All'interno dell'archivio vengono memorizzati, per ogni esercizio contabile, gli importi relativi a ciascun conto movimentato. L'aggiornamento di questo archivio avviene in fase di inserimento, modifica e/o eliminazione dei registrazioni contabili, inserite direttamente in Primanota o tramite le operazioni massive (contabilizzazione ciclo vendite, funzioni per la generazione scritture di bilancio, ecc.) ed eventualmente tramite la funzione di servizio Ricostruzione saldi contabili.
Il singolo saldo conto per esercizio si compone delle seguenti informazioni.
Esercizio: esercizio di competenza. Ogni saldo è riferito ad un determinato esercizio: le registrazioni contabili di competenza dell'esercizio n aggiornano i saldi dell'esercizio n.
Dal/al: sono campi non modificabili, rispettivamente riportano la data iniziale e finale dell'esercizio presente sul campo precedente.
Conto: codice del conto movimentato nelle registrazioni contabili con la relativa descrizione.
Saldo iniziale dare/avere: vengono valorizzati automaticamente dalle registrazioni contabili di apertura conti, con Causali contabili che prevedono il valore "Aggiorna saldo iniziale" nel campo "Apertura conti". Le registrazioni contabili possono essere state inserite manualmente in primanota (ad esempio dopo il primo accesso all'applicativo), oppure possono essere state generate dalla funzione Apertura di bilancio.
Saldo iniziale fuori linea dare/avere: tale valore non viene mai aggiornato automaticamente dalla procedura, ma può essere compilato manualmente dall'utente (ad esempio per indicare il saldo di esercizi precedenti non gestiti nella procedura). Il valore indicato in questo campo è un di cui del campo sopra citato saldo iniziale. L'eventuale valore presente non viene influenzato dalla funzione Ricostruzione saldi contabili.
Saldo finale dare/avere: vengono valorizzati automaticamente dalle registrazioni contabili di chiusura conti, con Causali contabili che prevedono il valore "Aggiorna saldo finale" nel campo "Chiusura conti". I conti presenteranno uno di questi campi valorizzato quando è già stata effettuata la chiusura dell'esercizio, tramite la funzione Chiusura di bilancio.
La chiusura di un esercizio non porta a zero il saldo dei conti. La presenza di un saldo finale, cambia la descrizione del campo relativo al totale (ultimo campo della maschera) da Saldo attuale in Saldo prima della chiusura.
Saldo finale fuori linea dare/avere: tale valore non viene mai aggiornato automaticamente dalla procedura, ma può essere compilato manualmente dall'utente (ad esempio per indicare il saldo di esercizi precedenti non gestiti nella procedura). Il valore indicato in questo campo è un di cui del campo sopra citato saldo finale. L'eventuale valore presente non viene influenzato dalla funzione Ricostruzione saldi contabili.
Movimenti in linea dare/avere: questi campi vengono aggiornati dalle registrazioni contabili inserite in primanota, con causali che non aggiornano i saldi iniziali e finali.
È in base alla competenza di questi movimenti che viene aggiornato l'archivio saldi.
Movimenti fuori linea dare/avere: tali valori non vengono mai aggiornati automaticamente dalla procedura, ma possono essere compilati manualmente dall'utente: impostando dei valori fuori linea per un conto patrimoniale nell'anno n, questi aggiorneranno il saldo attuale dell'anno n ed effettuando la chiusura di bilancio tale valore risulterà come saldo iniziale nell'esercizio n+1). L'eventuale valore presente non viene influenzato dalla funzione Ricostruzione saldi contabili.
Saldo attuale dare/avere: la valorizzazione dei campi precedenti determina il saldo attuale dare o avere.
Questo campo assume diciture differenti, a seconda che sia stata effettuata o meno la chiusura.
Le diciture possibili sono:
Il valore presente in questo campo determina il saldo iniziale riportato sulle schede contabili dell'esercizio successivo.