La Dashboard è uno strumento interattivo di raccolta, monitoraggio e visualizzazione dei dati e delle informazioni inerenti la fatturazione elettronica.
Le fatture emesse in formato elettronico devono essere inviate al Sistema di Interscambio (SDI) che si occuperà di effettuare opportuni controlli relativamente ai contenuti del file XML della fattura elettronica, di inviare la fattura al destinatario e comunicarne l'esito tramite una ricevuta di recapito.
Sono presenti, relativamente alla fatturazione attiva, due tipologie di dashboard:
Al fine di visualizzare le fatture in dashboard è necessario utilizzare le funzioni Importa/Invia a dashboard F.E. PRIVATI e Importa/Invia a dashboard F.E. PA messe a disposizione nelle aree Vendite e Adempimenti fiscali.
I documenti da processare daranno origine ad un file XML, secondo il tracciato della fatturazione elettronica attiva, e verranno inviati a Digital Hub Zucchetti tramite Web-services.
Al fine di generare il file XML della fattura elettronica l'utente deve avere acquistato il servizio Digital Hub Zucchetti e configurato opportunamente i parametri della fatturazione elettronica per inviare i dati al sistema di interscambio (SDI).
È necessario configurare i parametri della fattura elettronica tramite la procedura guidata Configurazione servizi Digital Hub e accedendo all’apposita scheda nei Parametri adempimenti (Adempimenti fiscali > Impostazioni > Adempimenti > Parametri).
La dashboard è suddivisa in schede di lavorazione (Da lavorare, In attesa, Iter completato) e in ognuna di esse i documenti assumo stati differenti in base allo step in cui si trovano. Per la corretta visualizzazione degli stati sulla dashboard devono essere configurati gli Stati documenti.
In ogni scheda della dashboard è presente il pulsante Servizi che consente di usufruire delle funzioni sotto riportate.
Sincronizza con Digital Hub: consente di allineare la dashboard con quella di Digital Hub Zucchetti. La funzione di sincronizzazione normalmente viene fatta utilizzando il processo schedulato gsfe_bget_fw_state_sched. La data e ora di ultima sincronizzazione con DHZ vengono memorizzate nei parametri della fatturazione elettronica. Il processo non viene eseguito prima che siano passati 60 minuti dall'ultima sincronizzazione, anche se nel processo il tempo è inferiore. Questo per non appesantire il servizio DHZ.
Importa da file: consente di importare nelle dashboard "Fatturazione attiva PRIVATI" e "Fatturazione attiva PA" i documenti a partire da file XML strutturati secondo le specifiche previste da SDI, al fine di un invio degli stessi al Digital Hub.
Digital Hub: la funzione consente di accedere direttamente a Digital Hub Zucchetti per visualizzare le fatture e relativa situazione. Per il corretto funzionamento è necessario indicare l'url e le credenziali di accesso al Digital Hub nei Parametri adempimenti.
Informazioni contatori: contatori relativi ai consumi delle fatture transitate su Digital Hub Zucchetti.
In questa scheda sono presenti le fatture inviate o importate in dashboard tramite le apposite funzioni e assumono lo stato “Da processare”.
Oltre al pulsante Servizi, sono disponibili i pulsanti (funzioni) sotto riportati:
La vista ad elenco riporta tutte le fatture elettroniche che dovranno essere gestite, per ogni fattura abbiamo a disposizione diverse operazioni di riga che descriviamo di seguito.
Se abbiamo associato un allegato alla fattura, sulla riga sarà visibile il simbolo della graffetta. L'allegato viene riportato in automatico nella sezione Allegati della Manutenzione F.E., qualora il PDF sia presente nella Scheda del documento di vendita ed è stata associata la classe nell’archivio “Classi documentali/allegati” in presenza del modulo aggiuntivo Archivio digitale (DMS).
Operazioni eseguibili sulle fatture inserite in Dashboard
Cliccando sulla riga della fattura abbiamo a disposizione alcune funzioni di riga, in particolare:
Manutenzione F.E.: si tratta della gestione della fattura elettronica, generata quando la fattura del ciclo vendite viene inviata/importata nella dashboard. Tale gestione contiene i dati utili alla generazione del file XML, pertanto, qualsiasi variazione manuale fatta dall'utente viene presa in considerazione ai fini della generazione del file.
Inoltre, tramite il link "Visualizza il documento collegato" è possibile richiamare la fattura di origine presente sul ciclo vendite. Alcune informazioni presenti sulla gestione sono già transcodificate per la creazione del file XML, come ad esempio il codice natura che viene visualizzato nelle righe di dettaglio, mentre il codice IVA utilizzato sulla fattura di origine è riportare nei dati di riga (pulsante quattro frecce).
Se l'utente si rende conto di aver impostato dei dati non corretti sulla fattura di origine, prima di inviarla a DHZ può eseguire le opportune variazioni sulla manutenzione fattura, oppure occorrerà rimuovere la manutenzione fattura per poter modificare il documento presente nel ciclo documentale e successivamente reinviare in dashboard la fattura.
Genera XML e invia a Digital Hub: tramite questa funzione viene generato il file XML della fattura sulla quale siamo posizionati, secondo le specifiche del tracciato della fatturazione elettronica PA oppure PRIVATI, e viene immediato inviato a Digital Hub. Al termine dell'invio viene dato l'esito dell'elaborazione, quindi ad esempio "record elaborati, errori rilevati e numero documenti inviati in modalità asincrona".
Se l’operazione è andata a buon fine, la fattura viene spostata nella scheda “In attesa” e si dovrà aspettare la ricezione delle notifiche da parte del Sistema di Interscambio.
Qualora si siano verificati errori nella validazione del documento, compare il simbolo del quadratino rosso sulla riga della fattura; cliccandoci sopra, l’utente può prendere visione delle segnalazioni e correggere il dato per poter generare il file XML e inviarlo al servizio Digital Hub.
I documenti inviati in modalità asincrona non sono visibili immediatamente sul servizio Digital Hub Zucchetti, ma saranno visibili sulla relativa dashboard non appena il servizio li prenderà in considerazione.
Riacquisire documento: permette di generare nuovamente la Manutenzione F.E. fattura rileggendo i dati della fattura di origine, tramite la funzione “Importa in dashboard F.E. PRIVATI” o “Importa in dashboard F.E. PA”.
Stampa avanzata: tramite tale azione è possibile effettuare alcune stampe di controllo delle fatture elettroniche, i cui dati vengono reperiti dalla Manutenzione F.E..
Nella procedura guidata sono previsti due report (completo e semplificato) che possono essere effettuati selezionando più documenti contemporaneamente, tramite apposita selezione multipla.
Inoltre, posizionandosi sul singolo documento, è possibile simulare la generazione del file XML e controllare i dati della fattura elettronica usufruendo del Foglio di stile ministeriale completo e del Foglio di stile semplificato (quest’ultimo strutturato con lo standard Assosoftware).
Invio senza controlli: visibile solo se la generazione del file XML e l’invio a Digital Hub non è andato a buon fine e sono presenti errori (simbolo quadratino rosso) da sanare. Esclude la validazione del file XML durante la fase di invio a Digital Hub (Tale procedura potrebbe rendersi utile solamente a fronte di casi limite).
XML (completo): visibile solo se la generazione del file XML e l’invio a Digital Hub non è andato a buon fine e sono presenti errori (simbolo quadratino rosso) da sanare. La funzione consente di visualizzare l'XML della fattura secondo il formato completo che è maggiormente leggibile da parte dell'utente rispetto ad un file XML.
XML (semplificato): visibile solo se la generazione del file XML e l’invio a Digital Hub non è andato a buon fine e sono presenti errori (simbolo quadratino rosso) da sanare. La funzione consente di visualizzare l'XML della fattura secondo il formato semplificato che è maggiormente leggibile da parte dell'utente rispetto ad un file XML.
Allegati: tramite questa funzione è possibile associare uno o più allegati (es. documento in PDF) alla fattura presente sulla dashboard, attribuendogli anche una descrizione/tipologia con la codifica stabilita dallo standard Assosoftware. Gli allegati vengono poi inclusi nel file XML al momento della generazione e invio a Digital Hub.
In questa schermata, viene riportato in automatico l’allegato (stampa PDF) presente nella Scheda del documento di vendita ed è stata associata la classe nell’archivio “Classi documentali/allegati” in presenza del modulo aggiuntivo Archivio digitale (DMS).
Scarica file: visibile solo se la generazione del file XML e l’invio a Digital Hub non è andato a buon fine e sono presenti errori (simbolo quadratino rosso) da sanare. Consente di scaricare il file XML della fattura su file system.
Elimina: tramite tale azione è possibile rimuovere il documento, per poter modificare la fattura presente nel ciclo vendite e successivamente reinviarla/reimportarla nella dashboard. L’azione può essere effettuata anche selezionando più documenti contemporaneamente, tramite apposita selezione multipla.
Cambio stato: tramite tale azione è possibile attribuire uno stato diverso da quello corrente. L’azione può essere effettuata anche selezionando più documenti contemporaneamente, tramite apposita selezione multipla.
Il cambio dello stato deve avvenire solo per allineare il documento allo stato presente sul servizio Digital Hub, oppure in caso di fatture scartate per attribuire lo stato “Varia su gestionale e Riemetti”. In questo modo, la fattura passerà nel riquadro “Varia e riemetti” e potrà essere modificata nel ciclo vendite per essere reinviata alla dashboard.
Visualizza storico: la funzione consente di visualizzare tutte le operazioni che l'utente ha effettuato sulla fattura, se ci sono stati degli errori in validazione è possibile visualizzarli tramite il quadratino rosso posto di lato. Viene fornito anche il dettaglio delle operazioni effettuate manualmente dall’utente (ad esempio un cambio stato) con apposita icona.
Visualizza documento: la funzione consente di visualizzare la fattura originale presente nel ciclo vendite.
Invia mail di cortesia: visibile solo se è stata definita una configurazione con un apposito di modello messaggio per lo stato in cui si trova il documento in dashboard. Solitamente in questo step non risulta visibile, in quanto sono state configurate le regole per l’invio delle mail di cortesia ai destinatari in caso di mancata consegnata.
Per maggiori dettagli sull'invio mail di cortesia si rimanda all' approfondimento funzionale.
Rinumera righe: la funzione permette di rinumerare tutte le righe presenti all'interno della manutenzione a partire da 1 e con un intervallo fisso di 1 cioè 1,2,3,4 ecc. L’azione può essere effettuata anche selezionando più documenti contemporaneamente, tramite apposita selezione multipla.
Qualora si desiderasse rinumerare tutte le righe con un intervallo numerico diverso da 1 è possibile utilizzare la funzione "Rinumerazione righe documenti" presente nei servizi dell'area applicativa degli adempimenti fiscali. (Selezionando Tipo di rinumerazione =Fissa).
Rinumera righe solo se necessario: la funzione permette di rinumerare tutte le righe presenti all'interno della manutenzione solo se necessario, cioè solo nel caso in cui i documenti selezionati hanno almeno una riga con numero non valido. In questo caso il metodo di calcolo del numero righe sarà ottimizzato dalla procedura in base al totale delle righe presenti all'interno del documento stesso. L’azione può essere effettuata anche selezionando più documenti contemporaneamente, tramite apposita selezione multipla.
Le azioni di riga "Rinumera righe” e “Rinumera righe solo se necessario" non saranno visibili in caso di fatture per le quali il file XML è stato importato manualmente.
In questa scheda sono presenti le fatture per le quali è stato generato e inviato il file XML a Digital Hub in modalità asincrona e si è in attesa di ricevere le notifiche da SDI.
In queste fasi non è richiesto l'intervento manuale dell'utente, perché la procedura viene sincronizzata automaticamente, ogni due ore, con la dashboard di Digital Hub tramite un processo schedulato. In ogni momento, l’utente può eseguire la funzione di servizio “Sincronizza con Digital Hub”, disponibile premendo il pulsante “Servizi” presente nella dashboard.
I documenti passano automaticamente dallo stato "Inviati in modalità asincrona" allo stato “In elaborazione”, quando il servizio Digital Hub li prendere in considerazioni e procedere con l’invio al Sistema di Interscambio.
Quando nella dashboard di Digital Hub risultano inviati al Sistema di Interscambio, i documenti passano nello stato “Inviati a SdI”.
Operazioni eseguibili sulle fatture presenti in Dashboard
Cliccando sulla riga della fattura abbiamo a disposizione le seguenti azioni già presenti e descritte nella scheda “Da lavorare”:
Nel momento in cui si ricevono le notifiche inviate da SDI, i documenti si spostano nelle altre schede presenti dashboard a seconda dello stato, come descritto nel Flusso operativo sotto riportato.
In questa scheda, vengono visualizzati i documenti che si trovano nei seguenti stati:
Operazioni eseguibili sulle fatture presenti in Dashboard
Cliccando sulla riga della fattura abbiamo a disposizione le seguenti azioni già presenti e descritte nella scheda “Da lavorare”:
Inoltre, abbiamo a disposizione altre funzioni di riga; in particolare:
Notifiche: permette di prendere visione ed eventualmente scaricare le notifiche ricevute da SDI.
Invia mail di cortesia: visibile solo negli stati dove esiste una regola di invio email e come configurazione predefinita è disponibile sono per lo stato “Mancata consegna”. La funzione consente di inviare all'intestatario della fattura delle mail di cortesia, contenente alcuni allegati di cortesia relativi alla fattura elettronica.
Può essere utile nel caso di invio fattura ai consumatori privati senza Partita IVA e ai soggetti esteri. In questi casi, come previsto dal provvedimento n.89757 del 30 aprile 2018 del Direttore dell'Agenzia delle Entrate, vige l'obbligo di inviare una copia informatica o analogica della fattura elettronica (la copia di cortesia).
Selezionando l'azione di riga verrà mostrato un messaggio di posta, dove sarà riportato l'indirizzo email (della sede di fatturazione impostata sul documento o dell'anagrafica cliente), gli eventuali allegati e testo definiti nella regola; diversamente, il testo e l'oggetto dell'email dovranno essere compilati dall'utente.
Al termine dell'invio, sarà possibile consultare il log invio mail ed il report invio mail all'interno delle informazioni aggiuntive di riga estese. Il report di invio e-mail riporta gli esiti di invio:
L'azione di riga può essere utilizzata anche in modo massivo per inviare contemporaneamente le varie mail di cortesia delle fatture selezionate.
Per maggiori dettagli sull'invio mail di cortesia si rimanda all' approfondimento funzionale.
La scheda risulta visibile solo nella dashboard “Fatturazione elettronica attiva PA” e contiene i documenti che si trovano stato “Non recapitabile”. Tale stato viene attribuito alla ricezione della notifica AT (attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito). L’azienda dovrà inviare la fattura al destinatario tramite canali differenti da SDI (es. tramite PEC).
La scheda contiene i documenti, che si trovavano nella scheda “Iter completato”, archiviati tramite la funzione “Archiviazione fatture attive”, presente nel menu Servizi dell’area Adempimenti fiscali.
La funzionalità di archiviazione ha il solo scopo di ottimizzare le prestazioni della dashboard e renderla più funzionale; non esiste alcun collegamento con le funzionalità di Conservazione Digitale Zucchetti presenti in Digital Hub.
Tramite il pulsante Riporta in dashboard, è possibile ripristinare i documenti selezionati all'interno della dashboard attribuendogli lo stato relativo all'ultima modifica avvenuta.
Le fatture arrivano in dashboard con lo stato impostato all'interno dei parametri adempimenti (generalmente Da processare). Dopo aver inviato la fattura a Digital Hub possono essere ricevute le seguenti notifiche:
Scartato: la fattura scartata da SDI torna nella scheda “Da lavorare”; deve essere corretta e nuovamente inviata con stessa data e stesso numero e stesso codice esterno DH (reperibile all'interno del layer di riga della fattura in dashboard).
È necessario procedere come segue.
Qualora debbano essere modificate solo delle informazioni anagrafiche, dopo aver impostato lo stato “Varia su gestionale e Riemetti” e modificato le informazioni anagrafiche necessarie, basterà ritornare sulle azioni di riga della fattura e selezionare l’azione “Riacquisire documento” per far sì che i dati della fattura vengano aggiornati. Si potrà poi procedere con l’azione “Genera XML ed invia a Digital Hub” per trasmetterla nuovamente allo SDI.
Rifiutato: la PA destinataria rifiuta la fattura, pertanto il documento torna nella scheda “Da lavorare”. Dopo aver visionato il motivo del rifiuto indicato nella notifica (azione di riga “… > Notifiche”), è possibile procedere in due modi:
La modifica e l'invio del documento modificato deve essere effettuata entro i termini della liquidazione periodica IVA che coinvolge la fattura originaria rifiutata.
Qualora debbano essere modificate solo delle informazioni anagrafiche, dopo aver impostato lo stato “Varia su gestionale e Riemetti” e modificato le informazioni anagrafiche necessarie, basterà ritornare sulle azioni di riga della fattura e selezionare l’azione “Riacquisire documento” per far sì che i dati della fattura vengano aggiornati. Si potrà poi procedere con l’azione “Genera XML ed invia a Digital Hub” per trasmetterla nuovamente allo SDI.
Consegnato: viene ricevuta la notifica RC (ricevuta di consegna). Nella dashboard “Fatturazione elettronica attiva PRIVATI” la fattura viene spostata nella scheda “Iter completato”, mentre nella dashboard “Fatturazione elettronica attiva PA” il documento rimane in attesa, in quanto, per le fatture PA si potrà ricevere l'accettazione o il rifiuto della fattura.
Mancata consegna: viene ricevuta la notifica MC (mancata consegna). Nella dashboard “Fatturazione elettronica attiva PRIVATI” la fattura viene spostata nella scheda “Iter completato” e deve essere inviata una mail di cortesia al destinatario, mentre nella dashboard “Fatturazione elettronica attiva PA” il documento rimane in attesa.
Il Sistema di Interscambio, che ha ricevuto correttamente la fattura da Digital Hub ma non è riuscito a consegnarla alla PA, tenterà il reinvio della fattura stessa al destinataria per alcuni giorni, nell'arco dei quali se il recapito va a buon fine invia la notifica di RC (ricevuta consegna) altrimenti invia la notifica AT (attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito), in questo caso il file assumerà lo stato “Non recapitabile". Il soggetto cedente dovrà inviare la fattura al destinatario tramite canali differenti da SDI (es. tramite PEC).
Decorsi termini: la notifica DT viene ricevuta se dopo la notifica RC (ricevuta consegna), la PA non fornisce esito di accettazione o di rifiuto. La fattura conclude il suo iter e viene spostata nella scheda “Iter completato”.
Scartati e completati: l'utente ha attribuito alla fattura lo stato “Scartato e completato” accedendo al servizio Digital Hub premendo l’azione di riga "Completa Iter". Viene gestito nel caso in cui si voglia trasmettere a Digital Hub e al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate un nuovo file con differenti estremi. Questa operazione sposterà la fattura scartata nella scheda “Iter completato” predisponendola per l'invio in Conservazione Digitale. Occorrerà inviare una nuova fattura.
Rifiutati e completati: l'utente ha attribuito alla fattura lo stato “Rifiutato e ” accedendo al servizio Digital Hub premendo l’azione di riga "Completa Iter". Viene gestito nel caso in cui si voglia trasmettere a Digital Hub e al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate un nuovo file a seguito di una fattura rifiutata dalla PA. Questa operazione sposterà la fattura scartata nella scheda “Iter completato” predisponendola per l'invio in Conservazione Digitale. Occorrerà emettere nota di credito per la fattura rifiutata ed emettere una nuova fattura da inviare a SDI.
Non recapitabile: dopo la notifica MC (mancata consegna), se SDI non riesce a recapitare la fattura, invia la notifica AT (attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito). Il soggetto cedente dovrà inviare la fattura al destinatario tramite canali differenti da SDI (es. tramite PEC).