglia quindi di approfondire tali segnalazioni con i soggetti che le hanno generate, se necessario.

In questa sezione è possibile gestire l'avanzamento di stato delle fatture anche in modo manuale, come descritto QUI.