In questa parte vengono descritte le operazioni necessarie al fine di poter gestire Lotti ed Ubicazioni.
L’attivazione di tali dimensioni nei movimenti di magazzino permette di ottenere una maggiore tracciabilità delle transazioni logistiche.
I Lotti sono intesi come insiemi quantitativi di uno stesso articolo, resi omogenei dalla stessa partita di carico, mentre le Ubicazioni sono sotto-parti di un magazzino.
L'attivazione della gestione Lotti e/o delle Ubicazioni avviene globalmente a livello di Dati Azienda gestionale, ed in modo specifico sugli Articoli di magazzino (per quanto riguarda i Lotti) e sui singoli Magazzini (per le Ubicazioni). Tali gestioni hanno l'effetto di forzare le verifiche di disponibilità all’interno dei documenti e movimenti di magazzino.
I Lotti e le Ubicazioni vengono gestiti all’interno di tutti i documenti (vendite, acquisti ed ordini) ed i movimenti di magazzino, relativamente alle transazioni logistiche di esistenza e riservato.
Le Ubicazioni sono gestite solo se sui documenti e movimenti sono presenti Magazzini per i quali sono previste. Nei movimenti logistici con causale di magazzino doppia, ovvero in presenza di due causali di magazzino collegate (ad esempio, documento interno di vendita di trasferimento ad altro magazzino), è possibile gestire le Ubicazioni solo sul magazzino di partenza, solo su quello di arrivo oppure su entrambi. A differenza dei Lotti, il controllo di disponibilità dell'Ubicazione è opzionale e condizionato al relativo controllo sull'anagrafica articolo.
Il modulo è corredato di diverse funzioni con le quali poter monitore la tracciabilità dei movimenti legati ad un certo lotto, così come la disponibilità di magazzino dettagliata per ubicazione e lotto.
È possibile visualizzare e stampare tutti i movimenti logistici legati a certi lotti e/o ubicazioni, analizzare i lotti presenti all'interno di un'ubicazione (Inventario Fisico) e viceversa le ubicazioni dove risulta depositato un certo lotto di articoli.
Allo scopo di dare visibilità esterna alle partite di vendita degli articoli, sono infine disponibili report con l'indicazione del codice Lotto all'interno del corpo da poter abbinare alle Causali documenti di vendita.
Sono disponibili specifici report:
Per gestire i lotti e le ubicazioni qualora venisse attivato il modulo Magazzino Funzioni Avanzate con gestione del magazzino già avviata, si consiglia di verificare il documento Attivazione modulo Magazzino Funzioni Avanzate.
L’attivazione avviene globalmente a livello di Azienda gestionale: nella scheda LOGISTICA/DOCUMENTI, nella sezione MAGAZZINO è possibile attivare la singola dimensione valorizzando i campi Ubicazioni magazzino e Lotti articoli. È anche consigliabile attivare il Dettaglio lotti/ubicazioni, che consente di associare più codici lotto e ubicazioni ad un’unica riga articolo nei documenti e movimenti di magazzino. Diversamente è disponibile la modalità che permette di assegnare un solo codice lotto e ubicazione alla riga, con la conseguenza che occorre inserire più righe articolo se per questo occorre dichiarare lotti diversi.
L’attivazione del Dettaglio lotti/ubicazioni non è reversibile; una volta selezionata, i lotti potranno essere gestiti unicamente nella specifica pagina del layer di riga.
Quando viene attivata la Gestione lotti a livello di Azienda gestionale, per ogni articolo è possibile definire se gestire i lotti e in che modo.
All'interno della scheda LOGISTICA, nella sezione LOTTI/MATRICOLE, è possibile attivarne la gestione e impostare i relativi campi sotto riportati.
Gestione lotti: consente di stabilire il tipo di gestione per ogni articolo. Le scelte possibili sono:
Attivando la gestione a lotti viene automaticamente impostato a Si il campo Disponibilità lotti: non è infatti possibile scaricare lotti non disponibili. Tuttavia, il valore di tale campo può essere eventualmente modificato, come descritto in seguito.
Inoltre, attivando la gestione lotti viene anche automaticamente valorizzato a Si il campo Controllo disponibilità; pertanto, non sarà possibile scaricare l’articolo non disponibile.
Tipo consumo lotti: visibile solo se il campo Gestione Lotti risulta impostato a Sì con, consumo automatico. Sono disponibili i seguenti valori:
Forza magazzino lotti: attivo e modificabile solo se il campo Gestione Lotti risulta impostato a Sì, con consumo automatico e nei dati Azienda gestionale non è attivo il Dettaglio lotti/ubicazioni. Solo in questa circostanza è allora possibile decidere il criterio di scelta del magazzino nella gestione del consumo automatico, che viene attribuito come segue:
Classe lotto: visibile solo se è stata attivata la gestione lotti (nei Dati Azienda gestionale e a livello di singolo articolo). La Classe lotto definisce il tipo di regola utilizzata per la generazione dei codici dei lotti.
Disponibilità lotti: modificabile solo se il campo Gestione Lotti risulta impostato a Sì, mentre se la gestione valorizzata a Si, con consumo automatico questo campo è sempre valorizzato a Si; la verifica della disponibilità dei lotti può avvenire con le opzioni sotto riportate.
La modifica del campo Disponibilità lotti determina una variazione del campo Controllo disponibilità presente nella scheda Logistica dell’anagrafica articoli. Se la Disponibilità lotti è valorizzata a Si o Si con conferma, anche il Controllo disponibilità sarà valorizzato a Si e l’informazione non sarà modificabile.
Escludi unità logistica: questo campo riguarda la problematica della Rintracciabilità Alimentare. Se impostato a Si, per l'articolo non dovrà essere imputato il codice Unità Logistica (SSCC). Campo attualmente non gestito.
Una volta attivata la gestione ubicazioni a livello di Azienda gestionale, si rende necessario definire i magazzini gestiti ad ubicazioni, accedendo all’anagrafica Magazzini e compilando il campo Gestione ubicazioni.
Per i magazzini (non di tipo WIP) con la gestione Attiva, occorrerà inserire nell’anagrafica Ubicazioni le varie parti che compongono il singolo magazzino.
In questo modo ogni volta che verrà movimentato il magazzino sarà necessario dichiarare quale specifica ubicazione sia interessata.
È inibita la possibilità di disattivare la Gestione Ubicazioni in Anagrafica Magazzini se per il magazzino in questione esistono movimenti (movimenti di magazzino, documenti di carico e scarico, ordine di riservato) ove è indicata l'ubicazione.
Movimentazione lotti/ubicazioni
Per gli articoli gestiti a Lotti è necessario specificare il codice del lotto da movimentare su tutti i movimenti di magazzino o documenti che incidono sulla disponibilità effettiva (quindi si deve trattare di movimenti che incidono sull'Esistenza o sul Riservato). Stessa cosa vale per i magazzini gestiti a Ubicazioni, ossia, se i movimenti di magazzino o i documenti caricati incidono sulla disponibilità effettiva, è necessario indicare anche il codice delle ubicazioni da movimentare.
Se i movimenti non incidono su Esistenza o Riservato, i campi per l'indicazione di Lotto e/o Ubicazione non sono disponibili.
Visto che i Lotti/Ubicazioni vengono movimentati solo sui movimenti che incidono sulla disponibilità effettiva (es: Documenti di Trasporto), l'importazione di questi ultimi in documenti successivi senza alcun effetto sulla medesima (caso tipico potrebbe essere l'emissione di una Fattura Differita) non riguarda in nessun modo Lotti/Ubicazioni. Questo implica che tali dati non vengano riportati sul documento di destinazione.
Per ogni riga articolo di un documento o di un movimento di magazzino, se l’articolo è gestito a lotti e/o il magazzino è gestito a ubicazioni, è necessario inserire i dati di tali dimensioni accedendo ai dati di riga (pulsante delle quattro frecce presente su ogni riga articolo) nell’apposita sezione LOTTI UBICAZIONI se previsto il Dettaglio lotti/ubicazioni nell’Azienda gestionale, oppure nella sezione LOGISTICA.
La selezione dei lotti è facilitata grazie alla presenza di un elenco, accessibile premendo la lente di ingrandimento, in cui non solo vengono evidenziati i dati dei lotti desumibili dal corrispondente archivio (Codice, Fornitore, Scadenza, Creazione, Stato) ma anche Esistenza, Magazzino ed eventuale Ubicazione.
L’indicazione dei codici lotti dipende anche dalla tipologia di movimento (carico, scarico, ordine riservato, ecc.). Di seguito riportiamo le tipiche movimentazioni.
Movimenti che aumentano l'esistenza
Sono tipicamente i documenti interni di carico da fornitore inseriti dall’area Acquisti o i carichi inseriti dai movimenti manuali di magazzino. Tali movimenti determinano un aumento della quantità disponibile, quindi sarà possibile creare nuove anagrafiche lotti, oppure selezionare lotti già esistenti.
La creazione delle nuove anagrafiche lotti avviene tramite le due modalità sotto riportate.
Scadenza, Fornitore (valorizzato automaticamente se il movimento è intestato) e Riferimento lotto fornitore sono campi opzionali. Tra questi ultimi assume rilevanza la Scadenza, visto che incide sulla definizione del Lotto da utilizzare nel caso gli articoli siano gestiti a lotti con consumo automatico. Oltre alla Data Scadenza, sul Lotto sarà inserita automaticamente la data di creazione che corrisponde alla data di registrazione del movimento.
La sezione dei lotti già esistenti dall’elenco, oltre ai lotti con stato Disponibile, prevede che vengano visualizzati anche quelli in stato Esaurito. Tuttavia, è necessaria un'ulteriore distinzione:
Movimenti che diminuiscono l'esistenza
Sono tipicamente i documenti di vendita inseriti dall’area Vendita (Documenti di trasporto o Fatture accompagnatorie) e gli scarichi inseriti dai movimenti manuali di magazzino. Tali movimenti determinano una diminuzione della quantità disponibile, quindi sarà possibile selezionare solo i lotti effettivamente disponibili sul magazzino di riga, a meno che non si tratti di lotti relativi ad articoli con controllo disponibilità lotti disabilitato o impostato a Si con conferma. Il consumo del lotto avviene in base alla gestione lotti attivata sul singolo articolo e può essere manuale o automatico.
In caso di consumo manuale (sull’articolo la Gestione lotti è valorizzata a Sì), inserendo un documento o movimento di scarico, la procedura non opera alcun automatismo; pertanto, l’utente dovrà accedere ai dati di riga e nell’apposita sezione dovrà selezionare i lotti, accendendo all’elenco tramite il pulsante della lente di ingrandimento. Saranno visibili solo i lotti disponibili sul magazzino di riga che verrà scaricato.
Se un articolo è gestito a Lotti con Consumo Automatico, il programma, per i movimenti che diminuiscono l'Esistenza (o aumentano il Riservato) provvede automaticamente a determinare il lotto da scaricare.
La gestione a consumo automatico risulta soprattutto utile nel caso in cui si carichino i documenti che effettuano lo scarico di magazzino (es: Documenti di Trasporto o Fatture accompagnatorie) importando i dati da un altro documento (es: Ordine da Cliente). Si è già sottolineato che, se i movimenti non incidono su Esistenza o Riservato, non è possibile indicare Lotti e/o Ubicazioni. Quindi, su un documento di Impegno, come un Ordine da Cliente, non saranno disponibili tali campi. In fase di evasione, se è previsto il consumo automatico, il programma provvede ad assegnare automaticamente i Lotti. Se la quantità immessa sul documento di origine è maggiore rispetto a quello del primo lotto disponibile (scelto dalla procedura in base ai criteri descritti precedentemente) il programma provvede alla generazione automatica di più righe lotti nel dettaglio lotti (split automatico della riga di origine da evadere).
Lo split automatico della quantità sui lotti è presente solo se è attivo il Dettaglio lotti/ubicazioni nei Dati Azienda gestionale.
Supponendo di aver ricevuto un ordine per 24 unità un determinato articolo gestito a lotti con consumo automatico FEFO, si dovrà procedere al caricamento di un documento di impegno su un determinato magazzino
L'articolo presenta la seguente situazione lotti (anno corrente = n)
| Codice Lotto | Quantità | Scadenza |
| L1 | 10 | 31-01-n+1 |
| L2 | 10 | 28-02-n+1 |
| L3 | 10 | 31-03-n+1 |
In fase di evasione dell'articolo ordinato (ad es: con un Documento di Trasporto), il programma tenta di scaricare la quantità da evadere sul primo lotto disponibile; se il lotto che ha la priorità sugli altri in base al criterio FEFO (ovvero L1 con scadenza 31 gennaio dell'anno dopo) non fosse capiente, il programma tenta di scaricare anche da un altro lotto, generando così un'altra riga all'interno del dettaglio lotti. I lotti vengono consumati fino al raggiungimento della quantità di riga.
Così facendo nel caso sopra si otterrà un dettaglio lotti
| Codice Lotto | Quantità | |
| L1 | 10 | |
| L2 | 10 | |
| L3 | 4 | |
| Totale | 24 |
Dal momento che sull'articolo il campo Forza magazzino lotti è valorizzato a No, il programma tenta di effettuare lo scarico dai lotti esistenti per il magazzino di riga del documento di destinazione, a sua volta definito in base alla causale documento (Origine, Default, ecc. ecc.) e non in base al semplice criterio delle date scadenza/creazione lotto.
Nel caso si inserisca manualmente una riga su un documento che agisce sulla disponibilità fisica il consumo automatico proporrà il primo lotto utile selezionato sulla base del criterio scelto; qualora tuttavia la quantità del lotto non fosse sufficiente a coprire la quantità di riga una opportuna icona sulla riga del lotto segnalerà l'incongruenza e sarà cura dell'operatore distribuire l'eccedenza su altri lotti disponibili.
Movimenti che aumentano il Riservato
Si tratta di ordini clienti che incidono sulla disponibilità effettiva dell'articolo. Ciò che viene riservato (ad esempio, ad un determinato cliente) può comunque essere evaso con un successivo documento di scarico dell'esistenza.
La funzione di importazione manuale tra documenti con effetti sull'esistenza e/o sul riservato, tipicamente l'evasione di un ordine di riservato in un documento di trasporto, riporta automaticamente le impostazioni dei Lotti e/o delle Ubicazioni presenti sui documenti di origine all'interno di quello di destinazione.
In questi casi il lotto è predeterminato già sul documento di origine (visto che incide sulla disponibilità effettiva). Anche se il documento di riservato riguardasse l'intera quantità disponibile su quel determinato lotto, in fase di importazione, non avremmo nessuna segnalazione da parte del programma. L'inserimento di un documento che diminuisce l'esistenza (es: Documento di trasporto o Fattura Accompagnatoria di vendita) incide anch'esso sulla disponibilità effettiva (che in tal caso sarebbe a zero), tuttavia, contemporaneamente, si ottiene l'evasione del Riservato.
Lo storno del riservato nel documento di destinazione avviene con la creazione, nel dettaglio lotti, di una riga identica a quella del lotto che si sta scaricando e contrassegnata con una icona a doppia freccia blu sulla sinistra.
Stati dei lotti
Il lotto può assumere lo stato Disponibile, Esaurito oppure Sospeso. Il lotto quando viene creato assume lo stato Disponibile, mentre lo stato Sospeso viene indicato manualmente dall’utente nell’anagrafica del lotto.
Quando un movimento di scarico esaurisce completamente la quantità presente su un determinato lotto, il programma modifica automaticamente lo Stato dello stesso ponendolo a Esaurito. I lotti esauriti non sono selezionabili sui movimenti di scarico, mentre lo saranno sui movimenti di carico (es: nel caso di inserimento di un documento interno di carico da fornitore, l’elenco di selezione dei Lotti, visualizzerà non solo quelli disponibili, ma anche quelli esauriti, purché non siano riferiti a fornitori diversi rispetto a quello presente nella testata del documento). Aumentando l'esistenza di un lotto Esaurito, viene ripristinato lo Stato a Disponibile.
Il lotto, infatti, torna Disponibile se viene modificata la quantità sul documento che lo ha esaurito (in modo tale che risulti una disponibilità effettiva maggiore di zero), oppure se viene cancellata la riga o il documento stesso e, come già detto, se viene inserito un movimento che aumenta la disponibilità effettiva del Lotto (Reso da Cliente, Acquisto da Fornitore).
Ai lotti, oltre allo stato, è possibile attribuire anche una data di scadenza e quindi possono risultare scaduti. I lotti scaduti non appaiono nell’elenco di selezione; solo indicando manualmente il codice lotto potranno essere associati alle righe articolo, ma solo sui movimenti che aggiornano il valore come Altri carichi o Altri scarichi.