In questo archivio devono essere codificati tutti gli agenti ed i capi area tramite cui l'azienda opera.
Per ogni agente deve esistere un archivio contenente tutti i dati necessari al calcolo delle provvigioni e dei contributi previdenziali od assistenziali. Sui documenti viene riportato l'agente preimpostato sull'anagrafica del cliente.
Per quanto riguarda la gestione delle provvigioni e dei calcoli dei contributi devono essere predisposti gli archivi della Tabella provvigioni e dei Parametri provvigioni; infine, devono essere utilizzate le scelte del menu Vendite > Provvigioni.
Per gestire le provvigioni è necessario che sia attivata l'apposita gestione presente nei Dati azienda gestionale nella scheda Logistica/Documenti > Ciclo attivo/passivo.
All'interno di questo archivio sono presenti tutti i contatti/soggetti dell'azienda gestionale installata, ai quali è stato assegnato il rapporto commerciale di tipologia "agente". Le informazioni anagrafiche del contatto (Ragione sociale, Partita IVA, Indirizzi, ecc.) vengono inserite e gestite negli archivi Aziende e Persone (persone fisiche), perché un contatto può essere associato a più rapporti (cliente, fornitore, agente e vettore).
L'inserimento del contatto azienda/persona può avvenire automaticamente in fase di creazione di un nuovo agente, qualora venga selezionata l'opzione "Inserisci nuovo contatto".
La modifica delle informazioni replicate (dati puramente descrittivi come Ragione Sociale, Indirizzi, ecc.) non è ammessa da questa gestione, ma deve essere gestita accedendo all'archivio Azienda o Persona. Dall'agente è possibile selezionare il pulsante dei tre puntini, visibile in alto a destra, per accedere direttamente all'anagrafica azienda/persona associata al rapporto.
La gestione si presenta inizialmente come un elenco di dati (zoom) da cui sono visibili tutti gli agenti dell'azienda gestionale installata.
Tramite il pulsante Nuovo è possibile caricare un nuovo agente.
Tramite il pulsante Estendi è possibile visualizzare nello zoom delle informazioni aggiuntive.
Di seguito si riporta il dettaglio delle informazioni, suddivise in sezioni.
Codice: codice alfanumerico libero con una lunghezza massima di 5 caratteri, relativo all'agente o al capo area.
Descrizione: descrizione relativa all'agente. È possibile indicare la ragione sociale oppure cognome e nome dell'agente; se il contatto azienda/persona non è ancora stato creato viene attivata automaticamente l'opzione "Inserisci nuovo contatto" e al salvataggio dell'agente viene creata anche l'anagrafica. Se invece l'anagrafica azienda/persona è stata creata in precedenza, è possibile selezionarla dall'elenco premendo la lente di ingrandimento e l'opzione "Inserisci nuovo contatto" risulta disattivata, in quanto verrà salvato solo il rapporto agente e i dati anagrafici saranno solo consultabili.
Check "Inserisci nuovo contatto:" se attivo inserisce un nuovo contatto al salvataggio e permette di compilare i campi sottostanti. Se non si effettua il collegamento con un rapporto già esistente, è possibile, mediante attivazione di questo check, che al salvataggio venga automaticamente creato un rapporto.
Riferimento fornitore: se l'agente è codificato all'interno dell'archivio fornitori è possibile indicare il rispettivo codice; la procedura accetta solo i fornitori con tipologia agente.
Forma giuridica: tale campo può assume i seguenti valori in base a quanto impostato sull'anagrafica Azienda/persona:
I campi riportati sotto sono visibili e modificabili solo se il campo forma giuridica è impostato su "persona fisica o impresa individuale".
Indirizzo: indirizzo della sede principale dell'agente. Sono a disposizione due campi per indicare l'indirizzo e in fase di creazione di un nuovo agente è possibile indicare il numero civico separatamente, compilando l'apposito campo.
Località: località della sede principale dell'agente con relativa sigla della provincia. Creando un nuovo agente è possibile selezionare la località dall'elenco, che compare selezionando la lente di ingrandimento, e vengono compilati automaticamente dalla procedura la provincia e il CAP. E' possibile indicare anche una località non presente in elenco: potrebbe essere utile in caso di soggetti esteri.
CAP: codice di avviamento postale della sede principale dell'agente. Viene valorizzato automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito, ma il dato è comunque modificabile dall'utente, in fase di creazione di un nuovo agente.
Nazione: codice della nazione di appartenenza; fa riferimento all'archivio Nazioni. Viene riportato in automatico il codice ISO associato alla nazione.
Stato/Regione: è possibile indicare la regione italiana in cui si trova la sede. Viene valorizzato automaticamente selezionando una località dall'elenco apposito, ma il dato è comunque modificabile dall'utente, in fase di creazione di un nuovo agente.
Codice fiscale: codice fiscale relativo all'agente. Compilando i dati della persona fisica è possibile calcolare automaticamente tale dato premendo i tre punti verticali. Vengono effettuati i controlli di correttezza dei dati inseriti.
Partita IVA: numero partita IVA dell'agente. Creando un nuovo agente con inserimento di un nuovo contatto, vengono effettuati i controlli di correttezza dei dati inseriti. Il controllo formale è presente sia per le partite IVA italiane che per quelle estere e avviene in base alla nazione.
Pulsante Ricerca : visibile una volta che è stata indicata la Partita IVA nell'apposito campo in fase di inserimento di un nuovo agente con inserimento di un nuovo contatto. Premendo questo pulsante vengono automaticamente aggiornati i dati anagrafici del soggetto che si sta inserendo e la procedura compila automaticamente i campi della ragione sociale, del codice fiscale, dell'indirizzo e della località, reperendo i dati attraverso un apposito servizio web di ricerca.
Pulsante Aggiorna : visibile quando si accede ad un agente già esistente per modificarne i dati e se il campo della Partita IVA è già stato compilato in precedenza. Premendo questo pulsante si accede alla funzione "Ricerca da partita Iva" e i dati anagrafici vengono recuperati da un apposito servizio web per quella specifica Partita IVA. Siccome l'aggiornamento dei dati anagrafici non può avvenire in quanto i campi sono disabilitati, si consiglia di utilizzare questa funzionalità accedendo direttamente all'archivio Azienda o Persona.
Categoria provvigioni: codice della categoria provvigioni a cui appartiene l'agente.
Il campo è essenziale ai fini del calcolo delle provvigioni agente: l'abbinamento della categoria provvigioni agente con le categorie provvigioni articolo e cliente determinano le percentuali che devono essere applicate.
Tipo agente: identifica la tipologia dell'agente che si sta codificando: Agente o Capo area; impostando agente la procedura permette di valorizzare il campo relativo al capo area.
La tipologia qui definita determina le percentuali di provvigioni che devono essere utilizzate al momento del calcolo (che sono definibili separatamente per entrambi i soggetti).
Capo area: se la tipologia impostata è agente, in questo campo è possibile indicare il codice del capo area.
Tale impostazione permette di calcolare le provvigioni sia sull'agente intervenuto nel rapporto sia per il capo area associato all'agente, in modo parallelo, facendo riferimento sempre alla stessa base imponibile.
Riferimenti
Telefono: numero telefonico principale. In questo campo viene indicato/visualizzato il recapito Telefono fisso della sede principale presente nell'anagrafica Azienda/Persona.
Cellulare: numero del telefono cellulare. In questo campo viene indicato/visualizzato il recapito Cellulare della sede principale presente nell'anagrafica Azienda/Persona.
Fax: Fax. In questo campo viene indicato/visualizzato il recapito Fax della sede principale presente nell'anagrafica Azienda/Persona.
e@Mail: sono disponibili due campi per indicare l'indirizzo mail del soggetto. In questi campi vengono indicati/visualizzati gli indirizzi di posta elettronica della sede principale presente nell'anagrafica Azienda/Persona. È consigliabile indicare nel primo campo un indirizzo mail PEC e nel secondo campo un indirizzo alternativo, per sfruttare al meglio la funzionalità di Ricerca Partita IVA.
Caratteristiche
In questa sezione si deve indicare se l'agente è soggetto al contributo di previdenza, o di assistenza, oppure non è soggetto a nessun contributo; se opera come monomandatario o plurimandatario; se come documento giustificativo delle provvigioni emette la fattura o la ricevuta e se è soggetto al contributo FIRR relativo al fondo indennità fine rapporto.
E' inoltre necessario specificare la percentuale IRPEF a cui assoggettare le provvigioni e la loro percentuale di imponibilità.
Tipo contributo: indicare se l'agente è soggetto ad un contributo o meno. I valori disponibili sono:
Codice Enasarco: codice attribuito dalla fondazione Enasarco che verrà riportato nelle stampe delle distinte di versamento contributi. Può essere composto solo da cifre per una lunghezza massima di 8 caratteri. Il campo non è visibile se l'agente non è soggetto a nessun contributo.
Tipo mandato: indicare la tipologia di mandato dell'agente, scegliendo tra i seguenti valori:
Inizio e fine mandato: rappresentano le date di inizio e di fine rapporto con l'agente. Solo la data di fine mandato è rilevante ai fini della distinta di versamento: viene utilizzata al fine del calcolo dei versamenti minimi, da non corrispondere nei trimestri in cui non sussiste il mandato.
Soggetto a F.I.R.R.: indicare se l'agente è soggetto a contributo F.I.R.R. (Fondo Indennità di Risoluzione Rapporto) o meno. I valori disponibili sono:
Calcolo provvigioni:
Ritenuta I.R.P.E.F.: percentuale ritenuta I.R.P.E.F. a cui assoggettare le provvigioni. In presenza di modulo Ritenute, ai fini del calcolo delle ritenute operate tale dato viene considerato al posto della ritenuta indicata sul fornitore.
Imponibile: percentuale da applicare sull'importo ai fini della determinazione della base imponibile per la ritenuta I.R.P.E.F. a cui assoggettare le provvigioni. In presenza di modulo Ritenute, ai fini del calcolo delle ritenute operate tale dato viene considerato al posto della percentuale indicata nella tabella ritenute operate.
Relazioni
Riga Gruppo organizzativo
Questo campo permette di scegliere il gruppo.
Persona: questo campo permette di scegliere la persona dall'elenco.
DMS
La funzionalità non è disponibile, pertanto si consiglia di lasciare la gestione disattivata.
Gestione cartella agente: se impostato su "attivata", permette di attivare la cartella per l'agente; se impostato su "disattivata", non attiva la cartella per l'agente.
Cartella: modificabile se il campo gestione cartella agente è impostato su "attivata".
Note
Annotazioni aggiuntive.
Pubblicazione documenti
In questa sezione sono previste diverse azioni (Stampa, Mail e Archiviazione), ma l'unica attualmente gestita è Mail, pertanto vengono descritte le impostazioni utili solo al funzionamento di tale azione.
In presenza del modulo Archivio digitale (DMS), è possibile specificare sul singolo agente l'indirizzo mail del destinatario, eventualmente indicando anche una classe, per fare in modo che eseguendo il processo l'invio mail degli estratti conto agenti avvenga massivamente.
Riga Azione
Mail: in presenza del modulo Archivio digitale (DMS) è possibile specificare l'indirizzo mail del destinatario da utilizzare nell'esecuzione del processo in fase di stampa degli estratti conto agenti.
Classe: è possibile indicare un indirizzo mail specifico per classe documentale, oppure lasciando vuoto questo campo l'indirizzo indicato nel campo "Destinatari" verrà considerato per qualsiasi documento processabile.
Destinatari: indicare un solo indirizzo mail al quale verranno inviati i documenti. E' possibile specificare un destinatario specifico per classe.
Tipo invio: è possibile specificare se l'indirizzo mail indicato nel campo Destinatari viene utilizzato come indirizzo principale (tipo invio A), oppure in copia nascosta (tipo invio CN) oppure in copia conoscenza (tipo invio CC).
Dall'elenco agente, tramite le azioni di riga sul singolo codice agente, è possibile visualizzare, modificare, rimuovere e accedere alla Scheda agente.