Persone

Questo archivio, insieme all'archivio Aziende, rappresenta il patrimonio informativo aziendale ed è condiviso per le informazioni puramente anagrafiche tra tutte le aziende di portale (azienda gestionale). Ogni azienda di portale è poi in grado di gestire le proprie informazioni specializzate tramite il concetto di "rapporto".

L'archivio Persone contiene tutte le informazioni anagrafiche di persone fisiche (Cognome, Nome, Codice fiscale, ecc.), che sono dei contatti dell'azienda gestionale installata.

In questo archivio confluiranno tutte le anagrafiche dei soggetti che non sono aziende (persone giuridiche, le cui anagrafiche dovranno invece essere inserite nell'archivio Aziende. Solo in presenza della forma giuridica "Impresa Individuale" il soggetto sarà presente sia nell'archivio Aziende sia nell'archivio Persone.

Le persone possono essere:

le anagrafiche degli utenti che hanno accesso a Tieni il Conto PRO, creati dalla funzione Creazione/Modifica login utenti;
le anagrafiche di clienti, fornitori, agenti e vettori: ad ogni persona (contatto) può essere assegnato uno o più rapporti commerciali. I rapporti definiscono ciò che rappresenta quel contatto/soggetto per l'azienda gestionale;
le anagrafiche delle persone, che possono essere relazionate ai rapporti (sezione Relazioni sugli archivi Clienti, Fornitori, Agenti e Vettori). Tali dati comunque sono solo informativi.

La gestione si presenta inizialmente come un elenco di dati (zoom) da cui sono visibili tutte le anagrafiche inserite all'interno dell'applicativo. Tramite il pulsante Nuovo è possibile inserire un nuovo contatto.

L'inserimento di nuovo contatto avviene automaticamente creando un nuovo cliente, fornitore, agente o vettore dalle apposite scelte presenti nel menu Workspace > Contatti > Rapporti, se è attiva l'opzione "Inserisci nuovo contatto".

Tramite il pulsante Griglia è possibile visualizzare i dati mediante lo zoom a griglia, mentre è possibile tornare all'elenco premendo il pulsante Lista . Tramite il pulsante Estendi è possibile visualizzare nello zoom delle informazioni aggiuntive.

Nella modalità "Zoom a Lista" è possibile richiamare l'anagrafica in visualizzazione premendo il collegamento presente sul contatto; inoltre, tramite le azioni di riga (visibili cliccando sulla riga di ogni persona), è possibile visualizzare, modificare, rimuovere e accedere alla Scheda persona. Sono anche presenti due collegamenti sul recapito telefonico e sull'indirizzo mail, che consentono rispettivamente di inoltrare una chiamata attraverso il servizio VoIP (solo se attivato) e inviare una mail aprendo un nuovo messaggio di posta elettronica. Nella modalità "Zoom a Griglia" i dati sono rappresentati come piccole schede con le relative informazioni di dettaglio. Anche in questa modalità è possibile eseguire dei filtri o richiamare l'anagrafica in visualizzazione.

Per le azioni sull'elenco si rimanda alla sezione dedicata agli Zoom.

Le informazioni per maggiore chiarezza e comodità sono suddivise in due schede: principale e sedi.

Di seguito si riporta il dettaglio delle singole schede, suddivise a loro volta in sezioni.

Principale

In questa pagina si inseriscono tutte le informazioni anagrafiche di base riguardanti la persona e le relative specificità, quali: titolo, stato civile, attitudine, ecc.

Codice: campo alfanumerico di 15 caratteri. Viene valorizzato automaticamente dalla procedura con una codifica numerica che si incrementa ad ogni inserimento, comune all'archivio Aziende.

Cognome: indicare il cognome della persona.

Nome: indicare il nome della persona.

Forma giuridica: è possibile definire la forma giuridica di ogni persona, le scelte possibili sono:

Persona fisica;
Impresa Individuale.

Comune e prov. di nascita: indicare la località con la relativa provincia del comune di nascita della persona. È possibile selezionare il comune dall'elenco che compare selezionando la lente di ingrandimento e la provincia viene compilata automaticamente.

Data di nascita: indicare la data di nascita della persona.

Sesso: indicare se la persona è Maschio o Femmina.

Codice fiscale: codice fiscale della persona. Vengono effettuati i controlli di correttezza dei dati inseriti. Qualora siano stati compilati i campi sopra riportati, il valore può essere calcolato automaticamente selezionando la funzione Calcola, visibile premendo il pulsante dei tre puntini verticali.

Partita IVA: partita IVA in caso di impresa individuale. Vengono effettuati i controlli di correttezza dei dati inseriti. Il controllo formale è presente sia per le partite IVA italiane che per quelle estere e avviene in base alla nazione della sede principale, inserita nella sezione Sedi.

Se la nazione è ITA (Italia), la partita IVA deve essere corretta e di 11 caratteri. Indicando una partita IVA più corta di 11 caratteri (ad esempio di 8), la procedura segnala "Partita IVA (ITA) Lunghezza errata (8). Deve essere 11 cifre". Indicando una partita di 11 caratteri utilizzando però caratteri casuali, la procedura segnala "Partita IVA (ITA) non conforme".
Se la nazione è diversa da ITA (Italia), quindi estera, la procedura esegue un controllo di congruenza sulla lunghezza della Partita IVA che avverte l'utente se sta inserendo un dato errato. Il controllo avviene automaticamente se la nazione indicata ha attiva l'opzione "Nazione UE" nell'apposita anagrafica Nazioni. Se l'utente desidera gestire il controllo formale anche sulle altre nazioni estere, deve utilizzare il campo Lunghezza P.I. dell'archivio Nazioni, indicando lui stesso il valore corretto.

Pulsante "Aggiorna" : visibile quando si accede ad una anagrafica già esistente per modificarne i dati e se il campo della Partita IVA è già stato compilato in precedenza. Premendo questo pulsante si accede alla funzione "Ricerca da partita Iva" e i dati anagrafici vengono recuperati da un apposito servizio web per quella specifica Partita IVA. Si consiglia di utilizzare tale funzione accedendo all'archivio Aziende.

Titolo: è possibile specificare il titolo onorifico della persona, selezionando un valore previsto nell'elenco.

Stato civile: è possibile specificare lo stato civile della persona, selezionando un valore previsto nell'elenco.

Attitudine: è possibile specificare l'attitudine della persona, selezionando un valore previsto nell'elenco.

Immagine: è possibile attribuire un immagine selezionandola dall'archivio digitale (DMS), che verrà visualizzata utilizzando lo zoom a griglia o nella scelta Rubrica.

Azienda

In questa sezione si trovano tutte le informazioni legate all'azienda di lavoro della persona e la qualifica ricoperta al suo interno. L'informazione riguardante l'azienda di lavoro viene utilizzata per garantire un accesso ai dati relativi all'azienda presso cui la persona svolge attività lavorativa. I dati anagrafici riportati nella Sede possono differire a seconda che si lavori con un certo stabilimento, con un certo recapito, ecc.

L'azienda di lavoro viene compilata automaticamente sulle anagrafiche delle persone con forma giuridica Impresa individuale e sulle anagrafiche degli utenti che hanno accesso all'applicativo. Si consiglia di non modificare tale dato.

Privacy

Consente di specificare le "scelte" della persona in termini di trattamento dei dati personali e delle eventuali comunicazioni commerciali; è possibile inoltre specificare la fonte dei dati ed inserire eventuali note nel relativo campo.

Familiari

In questa sezione si possono inserire i dati anagrafici relativi ai familiari della persona, potendo aggiungere per ognuno eventuali note attraverso il campo memo sottostante.

Recapiti

In questa griglia è possibile codificare tutti i recapiti della persona e la loro tipologia. In caso di Impresa individuale i recapiti coincidono con le Sedi inserite nell'archivio Aziende. Deve sempre esistere un recapito principale, che viene assegnato automaticamente dalla procedura al rapporto cliente/fornitore/agente/vettore. I recapiti aggiuntivi e in particolare quelli di tipo "Consegna" devono, invece, essere associati al rapporto (ad esempio al cliente) tramite la sezione Sedi, per poter essere utilizzate all'interno delle scelte dell'applicativo (ad esempio sui documenti di vendita come indirizzo di spedizione).

Riga recapito

Codice: codice alfanumerico di 10 caratteri che identifica il recapito della persona. Viene proposto il valore 0000000010 per la sede principale di tipo "Generico" e si auto incrementa automaticamente inserendo un nuovo recapito (0000000010, 0000000020, 0000000030, ecc.).

Descrizione: descrizione del recapito, che nel caso della sede principale coincide con Cognome e Nome della persona.

Tipo sede: consente di definire le seguenti tipologie di sedi:

Generico: sede disponibile per un utilizzo libero da parte dell'utente. Questa tipologia viene utilizzata per la sede principale;
Consegna: sede riportabile sui documenti accompagnatori nello spazio dedicato alla destinazione della merce venduta. Può essere utilizzata come criterio per la generazione delle fatture differite riepilogative;
Pagamento: sede riportata nella gestione distinte effetti (file CBI/SEPA e stampa distinte) se presente nella sezione Sedi sul rapporto cliente/fornitore;
Avviso: sede riportata nella stampa degli avvisi di bonifico (funzione non disponibile);
Residenza: indirizzo di residenza nel caso si tratti di un percipiente persona fisica. Questa tipologia può essere utilizzata solamente quando si codifica un fornitore/percipiente per cui è necessario riportare l'indirizzo nella stampa delle certificazioni (presente nel modulo Ritenute d'Acconto);
Fatturazione: sede di invio delle fatture differite. La procedura utilizza una sola sede di fatturazione nella generazione automatica delle fatture differite (nello spazio dedicato al destinatario);
Stab. Org. Sogg. N.R.: consente di specificare i riferimenti dell'eventuale stabile organizzazione per un soggetto non residente. Tale sede può essere compilata automaticamente nell'apposita sezione F.E. / COM. FAT. sul rapporto cliente/fornitore, ai fini degli adempimenti fiscali (Fatturazione elettronica e Comunicazione dati fatture/Esterometro).

Check "Principale": selezionare l'opzione per identificare la sede principale, i cui dati vengono visualizzati in tutte le scelte dell'applicativo.

Check "Domicilio fiscale": selezionare l'opzione per identificare la sede come domicilio fiscale.

Check "Residenza": selezionare l'opzione per identificare la sede di residenza della persona fisica.

Pulsante "Record valido/Info di dettaglio": premendo sul simbolo "i" viene aperta la finestra Info di dettaglio, che consente di visualizzare/indicare le date di inizio/fine validità e l'opzione "Record attivo". Le date inizio e fine validità vengono compilate automaticamente utilizzando la funzione Storicizza.

Pulsante "Storicizza": premendo sul simbolo "orologio" viene visualizzato un apposito messaggio in cui si richiede all'utente se si desidera procedere con la storicizzazione della sede/denominazione. La sede storicizzata non risulterà più attiva e verrà indicata la data di sistema come fine validità e verrà aggiunta una nuova sede con inizio validità la data in cui è stata eseguita l'operazione. I dati della sede storicizzata verranno comunque considerati nelle stampe dell'applicativo (ad esempio nella stampa dei documenti di vendita, la sede viene stampata in base alla data del documento).

Indirizzo: indicare l'indirizzo della sede. Il numero civico può essere riportato nel campo dell'indirizzo, oppure nel campo apposito.

Località: indicare obbligatoriamente la località della sede. È possibile selezionare la località dall'elenco, che compare selezionando la lente di ingrandimento, e vengono compilati automaticamente dalla procedura la provincia e il CAP. E' possibile indicare anche una località non presente in elenco: potrebbe essere utile in caso di soggetti esteri.

Provincia: indicare la provincia della sede. Viene valorizzata automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito.

CAP: indicare il codice di avviamento postale della sede. Viene valorizzato automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito, ma il dato è comunque modificabile dall'utente.

Nazione: indicare la nazione della sede. Viene valorizzata automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito.

Stato/Regione: è possibile indicare la regione italiana in cui si trova la sede. Viene valorizzata automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito.

Lingua: è possibile indicare la lingua. Viene valorizzata automaticamente selezionando una nazione dall'elenco apposito.

Tipo telefono (Telefono fisso/Fax/Cellulare): è possibile indicare fino a 4 recapiti selezionandone il tipo (etichetta Telefono fisso oppure spazio vuoto sotto il campo Lingua). Sul rapporto cliente/fornitore/agente/vettore viene riportato automaticamente un recapito per ogni tipo (Telefono fisso, Fax e Cellulare). È possibile indicare il recapito comprensivo del prefisso nel campo Numero telefonico (secondo campo), oppure indicare il Prefisso nell'apposito campo messo a disposizione. Sul rapporto viene sempre concatenato il prefisso al numero.

Numero verde: è possibile indicare l'eventuale numero verde da utilizzare per contattare il soggetto.

e@Mail: sono disponibili due campi per indicare l'indirizzo mail del soggetto. Entrambi verranno riportati automaticamente sul rapporto cliente/fornitore/agente/vettore nei campi e@Mail. È consigliabile indicare nel primo campo un indirizzo mail PEC e nel secondo campo un indirizzo alternativo, per sfruttare al meglio la funzionalità di Ricerca Partita IVA. L'indirizzo mail PEC dovrebbe coincidere con l'Indirizzo PEC indicato nell'anagrafica clienti nella sezione F.E./COM. FAT. ai fini della fatturazione elettronica.

Per evitare la digitazione di un indirizzo di posta elettronica non conforme alle "specifiche" e che potrebbe quindi determinare problemi in alcune procedure applicative di Tieni il Conto PRO (come ad esempio nell'invio di notifiche), è stato predisposto un controllo sul formato dell'indirizzo mail digitato in fase di caricamento. Le verifiche sul valore del campo prevedono quanto segue:

l'eliminazione degli spazi alle due estremità dell'indirizzo;
il conteggio del numero di @ presenti nell'indirizzo;
la verifica della presenza di eventuali caratteri non validi, come ad esempio delle parentesi, il punto e virgola, la virgola e gli spazi aggiuntivi al centro dell'indirizzo;
la verifica dell'indicazione del dominio (es. @zucchetti.it anziché @zucchetti.).

Indirizzo web: sono disponibili due campi per indicare l'indirizzo del sito internet del soggetto.

Instant Messenger: è possibile indicare l'indirizzo di messaggistica elettronica selezionando una tipologia tra i valori disponibili in elenco.

Note: è possibile indicare qualsiasi informazione di tipo descrittivo legata alla sede. Tali informazioni non vengono riportate in nessuna stampa.

Coordinate GPS: in questo campo verranno inserite Latitudine e Longitudine per l'identificazione della posizione geografica nel mondo reale delle aziende in base alle informazioni riportate sui Riferimenti Sedi dell'Azienda. All'inserimento di una nuova sede, o alla modifica dell'indirizzo di una sede esistente, risulta visibile il bottone "Calcola", per la valorizzazione automatica dei suddetti campi. Tale funzionalità non è disponibile.

Premendo i pulsanti "Mappa" e "Percorso" si potrà visualizzare la posizione della sede oppure visualizzare il percorso per raggiungere la sede su Google Maps.

Quando una persona ha un riferimento ad una azienda di lavoro (nella sezione Azienda della scheda PRINCIPALE), cliccando sull'icona (tre puntini) posta a fianco del campo Recapito, appare la funzione "Copia da sede azienda" che consente di inserire come recapito personale quello associato all'azienda di appartenenza. In altro modo la sede avrebbe la tipologia lavoro.