Aziende

Questo archivio rappresenta il patrimonio informativo aziendale ed è condiviso per le informazioni puramente anagrafiche tra tutte le aziende gestionali.
Ogni azienda di portale è poi in grado di gestire le proprie informazioni specializzate tramite il concetto di "rapporto".

L'archivio Aziende contiene tutte le informazioni anagrafiche (Ragione sociale, Forma giuridica, Partita IVA, ecc.) del contatto/soggetto dell'azienda gestionale installata. Ad ogni azienda (contatto) può essere assegnato uno o più rapporti commerciali. I rapporti definiscono ciò che rappresenta quel contatto/soggetto per l'azienda gestionale, per cui un'azienda può essere definita come:

Cliente
Fornitore
Agente
Vettore

In questo archivio confluiranno tutte le anagrafiche dei soggetti che non sono persone fisiche, le cui anagrafiche dovranno invece essere inserite nell'archivio Persone. Solo in presenza della forma giuridica "Impresa Individuale" il soggetto sarà presente sia nell'archivio Aziende sia nell'archivio Persone.

La gestione si presenta inizialmente come un elenco di dati (zoom) da cui sono visibili tutte le anagrafiche inserite all'interno dell'applicativo. Tramite il pulsante Nuovo è possibile inserire un nuovo contatto.
L'inserimento di nuovo contatto avviene automaticamente creando un nuovo cliente, fornitore, agente o vettore dalle apposite scelte presenti nel menu Workspace > Contatti > Rapporti, se è attiva l'opzione "Inserisci nuovo contatto".
Tramite il pulsante Griglia è possibile visualizzare i dati mediante lo zoom a griglia, mentre è possibile tornare all'elenco premendo il pulsante Lista . Tramite il pulsante Estendi è possibile visualizzare nello zoom delle informazioni aggiuntive.

Nella modalità "Zoom a Lista" è possibile richiamare l'anagrafica in visualizzazione premendo il collegamento presente sulla ragione sociale; inoltre, tramite le azioni di riga (visibili cliccando sulla riga di ogni azienda), è possibile visualizzare, modificare, rimuovere e accedere alla Scheda azienda. Sono anche presenti due collegamenti sul recapito telefonico e sull'indirizzo mail, che consentono rispettivamente di inoltrare una chiamata attraverso il servizio VoIP (solo se attivato) e inviare una mail aprendo un nuovo messaggio di posta elettronica. Nella modalità "Zoom a Griglia" i dati sono rappresentati come piccole schede con le relative informazioni di dettaglio. Anche in questa modalità è possibile eseguire dei filtri o richiamare l'anagrafica in visualizzazione.

Per le azioni sull'elenco si rimanda alla sezione dedicata agli Zoom.

Le informazioni per maggiore chiarezza e comodità sono suddivise in due schede: principale e sedi.

Di seguito si riporta il dettaglio delle singole schede, suddivise a loro volta in sezioni.

Principale

In questa sezione vengono riportati i dati anagrafici dell'azienda (contatto).

Codice: campo alfanumerico di 15 caratteri. Viene valorizzato automaticamente dalla procedura con una codifica numerica che si incrementa ad ogni inserimento, comune all'archivio Persone.

Ragione sociale: è possibile indicare la ragione sociale completa.

Forma giuridica: è possibile definire la forma giuridica di ogni azienda, le scelte possibili sono:

Impresa Individuale;
S.p.A.;
S.r.l.;
S.n.c.;
S.a.s.;
Società Semplice;
Cooperativa;
Altro;
Ente Pubblico.

Codice fiscale: codice fiscale dell'azienda. Vengono effettuati i controlli di correttezza dei dati inseriti.

Partita IVA: partita IVA dell'azienda. Vengono effettuati i controlli di correttezza dei dati inseriti. Il controllo formale è presente sia per le partite IVA italiane che per quelle estere e avviene in base alla nazione della sede principale, inserita nella sezione Sedi.

Se la nazione è ITA (Italia), la partita IVA deve essere corretta e di 11 caratteri. Indicando una partita IVA più corta di 11 caratteri (ad esempio di 8), la procedura segnala "Partita IVA (ITA) Lunghezza errata (8). Deve essere 11 cifre". Indicando una partita di 11 caratteri utilizzando però caratteri casuali, la procedura segnala "Partita IVA (ITA) non conforme".
Se la nazione è diversa da ITA (Italia), quindi estera, la procedura esegue un controllo di congruenza sulla lunghezza della Partita IVA che avverte l'utente se sta inserendo un dato errato. Il controllo avviene automaticamente se la nazione indicata ha attiva l'opzione "Nazione UE" nell'apposita anagrafica Nazioni. Se l'utente desidera gestire il controllo formale anche sulle altre nazioni estere, deve utilizzare il campo Lunghezza P.I. dell'archivio Nazioni, indicando lui stesso il valore corretto.

Pulsante Ricerca : visibile una volta che è stata indicata la Partita IVA nell'apposito campo in fase di inserimento dell'anagrafica. Premendo questo pulsante vengono automaticamente aggiornati i dati anagrafici del soggetto che si sta inserendo e la procedura compila automaticamente i campi della ragione sociale, del codice fiscale e della sede principale nella sezione Sedi, reperendo i dati attraverso un apposito servizio web di ricerca.

Pulsante Aggiorna : visibile quando si accede ad una anagrafica già esistente per modificarne i dati e se il campo della Partita IVA è già stato compilato in precedenza. Premendo questo pulsante si accede alla funzione "Ricerca da partita Iva" e i dati anagrafici vengono recuperati da un apposito servizio web per quella specifica Partita IVA.

Ricerca da partita IVA

Questa funzione offre la possibilità di ottenere i dati anagrafici di un soggetto giuridico titolare di un identificativo fiscale italiano, attraverso un web service collegato.

Per poter utilizzare la funzionalità è necessario aver attivato il servizio Digital Hub Zucchetti.

Il presente servizio interroga la banca dati della Camera di Commercio, pertanto possono esservi discrepanze con le interrogazioni effettuate con altri applicativi verso l'Agenzia delle entrate, in quanto sono due database differenti.

Nella schermata vengono visualizzati i dati anagrafici recuperati dal servizio web per quella specifica Partita IVA e l'utente può selezionare uno o più campi da aggiornare. L'aggiornamento avviene premendo il pulsante Salva. Nel caso in cui la Partita IVA inserita non trovasse corrispondenza alcuna nell'archivio la procedura avvisa l'utente esponendo il messaggio di avviso: "Nessun risultato: Partita IVA errata."
Se la Partita IVA risulta dismessa viene, invece, visualizzato il seguente messaggio: "Partita IVA cessata." In questi casi non sarà possibile quindi salvare i dati reperiti dal servizio e non sarà presente a tal proposito il pulsante Salva.

Pulsante Salva : premendo questo pulsante è possibile aggiornare i dati anagrafici dell'azienda (contatto) con le informazioni recuperate dal servizio di ricerca, selezionati dall'utente e nello specifico: Ragione sociale, Codice fiscale, Località, Indirizzo, CAP, Provincia e Mail.
La procedura fornisce il messaggio "Aggiornamento dati terminato" quando la variazione dei dati è andata a buon fine.
Se all'azienda è stato già assegnato un rapporto (ad esempio il contatto è un Cliente), prima di aggiornare i dati anagrafici è consigliabile procedere con la funzione Storicizza presente nella sezione Sedi. Se la storicizzazione dei dati anagrafici, non è stata effettuata la procedura fornisce un avviso tramite specifico messaggio.

La funzionalità di ricerca può risultare non disponibile per i seguenti motivi:

non è stata effettuata la procedura di Configurazione servizi Digital Hub, pertanto il soggetto non è autorizzato al servizio;
viene riscontrato un errore di connessione al servizio, perché il servizio Digital Hub potrebbe non essere al momento raggiungibile;
la Partita Iva del soggetto che effettua la ricerca (azienda gestionale) non è stata trovata tra gli autorizzati.

In questi casi si consiglia di effettuare nuovamente la procedura Configurazione servizi Digital Hub, indicando le credenziali ricevute tramite mail in fase di acquisto di Tieni il Conto PRO. Inoltre, la funzionalità di ricerca non è disponibile nell'archivio Persone, che contiene le anagrafiche di tipologia Persona Fisica. Per le Imprese individuali invece, essendo equiparate alle Aziende, la funzione è disponibile.

Valuta: indicare la valuta dell'azienda. Viene proposto il valore Euro, ma il dato è modificabile.

Tipo azienda: è possibile specificare il tipo di azienda scegliendone uno dalla selezione (Singola, Multinazionale, NoProfit, etc...);

Immagine è possibile attribuire un immagine selezionandola dall'archivio digitale (DMS), che verrà visualizzata utilizzando lo zoom a griglia o nella scelta Rubrica.

Cartella aziendale ad ogni azienda è possibile associare una cartella dell'archivio digitale (DMS), che può essere sfruttata per un eventuale divulgazione/pubblicazione dei documenti. Ad esempio, è possibile condividere dei documenti con un proprio contatto (cliente/fornitore) consentendone l'accesso con la creazione di un proprio utente.

Azienda collegata: è possibile associare all'azienda (contatto) un'altra anagrafica azienda che è collegata all'organizzazione aziendale del contatto stesso. L'informazione può essere gestita anche nel caso di voltura, oppure quando un'azienda cambia la partita IVA pertanto deve essere creata una nuova anagrafica.

Privacy

Consente di specificare le "scelte" dell'azienda in termini di trattamento dei dati personali e delle eventuali comunicazioni commerciali; è possibile inoltre specificare la fonte dei dati ed inserire eventuali note nel relativo campo.

Codice autorizzazione: Codice univoco utilizzabile per verificare/autenticare l'azienda, ad esempio viene richiesto in fase di auto-registrazione di una nuova persona che dichiara di avere l'azienda come azienda di lavoro. Se il codice non combacia (insieme a Ragione Sociale e Partita IVA) l'azienda esistente non viene associata alla nuova persona.

Il codice di autorizzazione viene valorizzato:

tramite generazione manuale sulla singola anagrafica;
in fase di registrazione dell'azienda da portale;
in fase di creazione massiva login utente (viene generato ed inviato contestualmente).

Persona fisica

La sezione risulta visibile quando è stata indicata la Forma giuridica "Impresa individuale". In questa sezione vengono indicati e visualizzati i dati anagrafici della persona fisica censita nell'archivio Persone.

Familiari

La sezione risulta visibile quando è stata indicata la Forma giuridica "Impresa individuale". In questa sezione si possono inserire/visualizzare i dati anagrafici relativi ai familiari della persona fisica censita nell'archivio Persone, potendo aggiungere per ognuno eventuali note attraverso il campo memo sottostante.

Azioni su documenti

La sezione è visibile solo in presenza del modulo Archivio digitale (DMS), tuttavia la funzionalità non è disponibile, pertanto si consiglia di compilare nessun dato.

SEDI

In questa griglia è possibile codificare le sedi dell'azienda (contatto) e la loro tipologia. Deve sempre esistere una sede principale, che viene assegnata automaticamente dalla procedura al rapporto cliente/fornitore/agente/vettore. Le sedi aggiuntive e in particolare quelle di consegna devono, invece, essere associate al rapporto (ad esempio al cliente) tramite la sezione Sedi, per poter essere utilizzate all'interno delle scelte dell'applicativo (ad esempio sui documenti di vendita come indirizzo di spedizione).

Riga sede

Codice: codice alfanumerico di 10 caratteri che identifica la sede dell'azienda. Viene proposto il valore 0000000010 per la sede principale di tipo "Generico" e si auto incrementa automaticamente inserendo una nuova sede (0000000010, 0000000020, 0000000030, ecc.).

Descrizione: descrizione della sede, che nel caso della sede principale coincide con la ragione sociale dell'azienda.

Tipo sede: consente di definire le seguenti tipologie di sedi:

Generico: sede disponibile per un utilizzo libero da parte dell'utente. Questa tipologia viene utilizzata per la sede principale;
Consegna: sede riportabile sui documenti accompagnatori nello spazio dedicato alla destinazione della merce venduta. Può essere utilizzata come criterio per la generazione delle fatture differite riepilogative;
Pagamento: sede riportata nella gestione distinte effetti (file CBI/SEPA e stampa distinte) se presente nella sezione Sedi sul rapporto cliente/fornitore;
Avviso: sede riportata nella stampa degli avvisi di bonifico (funzione non disponibile);
Residenza: indirizzo di residenza nel caso si tratti di un percipiente persona fisica. Questa tipologia può essere utilizzata solamente quando si codifica un fornitore/percipiente per cui è necessario riportare l'indirizzo nella stampa delle certificazioni (presente nel modulo Ritenute d'Acconto);
Fatturazione: sede di invio delle fatture differite. La procedura utilizza una sola sede di fatturazione nella generazione automatica delle fatture differite (nello spazio dedicato al destinatario);
Stab. Org. Sogg. N.R.: consente di specificare i riferimenti dell'eventuale stabile organizzazione per un soggetto non residente. Tale sede può essere compilata automaticamente nell'apposita sezione F.E. / COM. FAT. sul rapporto cliente/fornitore, ai fini degli adempimenti fiscali (Fatturazione elettronica e Comunicazione dati fatture/Esterometro).

Check "Principale": selezionare l'opzione per identificare la sede principale, i cui dati vengono visualizzati in tutte le scelte dell'applicativo.

Check "Domicilio fiscale": selezionare l'opzione per identificare la sede come domicilio fiscale.

Check "Residenza": selezionare l'opzione per identificare la sede di residenza della persona fisica.

Pulsante "Record valido/Info di dettaglio": premendo sul simbolo "i" viene aperta la finestra Info di dettaglio, che consente di visualizzare/indicare le date di inizio/fine validità e l'opzione "Record attivo". Le date inizio e fine validità vengono compilate automaticamente utilizzando la funzione Storicizza.

Pulsante "Storicizza" premendo sul simbolo "orologio" viene visualizzato un apposito messaggio in cui si richiede all'utente se si desidera procedere con la storicizzazione della sede/denominazione. La sede storicizzata non risulterà più attiva e verrà indicata la data di sistema come fine validità e verrà aggiunta una nuova sede con inizio validità la data in cui è stata eseguita l'operazione. I dati della sede storicizzata verranno comunque considerati nelle stampe dell'applicativo (ad esempio nella stampa dei documenti di vendita, la sede viene stampata in base alla data del documento).

Indirizzo: indicare l'indirizzo della sede. Il numero civico può essere riportato nel campo dell'indirizzo, oppure nel campo apposito.

Località: indicare obbligatoriamente la località della sede. È possibile selezionare la località dall'elenco, che compare selezionando la lente di ingrandimento, e vengono compilati automaticamente dalla procedura la provincia e il CAP. E' possibile indicare anche una località non presente in elenco: potrebbe essere utile in caso di soggetti esteri.

Provincia: indicare la provincia della sede. Viene valorizzata automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito.

CAP: indicare il codice di avviamento postale della sede. Viene valorizzato automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito, ma il dato è comunque modificabile dall'utente.

Nazione: indicare la nazione della sede. Viene valorizzata automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito.

Stato/Regione: è possibile indicare la regione italiana in cui si trova la sede. Viene valorizzata automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito.

Lingua: è possibile indicare la lingua. Viene valorizzata automaticamente selezionando una nazione dall'elenco apposito.

Tipo telefono (Telefono fisso/Fax/Cellulare): è possibile indicare fino a 4 recapiti selezionandone il tipo (etichetta Telefono fisso oppure spazio vuoto sotto il campo Lingua). Sul rapporto cliente/fornitore/agente/vettore viene riportato automaticamente un recapito per ogni tipo (Telefono fisso, Fax e Cellulare). È possibile indicare il recapito comprensivo del prefisso nel campo Numero telefonico (secondo campo), oppure indicare il Prefisso nell'apposito campo messo a disposizione. Sul rapporto viene sempre concatenato il prefisso al numero.

Numero verde: è possibile indicare l'eventuale numero verde da utilizzare per contattare il soggetto.

e@Mail: sono disponibili due campi per indicare l'indirizzo mail del soggetto. Entrambi verranno riportati automaticamente sul rapporto cliente/fornitore/agente/vettore nei campi e@Mail. È consigliabile indicare nel primo campo un indirizzo mail PEC e nel secondo campo un indirizzo alternativo, per sfruttare al meglio la funzionalità di Ricerca Partita IVA. L'indirizzo mail PEC dovrebbe coincidere con l'Indirizzo PEC indicato nell'anagrafica clienti nella sezione F.E./COM. FAT. ai fini della fatturazione elettronica.
Per evitare la digitazione di un indirizzo di posta elettronica non conforme alle "specifiche", che potrebbe determinare problemi in alcune procedure applicative di Tieni il Conto PRO (come ad esempio nell'invio di notifiche), è stato predisposto un controllo sul formato dell'indirizzo mail digitato in fase di caricamento. Le verifiche sul valore del campo prevedono quanto segue:

l'eliminazione degli spazi alle due estremità dell'indirizzo;
il conteggio del numero di @ presenti nell'indirizzo;
la verifica della presenza di eventuali caratteri non validi, come ad esempio delle parantesi, il punto e virgola, la virgola e gli spazi aggiuntivi al centro dell'indirizzo;
la verifica dell'indicazione del dominio (es. @zucchetti.it anziché @zucchetti.).

Indirizzo web: sono disponibili due campi per indicare l'indirizzo del sito internet del soggetto.

Instant Messenger: è possibile indicare l'indirizzo di messaggistica elettronica selezionando una tipologia tra i valori disponibili in elenco.

Note: è possibile indicare qualsiasi informazione di tipo descrittivo legata alla sede. Tali informazioni non vengono riportate in nessuna stampa.

Coordinate GPS: in questo sezione verranno inserite Latitudine e Longitudine per l'identificazione della posizione geografica nel mondo reale delle aziende, in base alle informazioni riportate sui Riferimenti Sedi dell'Azienda. All'inserimento di una nuova sede, o alla modifica dell'indirizzo di una sede esistente, risulta visibile il pulsante "Calcola", per la valorizzazione automatica dei suddetti campi. Tale funzionalità non è disponibile.

Premendo i pulsanti "Mappa" e "Percorso" si potrà visualizzare la posizione della sede oppure visualizzare il percorso per raggiungere la sede su Google Maps.