In questa parte vengono descritte le operazioni necessarie al fine di poter gestire le Matricole.
La gestione delle matricole offre la possibilità di avere il tracking completo degli articoli di magazzino. Più precisamente per un articolo gestito a matricole è possibile individuare quale lotto è associato a quello specifico numero di matricola, oppure è possibile sapere quale numero di matricola è stato spedito al cliente a fronte di un ordine ed eventualmente risalire al movimento di carico a magazzino.
Concettualmente la gestione delle matricole è un dettaglio del lotto, comunque sia le varie configurazioni di dati possono essere:
Parametri e operazioni preliminari
Per gestire le matricole qualora venisse attivato il modulo Magazzino Funzioni Avanzate con gestione del magazzino già avviata, si consiglia di verificare il documento Attivazione modulo Magazzino Funzioni Avanzate.
L’attivazione avviene globalmente a livello di Azienda gestionale: nella scheda LOGISTICA/DOCUMENTI, nella sezione MAGAZZINO è possibile attivare la gestione valorizzando il campo Matricole articoli.
Inoltre, è possibile decidere il modo in cui gestire i controlli di univocità per i codici matricole tramite la valorizzazione del campo Controllo univocità matricole.
Attivando la gestione matricole viene valorizzato a Si il campo Controllo disponibilità, relativo alla disponibilità dell'articolo di magazzino, e tale impostazione non risulta modificabile.
Quando viene attivata la Gestione matricole a livello di Azienda gestionale, per ogni articolo è possibile definire se gestire le matricole o meno.
All'interno della scheda LOGISTICA, nella sezione LOTTI/MATRICOLE, è possibile attivarne la gestione e associare una Classe matricola all'articolo. La Classe matricola è importante, in quanto in essa sono contenute tutte le informazioni riguardanti la struttura del codice Matricola.
Attivando la Gestione matricole verrà automaticamente impostato a Si il campo Disponibilità lotti, se l’articolo è gestito a lotti, e il campo Controllo disponibilità: non è infatti possibile scaricare matricole non disponibili.
Movimentazione matricole
Per gli articoli gestiti a matricole è necessario specificare il dettaglio dei codici matricole in ogni movimento di magazzino o documento che abbia effetti sull'Esistenza di magazzino o sulla quantità Riservata, sia in fase di carico/riservato, sia in fase di scarico/evasione di riservato. Sui movimenti di magazzino e sui documenti, in corrispondenza delle righe articoli gestiti a matricole è disponibile nei dati di riga (pulsante delle quattro frecce) la sezione MATRICOLE (eventualmente LOTTI UBICAZIONI MATRICOLE); in particolare è necessario che la casuale di magazzino associata alla riga del documento abbia un effetto sui saldi dell'Esistenza o del Riservato. Inoltre, per una corretta gestione, è necessario che sia stato impostato l'eventuale Lotto (per gli articoli gestiti a Lotti) e l'eventuale ubicazione di carico (nel caso di magazzino gestito ad Ubicazioni). Quella di scarico, sebbene obbligatoria ai fini della conferma del documento, non è influente per la gestione matricole, in quanto risulta sempre rintracciabile dal carico precedente.
Tutti i movimenti matricole legati ad una riga documento/movimento sono perciò sempre riferiti ad un certo lotto e ad una certa ubicazione come peraltro risulta anche dalla anagrafica della matricola
Se gestiti, nei movimenti di carico si procederà ad indicare prima di tutto il lotto (e la eventuale ubicazione) secondo le modalità indicato nel paragrafo precedente Gestione Lotti
Successivamente è necessario dichiarare i codici matricola. Nei movimenti di carico è disponibile la funzione di Generazione codici matricola con la quale è possibile generare codici matricola (anche in numero superiore alla quantità espressa su riga). Una volta generati i codici la assegnazione può essere fatta puntualmente dallo zoom, andando ad aggiungere nuove righe per ogni codice matricola, oppure massivamente mediante la funzione richiamabile dal pulsante Selezione matricole.
Per un approfondimento sulla selezione multipla matricole si rimanda al paragrafo dedicato Selezione massiva matricole
La selezione massiva di più codici matricola, da associare ad un certo lotto, determinerà, alla conferma del wizard, la creazione automatica di tante righe ognuna delle quali avrà il lotto indicato inizialmente sulla prima riga e un diverso codice matricola.
Nel caso si debba caricare codici matricola appartenenti a più lotti si tratterà di inserire una nuova riga, indicare il lotto da caricare ed accedere nuovamente alla selezione multipla delle matricole; ancora, confermata la selezione delle matricole, verranno create tante righe quante sono le matricole selezionate abbinandole al nuovo lotto indicato.
In fase di scarico selezionando le matricole dallo zoom (NO selezione multipla) l'eventuale codice lotto\ubicazione di riga rappresenta elemento di filtro; verranno mostrati solo i codici collegati ai lotti\ubicazioni dichiarati sulla riga
Nel caso in cui in fase di scarico operi il consumo automatico del lotto, verranno scaricate anche tutte le relative matricole; solo nel caso in cui l'ultimo lotto (a seconda del criterio di consumo scelto) non dovesse venire consumato completamente le matricole verranno scaricate per codice progressivo, dal più basso al più alto.
Ad esempio si supponga di avere la seguente situazione lotti matricole per un articolo che prevede consumo automatico LEFO (quindi vengono consumati prima i lotti con scadenza più lontana).
| CODICE LOTTO | SCADENZA | MATRICOLA |
| LUG2X | 31-07-202x | 001 |
| 002 | ||
| 003 | ||
| 004 | ||
| 005 | ||
| 006 | ||
| AGO2X | 27-08-202x | 007 |
| 008 | ||
| SET2X | 29-09-202x | 009 |
| 010 |
E' in essere per l'articolo un ordine di 6 quantità che viene evaso interamente in un ddtve. Nel dettagli lotti\matricole troviamo
| LOTTO | MATRICOLA |
| SET2X | 009 |
| SET2X | 010 |
| AGO2X | 007 |
| AGO2X | 008 |
| LUG2X | 001 |
| LUG2X | 002 |
Restano pertanto a magazzino le matricole del lotto non interamente consumato (LUG2X) aventi progressivo più alto (003, 004, 005, 006)
Allo scopo di dare visibilità esterna alle partite di vendita degli articoli, sono infine disponibili report con l'indicazione del codice matricole all'interno del corpo da poter abbinare alle Causali documenti di vendita.
Sono disponibili specifici report: