Questo archivio contiene tutti i dati anagrafici dei beni aziendali, denominati anche cespiti. Ogni anagrafica deve essere associata ad una categoria, che ha la funzione di raggruppare cespiti tra loro omogenei e consente di definire le percentuali di ammortamento dell'aspetto civile e di quello fiscale, che possono anche essere personalizzate per singolo bene. Pertanto, tutti i beni appartenenti ad una categoria devono essere della stessa tipologia (beni materiali o immateriali), avere la stessa durata e movimentare gli stessi conti attraverso l'abbinamento della categoria al gruppo contabile.
Dopo aver definito la categoria di appartenenza è necessario indicare il tipo per identificare i cespiti singoli o composti, oppure se il bene è una pertinenza singola o composta associata ad un altro cespite di riferimento, oppure se un cespite gestito a quantità.
Esempio
Un autocarro rappresenta un cespite singolo, mentre l'impianto di sollevamento installato sull'autocarro è una pertinenza del cespite autocarro. I mobili di un ufficio possono essere rappresentati da un cespite composto, la cui anagrafica prevede un dettaglio dei singoli componenti.
I cespiti vengono identificati anche da uno stato: Effettivo o Previsionale. Quelli effettivi partecipano al calcolo dell'ammortamento civile e fiscale e a tutto il ciclo di vita (dall'acquisto alla vendita, compresa la contabilizzazione dei movimenti), mentre quelli previsionali permettono all'utente di simularne l'acquisto e l'utilizzo in modo da analizzarne la ricaduta sui costi gestionali prima di provvedere alla stesura di un piano di acquisto.
Sull'anagrafica è previsto anche lo stato del bene per distinguere i cespiti non attivati, in uso, ceduti, eliminati o in costruzione.
Tramite il pulsante Nuovo è possibile inserire un nuovo cespite.
L'anagrafica del cespite si compone delle seguenti informazioni.
Categoria: categoria di appartenenza del cespite, che ne condiziona il piano di ammortamento e l'eventuale prefisso utile al caricamento dei cespiti.
Codice: campo alfanumerico di 20 caratteri che identifica il codice del cespite. Se sulla categoria è previsto il "Prefisso caricamento automatico", il codice viene proposto automaticamente aggiungendo al prefisso un progressivo numerico di 5 cifre (es: 00001, 00002, 00003).
Esempio
Supponiamo che sulla categoria cespiti sia stato previsto il prefisso IMPIANTI.
Creando i cespiti verranno proposti i codici IMPIANTI00001, IMPIANTI00002, IMPIANTI00003, ecc.
Check "Spese manutenzione": se attivo significa che il valore del cespite partecipa al calcolo per la determinazione del limite delle spese di manutenzione deducibili nell'esercizio, che avviene tramite il Controllo manutenzione.
Descrizione: descrizione del cespite.
Descrizione supplementare: descrizione supplementare del cespite.
Check "Cespite usato": se attivo significa che il bene è stato acquistato usato. In questo caso la procedura consente di applicare l'ammortamento anticipato solo per un numero di anni specificato nei parametri (attualmente solo il primo anno dell'entrata in funzione del bene).
Tipo: identifica la tipologia del cespite e in base a quella selezionata le informazioni da indicare nell'anagrafica possono variare. Può assumere uno dei seguenti valori:
Unità di misura: indicare l'unità di misura del cespite gestito a quantità (ad esempio NR – Numero).
Stato cespite: esiste la possibilità di caricare cespiti effettivi e cespiti previsionali; i cespiti effettivi vengono considerati nei calcoli dell'ammortamento civile e fiscale, mentre i cespiti previsionali permettono all'utente di eseguire delle simulazioni di acquisizioni e calcoli delle quote di ammortamento (i movimenti per i cespiti previsionali non vengono contabilizzati). Può assumere pertanto uno dei seguenti valori: Effettivo o Previsionale.
Stato del bene: in questo campo deve essere indicata la situazione del bene nell'ambito aziendale; il valore impostato condiziona il comportamento della procedura. Può assumere pertanto uno dei seguenti valori:
Per la gestione dei cespiti in costruzione si consiglia l'inserimento di movimenti di incremento di valore del cespite con stato "In costruzione".
Terminata la fase di costruzione del cespite, sarà possibile cambiare lo stato a "In uso" e valorizzare le date di primo utilizzo sul cespite in costruzione, oppure trasferire manualmente i saldi dal cespite "In costruzione" ad un nuovo cespite tramite un movimento di ripresa saldi, valorizzando lo stato "In uso" e le date di primo utilizzo sul nuovo cespite.
Data di dismissione: identifica la data di dismissione del cespite, che risulta visibile solo se lo stato del bene assunto è Ceduto o Eliminato. Viene aggiornata automaticamente inserendo un movimento con una causale che prevede il valore Si nel campo Data dismissione (ad esempio vendita totale o dismissione), oppure può essere valorizzata manualmente. Trattandosi di un campo unico (non suddiviso per aspetto civile e fiscale, la data dismissione verrà valorizzata, con conseguente passaggio del cespite allo stato Ceduto, da un movimento cespite che abbia la data dismissione indipendentemente dagli aspetti (civile o fiscale) gestiti sul movimento stesso.
Data primo utilizzo civile / Esercizio: campi identificano la data e l'esercizio di attivazione del cespite, se viene gestito l'aspetto civile nei Parametri cespiti. Vengono aggiornati automaticamente inserendo un movimento con una causale che prevede il valore Si nel campo Data primo utilizzo civile (ad esempio acquisto), oppure possono essere valorizzati manualmente.
Data primo utilizzo fiscale / Esercizio: campi identificano la data e l'esercizio di attivazione del cespite, se viene gestito l'aspetto fiscale nei Parametri cespiti. Vengono aggiornati automaticamente inserendo un movimento con una causale che prevede il valore Si nel campo Data primo utilizzo fiscale (ad esempio acquisto), oppure possono essere valorizzati manualmente.
Ammortamento personalizzato: è possibile definire delle eccezioni per il calcolo delle quote di ammortamento rispetto a quanto definito per la categoria cespiti di appartenenza. Il campo è abilitato per i cespiti con le date di primo utilizzo compilate. Può assumere i seguenti valori (in base al valore selezionato verranno visualizzati i coefficienti e la griglia degli esercizi nelle sezioni Aspetto civile e Aspetto fiscale):
Generale
Ubicazione: codice dell'ubicazione in cui il cespite è allocato. Per i cespiti composti e le pertinenze composte tale dato non è visibile e può essere compilato sui singoli componenti.
Matricola: matricola che identifica il cespite e non è previsto un archivio per salvare le matricole. Tale informazione viene utilizzata eseguendo le stampe Libro Matricole ed Etichette. Per i cespiti composti e le pertinenze composte tale dato non è visibile e può essere compilato sui singoli componenti.
Famiglia: codice che identifica l'appartenenza di un cespite ad una certa famiglia, indipendentemente dal codice categoria già associato nella presente anagrafica. Tale informazione può essere utilizzata come filtro di selezione effettuando le stampe Schede cespiti e Inventario fisico.
Attività IVA: indica l'attività IVA di appartenenza del cespite ed è utile quando l'azienda gestisce più attività IVA per poterlo utilizzare come filtro nelle varie stampe ed elaborazioni (ad esempio è possibile ottenere un Registro cespiti per singola attività IVA). Selezionando la lente di ingrandimento, nell'elenco vengono visualizzate tutte le attività presenti nell'archivio Attività Iva.
Commessa: identifica un eventuale codice commessa da associare al cespite. Se è valorizzato il codice della commessa viene proposto in fase di inserimento di un movimento cespiti. Tale informazione può essere utilizzata come filtro di selezione nelle diverse stampe.
Aspetto civile
La sezione è visibile se la data di primo utilizzo civile è compilata e se la categoria cespiti prevede l'ammortamento civile.
Nel calcolo degli ammortamenti la procedura utilizza i parametri contenuti nelle Categorie cespiti. È possibile definire dei parametri di calcolo a livello di singolo cespite. Può essere indicato il coefficiente di ammortamento civile oppure direttamente la quota fissa, cioè l'importo da ammortizzare. Inoltre, può essere definito un tipo ammortamento diverso da quello Interno per il primo esercizio di vita del cespite (Rateo utilizzo, Ridotto 50% oppure Diverso). Se questi campi sono vuoti sta a significare che per quel dato cespite si applica l'ammortamento previsto per la sua categoria d'appartenenza.
Soggetto ad ammortamento: indipendentemente dal valore previsto nel campo "Ammortamento personalizzato" è possibile stabilire se escludere o meno il singolo cespite dal calcolo delle quote di ammortamento civili. Se sulla categoria è prevista la gestione allora sul singolo cespite è possibile stabilire se è soggetto o meno all'ammortamento civile.
Ammortamento immediato: indipendentemente dal valore previsto nel campo "Ammortamento personalizzato" è possibile stabilire se un cespite deve essere completamente ammortizzato al primo anno di vita sotto l'aspetto civile. Dovrà essere valorizzato a Si per tutti i cespiti con valore inferiore a 516,46 €.
Durata del cespite: numero degli esercizi per i quali si prevede di utilizzare il cespite diversamente da quanto indicato nella categoria del cespite.
Progressivo esercizio
Nella griglia del piano di ammortamento civile possono essere inseriti solo gli esercizi (con relativo progressivo) per i quali deve essere utilizzata una percentuale diversa da quella della categoria, partendo dall'esercizio della data di inizio utilizzo civile. Non è indispensabile indicare tutti gli esercizi di ammortamento fino ad arrivare al 100%.
Prog. es.: numero identificativo dell'esercizio di ammortamento; tale dato deve essere impostato dall'utente iniziando da 1 ed incrementando il valore nelle successive righe.
Tipo ammortamento: indicare il tipo di ammortamento da applicare per l'esercizio in oggetto. Solo per il primo esercizio è possibile prevedere un valore diverso da "Intero". Per il primo esercizio è possibile scegliere un ammortamento ridotto al 50%, diverso con % indicata dall'utente o calcolato come rateo in base al tempo di utilizzo del bene (Rateo utilizzo).
% Ordinario: indicare il coefficiente di ammortamento ordinario da applicare in base al tipo di ammortamento e alla durata del cespite.
Quota fissa: è possibile inserire in questo campo direttamente la quota di ammortamento, ossia l'importo da ammortizzare.
Aspetto Fiscale
La sezione è visibile se la data di primo utilizzo civile è compilata e se la categoria cespiti prevede l'ammortamento civile.
Nel calcolo degli ammortamenti la procedura utilizza i parametri contenuti nelle Categorie cespiti. È possibile definire dei parametri di calcolo a livello di singolo cespite. Può essere indicato il coefficiente di ammortamento ordinario/anticipato oppure direttamente la quota fissa, cioè l'importo da ammortizzare. Se questi campi sono vuoti sta a significare che per quel dato cespite si applica l'ammortamento previsto per la sua categoria d'appartenenza. Inoltre, è possibile modificare dei parametri quali: percentuale di deducibilità e limite massimo ammortizzabile.
Soggetto ad ammortamento: indipendentemente dal valore previsto nel campo "Ammortamento personalizzato" è possibile stabilire se escludere o meno il singolo cespite dal calcolo delle quote di ammortamento fiscali. Se sulla categoria è prevista la gestione, allora sul singolo cespite è possibile stabilire se è soggetto o meno all'ammortamento fiscale.
Ammortamento immediato: indipendentemente dal valore previsto nel campo "Ammortamento personalizzato" è possibile stabilire se un cespite deve essere completamente ammortizzato al primo anno di vita sotto l'aspetto fiscale. Dovrà essere valorizzato a Si per tutti i cespiti con valore inferiore a 516,46 €.
Applica riduzione 1^ esercizio: viene visualizzato e non risulta modificabile il valore presente nel medesimo campo previsto sulla categoria cespiti. Se valorizzato a Si, per il primo esercizio viene applicata la riduzione del 50% sul coefficiente d'ammortamento ordinario, mentre se viene valorizzato a No viene sempre applicato il coefficiente d'ammortamento ordinario.
Coeff. ammortamento ordinario: indicare il coefficiente di ammortamento ordinario previsto dalla normativa vigente, dopodiché è necessario procedere con la predisposizione del piano di ammortamento, ovverosia le percentuali di ammortamento per ciascuno degli esercizi il cui progressivo è da prevedere nella griglia.
% deducibilità: indicare l'eventuale percentuale deducibile del bene. Ad esempio, nel caso delle autovetture ad uso promiscuo la percentuale da impostare sarà del 20%.
Limite massimo: indicare il valore massimo dell'importo ammortizzabile, da considerare quindi deducibile ai fini dell'ammortamento fiscale. Ad esempio nel caso delle autovetture può essere pari a € 18.075,99. È possibile esprimere il limite indicando la valuta che viene proposta con la valuta di conto (solitamente la valuta è l'euro e viene definita nell'Azienda gestionale).
Progressivo esercizio
Nella griglia del piano di ammortamento particolare possono essere inseriti solo gli esercizi (con relativo progressivo) per i quali deve essere utilizzata una percentuale diversa da quella della categoria. Non è indispensabile indicare tutti gli esercizi di ammortamento fino ad arrivare al 100%.
Prog. es.: numero identificativo dell'esercizio di ammortamento; tale dato deve essere impostato dall'utente iniziando da 1 ed incrementando il valore nelle successive righe.
Tipo ammortamento: indicare il tipo di ammortamento da applicare per l'esercizio in oggetto. Solo per il primo esercizio è possibile prevedere il valore "Rateo utilizzo" e in caso di beni materiali è possibile selezionarlo solo se nei Parametri cespiti è stato valorizzato a Si il campo "Ias adopter". Oltre all'ammortamento Ordinario è possibile selezionare Anticipato, che abilita il campo % anticipato e deve essere eventualmente gestito per i cespiti già in uso essendo stato abrogato nel 2008. In base al tipo ammortamento viene automaticamente proposto il coefficiente di ammortamento anche in base all'applicazione della riduzione nel primo esercizio, con possibilità di modifica da parte dell'operatore.
% Ordinario: indicare il coefficiente di ammortamento ordinario da applicare in base al tipo di ammortamento.
% Anticipato: indicare l'eventuale coefficiente di ammortamento anticipato da applicare in base al tipo di ammortamento.
Q.fissa amm.ord.: è possibile inserire in questo campo direttamente la quota di ammortamento ordinario, ossia l'importo da ammortizzare.
Q.fissa amm.ant.: è possibile inserire in questo campo direttamente la quota di ammortamento anticipato, ossia l'importo da ammortizzare.
Componenti
La sezione è visibile solo nel caso in cui il cespite sia di tipo Cespite composto, oppure Pertinenza composta.
Sia il cespite composto che la pertinenza composta sono beni formati da più componenti. Quando viene creata l'anagrafica del cespite sarà necessario inserire la descrizione dei singoli componenti con i relativi dati di dettaglio. I valori civili e fiscali dovranno essere indicati sul movimento di acquisto e verranno automaticamente riportati e aggiornati sull'anagrafica.
Si consiglia di creare i componenti con le relative quantità tenendo conto anche della possibilità di vendere il singolo componente. Ad esempio è possibile sia creare un componente denominato 3 ARMADI con quantità 3, oppure si può creare un componente denominato ARMADI e creare 3 righe come sotto-componenti di 1 quantità ciascuno. Nel primo caso la vendita sarà dei 3 ARMADI, mentre nel secondo caso si potrà vendere il singolo armadio identificato eventualmente da una matricola.
Valuta: viene proposta con la valuta di conto (solitamente la valuta è l'euro e viene definita nell'Azienda gestionale) e si consiglia di non variarla in quanto i movimenti cespiti sono sempre gestiti con la valuta di conto.
Riga componente
Componente: descrizione del componente.
Valore fiscale: valore del componente ai fini della gestione dell'aspetto fiscale, che viene automaticamente compilato inserendo un movimento di acquisto ed è utile in caso di vendita parziale del singolo componente per determinare la plusvalenza/minusvalenza.
Valore civile: valore del componente ai fini della gestione dell'aspetto civile, che viene automaticamente compilato inserendo un movimento di acquisto ed è utile in caso di vendita parziale del singolo componente per determinare la plusvalenza/minusvalenza.
Riga quantità componente
Per ogni componente (o gruppo di componenti) deve essere indicato il dettaglio dei suoi sotto-componenti con le relative informazioni: quantità, matricole e ubicazioni.
Quantità: indicare la quantità del componente e deve essere indicato un valore diverso da 0 (zero).
Matricola: matricola che identifica il componente e non è previsto un archivio per salvare le matricole. Tale informazione viene utilizzata eseguendo le stampe Libro Matricole ed Etichette.
Ubicazione: codice dell'ubicazione in cui il componente è allocato.
Data ven./dism.: identifica la data di dismissione del singolo sotto-componente. Viene aggiornata automaticamente inserendo un movimento di vendita o dismissione del singolo sotto-componente, oppure in caso di vendita/dismissione totale la data dismissione viene compilata automaticamente su tutti i componenti del cespite.
Il valore totale del cespite composto indicato sul movimento di acquisto risulta pari alla somma dei valori attribuiti ai singoli componenti. Le quantità specificate sulla griglia permettono la determinazione del valore unitario dei singoli sotto-componenti, utile al momento della vendita parziale del cespite.
Dall'elenco dei cespiti, tramite le azioni di riga sul singolo codice, è possibile visualizzare, modificare, rimuovere e accedere alla Scheda cespiti. Inoltre, tramite l'azione Copia viene aperta automaticamente la finestra per creare un nuovo cespite e risulta già precompilata con tutti i dati già presenti sull'anagrafica di origine selezionata.
Copia: questa funzionalità consente di procedere al caricamento rapido di un cespite ereditando alcuni dati dal cespite dal quale viene lanciata la funzione di copia. Accedendo alla presente funzionalità dalle azioni di riga, o direttamente dalla anagrafica di un cespite mediante il menu contestuale in alto a destra della maschera (3 pallini), essa consente di procedere al caricamento di una anagrafica cespite copiando alcune informazioni dall'anagrafica di partenza quali la categoria, la descrizione, lo stato e il tipo bene, le date di primo utilizzo, l'ubicazione e l'eventuale amm.to particolare. Viene compilato anche il codice cespite qualora sia presente, nella categoria di appartenenza, un prefisso caricamento automatico