La Dashboard è uno strumento interattivo di raccolta, monitoraggio e visualizzazione dei dati e delle informazioni inerenti la fatturazione elettronica.
Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo in formato elettronico. Le fatture emesse in formato elettronico devono essere inviate al Sistema di Interscambio (SDI) che si occuperà di effettuare opportuni controlli relativamente ai contenuti del file XML della fattura elettronica, di inviare la fattura al destinatario e comunicarne l'esito tramite una ricevuta di recapito.
Sono presenti, relativamente alla fatturazione attiva, due tipologie di dashboard:
Le fatture inserite nella dashboard, tramite la funzione di servizio Invia a dashboard F.E., daranno origine ad un file XML, secondo il tracciato della fatturazione elettronica attiva, e verranno inviate a Digital Hub Zucchetti tramite web-services (a tale proposito è necessario configurare i parametri della fatturazione elettronica all’interno di Impostazioni | Parametri | Parametri adempimenti).
Al fine di generare il file XML della fattura elettronica l'utente deve avere acquistato il servizio Digital Hub Zucchetti e configurato opportunamente i parametri della fatturazione elettronica per inviare i dati al sistema di interscambio (SDI).
La dashboard è suddivisa a tab di lavorazione (da lavorare, in attesa, iter completato) e sotto tab che rappresentano gli stati nei quali si trova la fattura elettronica. Per la corretta visualizzazione degli stati sulla dashboard devono essere configurati gli Stati documenti.
Al fine di visualizzare le fatture in dashboard è necessario effettuare l'operazione manuale di associazione documenti alla dashboard tramite il pulsante "Servizi" selezionando
Invia a dashboard F.E. privati
Operazioni eseguibili sulla Dashboard
Nel tab "da lavorare" avremo come primo stato, quello da processare dove sono presenti le fatture non ancora inviate a DHZ. Al primo utilizzo l'elenco sarà vuoto.
Pulsante Servizi
Fra i servizi disponibili troviamo i seguenti.
Importa in dashboard F.E.: la funzione consente di acquisire una o più fatture all'interno della dashboard della fatturazione elettronica ed è possibile associare le fatture alla dashboard impostando lo stato "da processare".
Sincronizza: consente di allineare la dashboard con quella di Digital Hub Zucchetti. La data e ora di ultima sincronizzazione con DHZ vengono memorizzate nei parametri della fatturazione elettronica. Il processo non viene eseguito prima che siano passati 60 minuti dall'ultima sincronizzazione, anche se nel processo il tempo è inferiore. Questo per non appesantire il servizio DHZ.
Nuovo: l'importazione in dashboard F.E. non è l'unica modalità di caricamento di documenti, all'interno della procedura viene infatti offerta la possibilità di procedere con il caricamento manuale passando per la voce a menù Servizi ? Nuovo. In questa maschera vengono letti i dati azienda e riportati in relazione al soggetto emittente Cedente/prestatore; nella sezione Altri dati di testata sarà necessario indicare i dati relativi al Cessionario/Committente. La maschera “Manutenzione fattura elettronica” contiene tutti i dati della fattura elettronica che servono per la creazione del file XML della fattura.
Digital Hub: la funzione consente di accedere direttamente a Digital Hub Zucchetti per visualizzare le fatture e relativa situazione. Per il corretto funzionamento è necessario indicare l'url e le credenziali di accesso al Digital Hub nei parametri della fatturazione elettronica.
Valida XML su SDI: tramite questa funzione viene aperto in una nuova scheda l'url di accesso a SDI nel quale l'utente può eseguire la verifica del file XML della fattura elettronica in modo da prevenire eventuali problemi o mancanze che comporterebbero lo scarto della fattura stessa.
Da lavorare
Sul primo tab della dashboard abbiamo la possibilità di importare le fatture per le quali generare il file XML, secondo le impostazioni del tracciato fatture elettroniche PA o privati, ed eseguire l'invio a Digital Hub.
La vista ad elenco riporta tutte le fatture elettroniche che dovranno essere gestite, per ogni fattura abbiamo a disposizione diverse operazioni di riga che descriviamo di seguito.
Se abbiamo associato un allegato alla fattura, sulla riga sarà visibile il simbolo . L'allegato viene riportato in automatico se presente sul documento del gestionale nel tab allegati e se è stata indicata la classe allegati nei Parametri.
Operazioni eseguibili sulle fatture inserite in Dashboard
Cliccando sulla riga della fattura abbiamo a disposizione alcune funzioni di riga, in particolare:
Manutenzione F.E.: si tratta del BO della fattura elettronica, generato quando la fattura del ciclo vendite viene associata alla dashboard. Da questa gestione vengono presi in considerazione i dati per la generazione del file XML, pertanto, qualsiasi variazione manuale fatta dall'utente viene presa in considerazione ai fini della generazione del file.
Tramite il link "visualizza il documento collegato" è possibile richiamare la fattura di origine presente sul ciclo vendite. Alcune informazioni presenti sulla gestione sono già transcodificate per la creazione del file XML, come ad esempio il codice natura che viene visualizzato a fianco del codice IVA utilizzato sulla fattura di origine
Se l'utente si rende conto di aver impostato dei dati non corretti sulla fattura di origine, prima di inviarla a DHZ può eseguire le opportune variazioni sulla manutenzione fattura, oppure occorrerà rimuovere la manutenzione fattura per poter modificare il documento presente nel ciclo documentale e successivamente reinviare in dashboard la fattura.
Genera e invia a DH: tramite questa funzione viene generato il file XML della fattura sulla quale siamo posizionati secondo le specifiche del tracciato della fatturazione elettronica PA oppure Privati. Al termine dell'invio viene dato l'esito dell'elaborazione, quindi ad esempio "record elaborati, errori rilevati e numero documenti inviati in modalità asincrona".
I documenti inviati in modalità asincrona non sono visibili immediatamente sul servizio Digital Hub Zucchetti, ma saranno visibili sulla relativa dashboard non appena il servizio li prenderà in considerazione.
Il simbolo (quadratino rosso) indica che si sono verificati errori nella validazione del documento e quindi l'utente deve correggere il dato per poterlo inviare al servizio Digital Hub Zucchetti.
Riacquisire documento: permette di generare nuovamente la manutenzione fattura rileggendo i dati della fattura di origine.
Visualizza completo: la funzione consente di visualizzare l'XML della fattura secondo il formato completo che è maggiormente leggibile da parte dell'utente rispetto ad un file XML.
Visualizza semplificato: la funzione consente di visualizzare l'XML della fattura secondo il formato semplificato che è maggiormente leggibile da parte dell'utente rispetto ad un file XML.
Allegati: tramite questa funzione è possibile associare un allegato (es. documento in PDF) alla fattura presente sulla dashboard. Se abbiamo inserito l'allegato sulla fattura da ciclo documentale, viene riportato qui in automatico (se la classe documentale dell'allegato viene inserita tra le associazioni classi documentali/allegati assosoftware in Vendite | Impostazioni | Fatturazione elettronica). L'allegato viene poi incluso nel file XML della fattura, al momento della generazione.
Scarica file: consente di scaricare il file XML della fattura su file system. Il file potrà essere così controllato su SDI prima dell'invio. La verifica viene fatta dalla funzione di servizio "Valida XML su SDI" presente sulla dashboard tramite il pulsante Servizi.
Cambio stato: Il cambio stato indica lo stato da assegnare ai documenti selezionati.
Visualizza storico: la funzione consente di visualizzare tutte le operazioni che l'utente ha effettuato sulla fattura, se ci sono stati degli errori in validazione è possibile visualizzarli tramite il quadratino rosso posto di lato. Viene fornito anche il dettaglio delle operazioni effettuate manualmente dall’utente (ad esempio un cambio stato) con apposita icona.
Visualizza fattura: la funzione consente di visualizzare la fattura originale presente su ciclo documentale.
In attesa
Dopo aver eseguito la funzione di generazione file XML e invio a Digital Hub in modalità asincrona, la fattura passa nel tab "In attesa" nel sotto tab "Inviati in modalità asincrona". Il servizio Digital Hub prende in considerazione la fattura non appena possibile e quindi la fattura passa nel sotto tab "In elaborazione". Quando la fattura viene inviata allo SDI passa nell'ultimo sotto tab "Inviati a SDI".
In queste fasi non è richiesto l'intervento manuale dell'utente perché la procedura viene sincronizzata automaticamente con la dashboard di Digital Hub. Se per un qualsiasi motivo l'operazione non avvenisse, l'utente può premere la funzione "Sincronizza" nei servizi della dashboard in modo da eseguire la sincronizzazione manualmente.
Iter completato
Una volta che le fatture sono state inviate a SDI e si trovano in stato “Accettate”, “Rifiutato e completato” o “Decorsi termini”, saranno visibili in questo tab.
Le fatture arrivano in dashboard con lo stato impostato all'interno dei parametri adempimenti (generalmente Da processare). Dopo aver inviato la fattura a Digital Hub possono essere ricevute le seguenti notifiche:
Scartato: la fattura scartata da SDI deve essere corretta e nuovamente inviata con stessa data e stesso numero e stesso codice esterno DH (reperibile all'interno del layer di riga della fattura in dashboard). Si può procedere in due modi:
Rifiutato: la PA rifiuta la fattura. E' possibile procedere in due modi:
Consegnato: viene ricevuta la notifica RC (ricevuta di consegna). Successivamente, per le fatture PA, si potranno ricevere l'accettazione o il rifiuto della fattura.
Mancata consegna: il sistema di interscambio, che ha ricevuto correttamente la fattura da Digital Hub ma non è riuscito a consegnarla al destinatario, il SDI tenterà il reinvio della fattura stessa al destinataria per alcuni giorni, nell'arco dei quali se il recapito va a buon fine invia la notifica di RC (ricevuta consegna) altrimenti invia la notifica AT (attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito), in questo caso il file assumerà lo stato “Non recapitabile". Il soggetto cedente dovrà inviare la fattura al destinatario tramite canali differenti da quello del SdI (es. tramite PEC).
Decorsi termini: la notifica DT viene ricevuta se dopo la notifica RC, la PA non fornisce esito di accettazione o di rifiuto. La fattura conclude il suo iter.
Scartati e completati: l'utente ha attribuito alla fattura lo stato Scartato e completato da Digital Hub tramite l'opzione "Completa Iter". Viene gestito nel caso in cui si voglia trasmettere a Digital Hub e al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate un nuovo file con differenti estremi. Questa operazione sposterà la fattura scartata nella sezione “Iter completato” predisponendola per l'invio in Conservazione Digitale. Occorrerà inviare una nuova fattura.
Rifiutati e completati: l'utente ha attribuito alla fattura lo stato Rifiutato e completato da Digital Hub tramite l'opzione "Completa Iter". Viene gestito nel caso in cui si voglia trasmettere a Digital Hub e al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate un nuovo file a seguito di una fattura rifiutata dalla PA. Questa operazione sposterà la fattura scartata nella sezione “Iter completato” predisponendola per l'invio in Conservazione Digitale. Occorrerà emettere nota di credito per la fattura rifiutata ed emettere una nuova fattura da inviare a Sdi.
Non recapitabile: dopo la notifica MC (mancata consegna), se il SDi non riesce a recapitare la fattura, invia la notifica AT (attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito). Il soggetto cedente dovrà inviare la fattura al destinatario tramite canali differenti da quello del SdI (es. tramite PEC).
I TD di tipologia Integrazione derivano dal ricevimento di fatture passive che, per motivi diversi ma ben identificati normativamente, non addebitano l’imposta. Sono nuove comunicazioni verso AdE (quindi non sono propriamente fatture) che sostituiscono o si affiancano a quelle oggi effettuate con “l’esterometro”.
Sui nostri gestionali sono registrazioni contabili di Fattura Fornitore ‘reverse charge’, già estratte per l’esterometro, che potrebbero essere comunicate come Fattura Elettronica.
L’informazione per generare questi nuovi TD, dovrà quindi essere estratta dalla primanota come già avviene per il flusso del c.d. “esterometro”).
Per emettere ed inviare a Sdi questo tipo di documenti è necessario avere ricevuto fatture in forma cartacea oppure in forma elettronica: se la FE fosse stata ricevuta tramite lo SdI è necessario indicare nel campo 2.1.6. del nuovo documento elettronico, l’Identificativo Sdi attribuito dal Sistema di interscambio alla fattura elettronica che ci è stata recapitata
In sintesi, l’iter operativo che l’utente dovrà seguire per la gestione delle Integrazioni fatture ricevute:
l’integrazione importata presenta le seguenti caratteristiche:
L’Ade una volta inviata la notifica di consegna invierà al Digital Hub il file xml delle integrazioni tra le fatture passive.
Al fine di evitare una doppia contabilizzazione Erp Tax recupera le integrazioni dal Digital Hub inserendole nella dashboard fatture passive nella sezione "Da Registrare" con stato "gestione manuale".
Tramite l'azione di riga "abbina" sarà possibile abbinare il documento alla registrazione contabile
Configurazione causali/tipi documento
Per una corretta configurazione della funzionalità è necessario parametrizzare la griglia Causali contabili/tipi documento.
Nell'area applicativa amministrazione e finanza > Impostazioni > Integrazioni fatture ricevute > Associazioni > inserendo una causale contabile è necessario associare la tipologia del documento (TD16,TD17,TD18,TD19)
Onere dell’operatore sarà indicare le causali contabili utilizzate nelle registrazioni contabili registrate in Tieni il Conto PRO per gestire le integrazioni.
Per le note di credito, in fase di associazione, viene attivato in automatico il flag "inversione segno", che consente per le registrazioni contabili di tipologia nota di credito reverse charge di importare il documento con il segno negativo.
Configurazione del fornitore
Siccome l'integrazione viene emessa dal cessionario/committente è necessario inserire nell'anagrafica fornitore (il cedente prestatore) il regime fiscale di quest'ultimo. Se non indico nulla nel regime fiscale del fornitore, la fattura sarà generato con regime ordinario.
Configurazione codice destinatario o pec
Per quanto riguarda invece il codice destinatario o la pec del destinatario, occorre indicarlo nella gestione denominata "Cessionario per autofattura" raggiungibile dall'area applicativa adempimenti fiscali > impostazioni >adempimenti > Fatturazione elettronica
Se non indichiamo nessun codice destinatario, valorizziamo con 0000000
Dashboard Integrazioni fatture ricevute
Dall'area applicativa adempimenti fiscali > fatturazione elettronica > Integrazioni fatture ricevute si può visualizzare la relativa dashboard.
Tramite il pulsante "importa in dashboard F.E." verranno importate le Integrazioni relative registrazioni contabili di Fatture Fornitore soggette ad integrazione (reverse charge)
Tramite il pulsante "servizi" con l'ausilio della voce "Nuovo" si aprirà la maschera “Manutenzione fattura elettronica” dove sarà possibile caricare manualmente un'integrazione fatture ricevute.
Tramite l'azione di riga denominata "visualizza documento" si apre la registrazione contabile di origine
Mentre tramite l'azione di riga denominata "Manutenzione F.E." si apre la gestione relativa all'integrazione che andremo poi a generare e ad inviare allo Sdi dove si può notare la pagina relativa al cedente/prestatore (fornitore)