La scelta Primanota permette di gestire tutte le registrazioni contabili, con o senza IVA, con aggiornamento in tempo reale delle partite/scadenze.
Partendo da queste registrazioni, vengono prodotte sia le scritture obbligatorie per legge (giornale, registri IVA, liquidazioni IVA, bilanci ecc.) che quelle ausiliarie (come ad esempio la stampa delle schede contabili). La primanota rappresenta sia un punto di partenza in cui registrare i Movimenti contabili, sia un archivio che riceve i dati provenienti dai documenti clienti/fornitori, dalla gestione delle distinte effetti e da altre gestioni.
La gestione si presenta inizialmente come una griglia di dati (zoom) da cui sono visibili tutte le registrazioni contabili inserite all'interno dell'applicativo. Tramite il pulsante Nuovo è possibile inserire un nuovo movimento contabile.
Tramite il pulsante Estendi è possibile visualizzare nello zoom delle informazioni aggiuntive.
La gestione primanota utilizza, ed in parte aggiorna, tutti gli archivi contabili: Piano dei conti, Clienti, Fornitori, Saldi, Causali contabili, Codici IVA e Modelli contabili.
Cliccando sul numero della registrazione oppure sul pulsante Visualizza in riga estesa, viene mostrata la schermata contenente il dettaglio della singola registrazione contabile. Tali informazioni sono strutturate in sezioni distinte:
Di seguito si riporta il dettaglio delle singole sezioni.
Causale: codice della causale che gestisce il movimento. La causale contabile utilizzata nel movimento di primanota ha la funzione di fornire una serie di informazioni che guidano e controllano l'immissione delle registrazioni contabili.
È possibile creare dei modelli contabili sull'anagrafica della causale oppure dei modelli contabili per uno specifico intestatario, utili all'operatore nell'inserimento manuale della registrazione contabile.
Tramite il modello, infatti, è possibile definire i conti, i codici IVA, il segno dare o avere in cui i conti vanno inseriti. Queste informazioni verranno poi proposte automaticamente richiamando l'entità associata al modello (in questo caso la causale).
Per maggiori informazioni sulla configurazione delle causali rimandiamo alla consultazione dell'apposita sezione Causali contabili.
Intestatario (Cliente o Fornitore): l'intestatario di una registrazione contabile può essere un codice cliente o fornitore.
Note: eventuale descrizione aggiuntiva relativa al movimento in oggetto. Le note possono essere inserite manualmente in fase di inserimento della scrittura, oppure automaticamente al salvataggio della scrittura previa valorizzazione della sezione "altri dati" della causale contabile, o ancora derivare dalla contabilizzazione di un documento con note.
La contabilizzazione delle fatture di vendita e di acquisto riporta in automatico nel campo note e nella descrizione di riga l'eventuale descrizione inserita nel campo note presente nella scheda "Contabili" del documento. Questo tuttavia non vale per i corrispettivi, per i quali nel campo "note" della relativa registrazione contabile, viene riportato l'elenco dei "numeri documento" dei corrispettivi rientrati nella contabilizzazione.
Valuta: le registrazioni possono essere espresse nella valuta di conto dell'azienda, che viene proposta in fase di inserimento di una nuova registrazione, oppure essere espresse in valute diverse.
Impostando una valuta diversa (es. registrazione di una fattura in dollari) dalla valuta di conto (che tipicamente è l'Euro), la procedura mostra e valorizza il campo "cambio" in base all'archivio dei cambi giornalieri; il valore è modificabile dall'utente.
L'operatore può così inserire il totale documento in valuta (es. dollari) e la procedura effettuerà automaticamente l'opportuna conversione in valuta di conto, che verrà utilizzata sui totali della registrazione.
Nel riquadro di destra troviamo le informazioni principali della registrazione: il numero registrazione, che è un numero progressivo interno che può essere parametrizzato in base a quanto indicato nel campo "Progressivo Primanota" dei Dati azienda, scheda Amministrativi \ Contabili), la data registrazione ed i riferimenti del protocollo (il numero protocollo è la numerazione interna attribuita dall'azienda).
Per maggiori informazioni sulla configurazione delle numerazioni dei documenti emessi/ricevuti rimandiamo alla consultazione della sezione relativa alle causali contabili.
Esercizio: normalmente questo campo non è modificabile, e viene valorizzato automaticamente con l'anno di esercizio indicato in fase di accesso all'applicativo.
L'utente può comunque decidere di permettere la registrazione di movimenti di competenza di altri esercizi mediante l'attivazione di una opzione presente all'interno della causale contabile.
Stato identifica le due modalità selezionabili relative allo status della registrazione, confermato o provvisorio.
Totale documento: permette di inserire l'importo del totale che l'utente intende attribuire al documento.
Crea IVA: tramite questo pulsante, dopo aver compilato i campi di cui sopra, verrà valorizzato il castelletto IVA in base a quanto impostato all'interno della causale/modello contabile.
Crea scritture: tramite questo pulsante la procedura valorizza in automatico le righe contabili della scrittura se presente un modello contabile su causale o intestatario.
Primanota IVA
La sezione contiene le informazioni che caratterizzano una registrazione di tipo IVA.
Competenza IVA: data utilizzata solo per le stampe IVA quali il registro e la liquidazione.
Viene inizializzata con la data registrazione e può essere modificata.
Competenza plafond: data di competenza plafond considerata nel calcolo del plafond.
Viene inizializzata con la data registrazione e può essere modificata.
Codice IVA: proposto in base a quanto presente all'interno della causale contabile indicata oppure ad un modello contabile su cliente/fornitore.
Registro IVA: rappresenta la tipologia di registro IVA sul quale verrà stampata questa registrazione contabile; il dato viene ereditato dalla causale contabile. La tipologia può essere "Acquisti", "Vendite", "Corrispettivi Scorporo", "Corrispettivi Ventilazione".
Numero: rappresenta il numero del registro IVA sul quale verrà stampata questa registrazione contabile; anche questo dato viene letto dalla causale contabile.
Omaggio: tale campo viene aggiornato automaticamente dalla procedura al momento della contabilizzazione dei documenti provenienti dal ciclo vendite ed acquisti; è comunque impostabile dall'operatore nel caso di registrazioni manuali.
Imponibile: imponibile del movimento IVA relativo al codice IVA impostato.
Imposta: importo calcolato applicando la percentuale, prevista dal codice IVA, all'imponibile.
I movimenti contabili devono far riferimento alla valuta di conto dell'azienda; qualora si inserisca un totale documento in valuta estera, la procedura valorizzerà automaticamente imponibile ed imposta con il valore convertito al cambio indicato sulla registrazione contabile. L'importo convertito sarà sempre visibile all'interno del pulsante sito sul lato destro dei campi imponibile ed imposta.
% Indetraibilità: viene riportata la percentuale di indetraibilità dell'imposta. Tale valore viene definito nell'archivio dei codici IVA.
Contropartita: viene riportata la contropartita IVA definita nella causale contabile. Questo campo viene visualizzato solo se viene attivato il flag "dettaglio IVA per contropartita" all'interno dei dati azienda. L'utente ha la possibilità di variare tale campo.
Dati aggiuntivi
Si tratta di descrizioni che vengono ereditate dai documenti in fase di contabilizzazione oppure che è possibile inserire direttamente su questa maschera. È possibile modificare i nomi di queste descrizioni dalla funzione "Dati aggiuntivi primanota/documenti" presente nella sezione "Contropartite e parametri" dei Dati azienda.
Movimenti cespiti
La sezione risulta visibile se la causale contabile prevede la gestione dei cespiti, oppure nel caso in cui la registrazione derivi dalla contabilizzazione di un documento di vendita collegato a uno o più movimenti cespiti, oppure la registrazione derivi dalla contabilizzazione movimenti cespiti (rivalutazioni, svalutazioni, ammortamenti, ecc.).
Riga movimento
Viene visualizzato il movimento cespiti collegato alla registrazione contabile, oppure più righe nel caso in cui la registrazione sia associata a più movimenti cespiti.
Riga: numero progressivo di riga del movimento cespite attribuito automaticamente dalla procedura.
Numero registrazione: numero registrazione del movimento cespiti collegato alla registrazione contabile. Tramite l'icona della lente di ingrandimento è possibile selezionare manualmente un movimento cespite da abbinare. Inoltre, tramite i punti verticali è possibile creare un nuovo movimento cespiti selezionando l'azione Nuovo, oppure visualizzare/richiamare un movimento già abbinato selezionando l'azione Visualizza.
Del: data registrazione del movimento cespiti collegato alla registrazione contabile.
Causale: causale del movimento cespiti collegato alla registrazione contabile.
Cespite: codice del cespite indicato sul movimento cespiti collegato alla registrazione contabile.
Origine: in questo campo viene individuata la procedura utilizzata per la creazione del movimento cespiti abbinato alla primanota. Può assumere uno dei seguenti valori:
Alla conferma della registrazione contabile il programma effettua un controllo bloccante sul tipo di conto utilizzato nelle righe contabili: deve essere necessariamente utilizzato un conto di tipo Cespite. Se i riferimenti del documento (numero e data) risultanti dalla registrazione contabile non coincidono con quelli del movimento cespite abbinato, il programma avvisa l'utente se si intende confermare ugualmente. Non esiste nessun controllo tra importi immessi sulle contropartite di tipo cespite e importi risultanti dai movimenti cespite associati
Ritenute
La sezione RITENUTE sulla primanota viene visualizzata quando si sono verificate tutte le seguenti condizioni:
Ai fini della generazione dei movimenti ritenute operate/subite, indipendentemente dalla modalità di generazione prescelta (Storno immediato o differito), vengono considerati i dati presenti in questa sezione.
I dati delle ritenute vengono compilati automaticamente nell'archivio Primanota in fase di inserimento in una registrazione contabile, oppure sul movimento derivante dalla contabilizzazione ciclo vendite.
Tale sezione viene compilata in automaticamente dopo aver inserito gli importi nella sezione primanota contabile e vengono determinati in base alle impostazioni previste sull'anagrafica fornitore/cliente intestatario e nelle scelte Tabella ritenute operate e Tabella ritenute subite.
Se il documento o la registrazione contabile è una Nota di Credito, gli importi vengono evidenziati in negativo e daranno luogo alla generazione di movimenti ritenute con importi in negativo nel momento in cui la corrispondente partita verrà saldata.
Se è stato previsto lo storno immediato, inserendo una registrazione contabile, premendo il pulsante "Crea scritture", vengono compilate automaticamente le righe contabili relative alle ritenute IRPEF, agli eventuali contributi previdenziali ed all'eventuale contributo ENASARCO, attribuendo gli importi presenti nella sezione Ritenute e utilizzando le contropartite specificate nei Parametri ritenute.
Totale documento: rappresenta il totale documento (imponibile + imposta) e corrisponde all’importo presente sulla riga contabile del fornitore/cliente intestatario.
Imposta: rappresenta l'importo totale dell'IVA al netto dell'eventuale parte indetraibile.
Somme escluse: valorizzabile manualmente dall'utente. L'importo presente in questo campo non verrà evidenziato in alcun modo sul movimento ritenute operate/subite e su tutte le stampe e certificazioni ritenute. Potrebbe venire valorizzato automaticamente in caso di eventuali arrotondamenti e di IVA indetraibile.
Tale campo non deve essere compilato nel caso di somme non soggette da riportare sulla Certificazione Unica.
Cassa ordine: contributo dovuto dai professionisti all'ordine di appartenenza e gestito solo per i movimenti ritenute operate. L'importo viene calcolato in base alla percentuale cassa ordine indicata sull'anagrafica fornitori e in caso di Rivalsa INPS non deve essere compilato questo dato). Per far sì che l'importo venga calcolato correttamente l'imponibile riportato nella sezione Primanota IVA deve essere comprensivo della cassa ordine, in quanto la procedura effettua la seguente proporzione:
100+percentuale cassa ordine: percentuale cassa ordine = imponibile documento: X (cassa ordine)
Esempio
Nella Primanota IVA è stato indicato codice IVA 22, imponibile 1040 (1000 prestazioni + 40 cassa previdenziale) e imposta di 220.
Dopo aver premuto il pulsante "Crea scritture" e aver riportato sulla riga contabile del fornitore il totale documento di 1268,80, la procedura calcola i dati delle ritenute tra cui l’importo della cassa ordine pari a 40 dato da:
104 : 4 = 1040 : X
X = 40 (1040*4/104)
Base calcolo ritenuta: tale importo è dato dalla differenza tra totale documento, imposta, somme escluse e cassa ordine.
Calcola ritenute: premere il pulsante per calcolare gli importi delle ritenute IRPEF e/o Previdenziali in base alle impostazioni presenti sull'anagrafica del cliente/fornitore (eventualmente agente). Tale funzione è utile nel caso in cui l'utente apporti delle modifiche nella griglia dei tributi e desideri ricalcolare nuovamente i dati in base agli importi indicati sulla registrazione contabile e ai parametri indicati sul cliente/fornitore.
Nella griglia sottostante vengono visualizzati gli importi delle ritenute IRPEF e/o Previdenziali calcolati in base alle impostazioni presenti sull'anagrafica del cliente/fornitore (agente). Tali dati verranno riportati sui movimenti ritenute subite/operate.
Tributo: codice identificativo del tributo IRPEF/Previdenziale/INPS che verrà indicato sul movimento ritenute operate/subite a cui il fornitore/cliente è soggetto. Viene proposto quello associato al fornitore/cliente, ma può essere modificato.
Descrizione: viene visualizzata la descrizione del codice tributo.
Causale tributo: codice identificativo della causale del pagamento relativamente alle somme erogate ai percipienti/fornitori soggetti a ritenuta d'acconto, in caso di ritenute operate, o alle somme che verranno versate dal cliente soggetto a ritenuta d'acconto in caso di ritenute subite. Viene proposto quello associato al fornitore/cliente e può essere modificato solo per i tributi di tipo IRPEF, in quanto il dato non è gestito per i tributi di tipo previdenziale/INPS.
Somme non soggette: rappresenta l'imponibile non soggetto a ritenute. Viene calcolato in base alla percentuale di imponibilità definita per il tributo nell'archivio Tabella ritenute operate o Tabella ritenute subite, ma può essere modificato dall'utente. Tale importo verrà evidenziato sul movimento ritenute generato.
Imponibile: rappresenta l'imponibile soggetto a ritenute. Viene calcolato in base alla percentuale di imponibilità definita per il tributo nell'archivio Tabella ritenute operate o Tabella ritenute subite, ma può essere modificato dall'utente.
Per salvare la registrazione contabile correttamente non deve essere presente un residuo IRPEF, pertanto l'importo della "Base calcolo ritenuta" deve coincidere con quello dato dalla somma dei campi "Somme non soggette" e "Imponibile".
% ritenuta: rappresenta la percentuale di ritenuta d'acconto da applicare per il codice tributo specificato sulla riga. Se il tributo è di tipo previdenziale, è la % a carico percipiente indicata sul fornitore.
Ritenuta: rappresenta l'importo della ritenuta di acconto calcolato in base alla percentuale ritenuta sull'importo imponibile.
% ritenuta: visibile solo se il tributo è di tipo previdenziale e rappresenta la % ritenuta indicata sul fornitore.
Spese rimborsate: visibile solo se il tributo è di tipo previdenziale ed è un importo che non partecipa ai calcoli per la determinazione dell'imponibile da compilare manualmente.
Totale ritenute: rappresenta il totale delle ritenute a cui è soggetto il fornitore/cliente. Viene calcolato sommando l’importo ritenuta presente sulle singole righe dei tributi.
Totale ENASARCO: visibile solo in caso di ritenute operate. Il valore deve essere indicato manualmente dall’utente ed è abilitato solo se il fornitore intestatario del movimento è di tipo Agente e associato ad un'anagrafica Agente.
Totale da pagare/incassare: rappresenta l'importo da pagare al fornitore percipiente al netto delle ritenute oppure l’importo da incassare dal cliente soggetto a ritenuta.
DATI PER 770 E CU
La sezione viene visualizzata solo per le ritenute operate, se sulla riga è presente un tributo di tipo IRPEF e l’importo delle somme non soggette è diverso da zero.
Somme non soggette: il campo consente di indicare uno dei possibili valori per l'identificazione delle somme non soggette a ritenuta d'acconto, il cui importo potrebbe essere presente nel file telematico dell'adempimento fiscale della Certificazione Unica (sezione "Certificazioni lavoro autonomo, provvigioni e redditi diversi" - quadro H). Il campo può accogliere uno dei valori previsti nell'archivio Somme non soggette. Il campo deve essere compilato obbligatoriamente qualora il campo "Somme non soggette" sia diverso da zero. Viene proposto il valore previsto nell’anagrafica del fornitore nella sezione "Dati per 770 e CU", ma è comunque modificabile.
Fatturazione elettronica
La sezione contiene le informazioni della fattura elettronica gestita attraverso la contabilizzazione assistita della fatturazione elettronica passiva o attiva degli adempimenti fiscali.
La registrazione contabile ottenuta dalla contabilizzazione è sempre arricchita con la data ricezione, con l'identificativo SDI e con il collegamento al file XML di origine ed ai suoi allegati, per avere un allineamento fra la primanota contabile e la fattura presente negli adempimenti fiscali.
Data ricezione/emissione: Data ricezione/comprova emissione.
Identificativo SDI: Numero attribuito dal Sistema di Interscambio al file ricevuto.
Tali dati possono essere valorizzati manualmente dall'utente o sono recuperati dal documento, in caso di primanota generata da Documenti,contabilizzati tramite la funzione di contabilizzazione documenti o tramite la contabilizzazione assistita.
Sono inoltre disponibili vari yperlink tramite cui accedere a :
Riga Tipo conto
Tipo: si tratta della tipologia del conto:
Conto: è il conto del piano dei conti su cui deve essere imputato il movimento.
Descrizione: in questo campo viene riportata la descrizione associata al conto selezionato.
Dare: importo nella sezione "dare" della riga di movimento.
Avere: importo nella sezione "avere" della riga di movimento.
È possibile richiamare anche sui campi "Dare" e "Avere" la funzionalità di conversione automatica degli importi in valuta, tramite il pulsante posto a destra degli importi dare/avere.
Partite: a seconda di quanto impostato sulla causale contabile, questo campo può assumere quattro valori diversi:
Non si possono modificare le righe con gestione partite: è necessario eliminarle utilizzando il tasto funzione F6 o tramite la funzione "rimuovi riga" e ricrearle.
Accedendo ai dati di riga delle righe contabili (pulsante con le quattro frecce a destra di ogni riga), è possibile accedere ai dati relativi al partitario, valorizzati sulle righe contenenti conti che gestiscono le partite, e consultare/modificare alcune informazioni supplementari di riga come causale e descrizione.
Dati di riga
Partite
Tramite il pulsante Calcola verranno create le scadenze in base ai dati inseriti nel campo pagamento primanota (dati impostati sui clienti/fornitori); nel campo pagamento primanota viene proposto il codice pagamento presente in anagrafica cliente. Nel caso ci fosse la necessità di utilizzare un codice pagamento diverso è sufficiente intervenire sul campo pagamento primanota e premere il bottone calcola.
Dal pulsante Salda (visibile in corrispondenza di righe con tipo partite a "S") è possibile accede alla maschera Chiusura partite da primanota e saldare le partite aperte.
I dati riportati sulla gestione partite/scadenze sono:
Scadenza: data scadenza partita.
Numero partita: numero della Partita riportato dalla procedura a seguito di presentazione distinta bancaria.
Importo: importo della scadenza.
Valuta: valuta della scadenza.
Pagamento: codice di tipo pagamento; viene proposto quello presente in anagrafica cliente.
Banca di appoggio: banca di appoggio del cliente/fornitore. Viene riportata la banca di appoggio di default indicata nell'anagrafica del cliente/fornitore, ma può essere modificata scegliendo una tra le banche indicate in anagrafica.
Per selezionare una diversa banca di appoggio è sufficiente cancellare quella proposta sulla riga della scadenza, automaticamente verrà eliminato anche il relativo conto corrente, a questo punto sarà possibile dal campo conto corrente visualizzare l'elenco degli IBAN disponibili per cliente/fornitore. La selezione di uno di questi automaticamente riporterà il codice IBAN sulla destra del conto e il campo della banca di appoggio sulla riga della scadenza.
Nostra banca: conto corrente della nostra banca ossia della banca dell'azienda tipicamente utilizzata per incassare o pagare delle scadenze.
Descrizioni: descrizione del conto presente nei dati di riga.
Agente: codice agente.
Analitica
E' possibile integrare le registrazioni di Primanota con l'aggiornamento della contabilità analitica (la causale contabile utilizzata in Primanota deve avere attivato l'apposito check Movimento di Analitica), in modo tale che sia possibile imputare al conto contabile la voce ed il centro di costo/ricavo opportuno.
L'aggiornamento può avvenire in modo automatico, semiautomatico o manuale, a seconda che sia stato o meno predisposto il parametro di ripartizione, all'interno dell'anagrafica del conto contabile nella scheda analitica.
Se all'interno del conto contabile, costo o ricavo, vengono indicate le Voci di C/R, i Centri di C/R, i parametri di ripartizione che determinano le percentuali da applicare, e come metodo di aggiornamento l'Automatico, al momento della conferma della registrazione di Primanota la procedura, senza richiedere alcuna conferma all'operatore, provvederà ad aggiornare le Voci ed i Centri di costo/ricavo di analitica.
Se all'interno del Conto contabile, costo o ricavo, vengono indicate le Voci di C/R, i Centri di C/R, i parametri di ripartizione che determinano le percentuali da applicare e come metodo d'aggiornamento il Manuale, l'operatore, prima di confermare la registrazione contabile dovrà accedere al bottone Analitica e, premendo il bottone Usa Modello, richiedere il calcolo della ripartizione; eventualmente è possibile modificarla, integrarla o caricarla ex novo.
E' infine possibile non indicare alcuna voce e centro di C/R nell'anagrafica del conto contabile, ed impostarle al momento della registrazione di Primanota l'imputazione analitica.
E' prevista la possibilità di indicare, all'interno della cartella analitica, sempre presente nell'anagrafica del conto, l'aggiornamento Escluso, in questo caso il costo o ricavo registrato in Primanota non avrà nessun collegamento con la contabilità analitica e quindi non verrà richiesta nessuna imputazione.
I dati di input richiesti dal movimento di analitica collegato ad una riga di costo o ricavo di Primanota sono:
Premendo il pulsante "Usa modello" la procedura propone i dati caricati all'interno della cartella analitica dei costi o ricavi del piano dei conti.
Premendo il pulsante " Crea modello" è possibile memorizzare, nella cartella analitica del conto di costo o ricavo movimentato in Primanota, le voci e i centri di C/R con i rispettivi parametri di ripartizione, specificati nella maschera Movimenti d'Analitica al momento dell'imputazione.
Selezionando il pulsante la procedura prima di aggiornare l'anagrafica del conto, avverte che l'operazione sovrascrive eventuali parametri di ripartizione precedentemente definiti sul conto contabile in oggetto.
Dati di riga
Conto: tipo di conto.
Causale contabile: causale contabile di riga.
Importi a zero: se attivo la riga di primanota accetterà anche importi (dare+avere)= zero.
Dall'elenco primanota, tramite le azioni di riga sulle singole registrazioni, è possibile visualizzare, modificare, rimuovere e accedere alla Scheda primanota.