La gestione viene compilata automaticamente in fase di import in dashboard di una fattura elettronica. Contiene tutti i dati previsti dal tracciato della fattura elettronica ai fini della creazione del file XML da inviare allo Sdi.
Nel caso in cui, prima dell'invio al Digital Hub, l'utente si accorga che i dati della fattura non sono corretti perchè ad esempio mancano alcune informazioni oppure ve ne sono alcune errate, è possibile eliminare completamente la manutenzione.
In alternativa, dopo le opportune modifiche lato gestionale, è possibile aggiornare la manutenzione tramite l'azione di riga denominata "Riacquisire documento".
Eseguendo una modifica solo in manutenzione FE invece, ciò viene preso in considerazione per la generazione del file XML, ma la fattura di vendita presente nel gestionale potrebbe non essere congruente con quella inviata a sdi. Lasciamo quindi questa possibilità di modifica come metodo residuale solo in casi limitati ad esempio nel caso di modifica dei dati che non sono presenti nel gestionale come la norma iva.
Andiamo di seguito a descrivere il significato delle varie sezioni che compongono la manutenzione fattura.
Numero documento/Del: viene riportato il numero e la data del documento gestionale.
Visualizza il documento collegato: è possibile visualizzare il documento di origine all'interno del gestionale di origine
Tipo documento: viene riportato il tipo TD come da specifiche tecniche. L'informazione viene letta dalla tabella di associazione causali/tipi documento
Fattura semplificata: risulta attivo solo nel caso in cui sia una fattura semplificata, l'informazione viene letta dalla tabella di associazione causali/tipi documento
Articolo 73: è attivo solo se il documento è stato emesso secondo modalità e termini stabiliti con l'articolo 73 del D.P.R. 633/72, l'informazione viene letta dalla tabella associazione causali/tipi documento
Includi i dati del pagamento: è attivo in fase iniziale (a meno che la fattura non contenga un acconto contestuale pari al totale dovuto); si può disattivare nel caso non si volesse comunque riportare i dati del pagamento nel file XML.
Viene riportata la descrizione presente nella causale del documento
Queste informazioni vengono dalla sezione "F.E. DATI ORIGINE" o dalla sezione "CONTABILI" se presenti nella fattura di vendita del gestionale. In presenza di documenti di origine lungo la catena documentale, vengono lette anche da questi ultimi.
I campi aggiuntivi documenti/primanota sono visibili nel tab “Contabili” della primanota o dei documenti solo nel caso in cui sia stata definita una etichetta specifica nell’apposito archivio disponibile nelle Impostazioni di una qualsiasi area gestionale sotto la voce Dati azienda > Contropartite e parametri > Dati aggiuntivi primanota/documenti.
Per il comportamento predefinito della procedura, sia in ambito fatturazione elettronica sia in ambito Contabilità generale (generazione file da distinte effetti) è consigliabile valorizzare i dati aggiuntivi nel seguente modo:
Indipendentemente dal metodo di valorizzazione del tab "dati origine" della fattura elettronica, è importante sapere che il campo Numero ordine è obbligatorio da specifiche tecniche, quindi se non fosse valorizzato tale campo, non verranno popolati i dati dell'ordine in fattura elettronica.
Queste informazioni vengono lette dalla sezione "F.E. DATI ORIGINE" presente nella fattura di vendita del gestionale.
In mancanza di dati all'interno della sezione "F.E. DATI ORIGINE", la procedura legge il contenuto della sezione "CONTABILI".
Quindi in caso di inserimento diretto di una fattura su ciclo vendite (fattura immediata), compilando esclusivamente i dati aggiuntivi (CUP, CIG, Num. Ordine e Data ordine), senza mettere nulla nel tab “F.E. dati origine”, la procedura valorizza nella manutenzione FE la sezione dati di origine mettendo i riferimenti dell’ordine di acquisto.
Nel caso di fattura immediata, visto che CUP e CIG (nei dati aggiuntivi) sono necessari anche per la generazione file da distinte effetti, è consigliabile inserire CUP e CIG nei dati aggiuntivi e poi compilare la sezione della fattura “F.E. dati origine”: si noterà che CUP e CIG verranno proposti per ogni rigo inserito in questo dettaglio.
Se si valorizzasse sia la sezione dei dati aggiuntivi (almeno il campo del numero ordine), sia la sezione F.E. dati origine, la procedura andrebbe a creare sulla FE due righe nei dati di origine relativa all’ordine di acquisto.
In presenza di fatture che nascono dall'evasione di documenti attraverso la catena documentale, i Dati di origine saranno compilati con i riferimenti dei documenti evasi all'interno della fattura.
Nel caso di fattura differita generata da DDT, a sua volta generato da importazione di ordine cliente, occorre valorizzare i dati aggiuntivi sull’ordine (esclusivamente per quanto riguarda CUP e CIG) perché numero e data ordine saranno ricavati automaticamente dalla procedura.
Nel caso di evasione di un ordine, in manutenzione FE, il campo "Tipo Origine" sarà valorizzato con "Ordine Acquisto", mentre nel caso di evasione di un DDT il campo "Tipo Origine" sarà valorizzato con "DDT".
I dati aggiuntivi (generalmente CUP e CIG) vengono importati nel DDT e sulla fattura in base alle impostazioni delle causali documento (tab Flusso documentale > Documenti di origine > Dati aggiuntivi).
In questo caso, il tab “F.E. dati origine” della fattura differita, rimane completamente vuoto perché i dati dei documenti di origine da riportare sulla FE sono ricavati direttamente dai documenti a monte della fattura differita.
Per il DDT vengano riportati solo numero e data documento. Per l’ordine, vengono riportati, oltre a CUP e CIG, Riferimento esterno/del (se valorizzati, perché sarebbero il numero e la data dell’ordine della controparte, ad esempio del cliente PA), oppure, in assenza del riferimento esterno, il numero e la data documento (progressivo interno).
Nel caso in cui sulla causale ordine di vendita sia abilitata la "gestione ordine NSO/PEPPOL", all'interno dell'ordine nel tab "ORDINE NSO/PEPPOL" è possibile abbinare un ordine scaricato dal digital hub. In questo caso la procedura valorizza i campi del riferimento documento, data, commessa e CIG.
Questi dati saranno a sua volta inseriti nei dati di origine della manutenzione fattura elettronica. In particolare il campo commessa contiene il contenuto del codice endpoint presente nel file xml dell'ordine. (Tale codice endpoint come da specifiche tecniche racchiuso fra due # in fase di import in dashboard).
Il campo commessa/convenzione dei Dati di origine quindi, nel caso di catena documentale, viene valorizzato leggendo se presente il codice endpoint, racchiuso fra due cancelletti (#), inserito sull'ordine accodato dal valore del campo commessa presente sulla riga del documento. (Solo se uno dei quattro “dati aggiuntivi” non è stato censito con il valore "commessa" oppure "convenzione").
Nel caso uno dei quattro campi venga denominato "commessa" oppure "convenzione" verrà ignorata la commessa di riga e letto sempre il dato di testata anche se vuoto.
Queste informazioni vengono lette dal documento gestionale se valorizzate nella sezione "Ritenute".
Queste informazioni vengono lette dal documento gestionale se valorizzate nella sezione "Pagamento" all'interno del pulsante "Riepilogo".
Queste informazioni possono essere gestite manualmente in manutenzione fattura elettronica.
Queste informazioni vengono lette dal documento gestionale se valorizzate nella sezione "Iva".
Queste informazioni vengono lette dal documento gestionale per ogni riga presente.
I servizi descrittivi non vengono automaticamente esportati verso la fatturazione elettronica.
Per ogni servizio descrittivo che si intende fare apparire nel corpo delle fatture elettroniche è necessario quindi accedere all'anagrafica del codice di ricerca del servizio (Logistica > Articoli > Codici di ricerca), nel tag fatturazione elettronica, e valorizzare la casella a discesa "Includi in generazione file" = 'SI'
Altri dati gestionali
Sconti di riga
Queste informazioni vengono lette dal documento gestionale esistono sconti o maggiorazioni sulle righe del documento.
Nel caso di fattura di vendita con indicata una % di sconto sulle righe, quando la stessa viene inviata alla dashboard degli adempimenti fiscali alcune righe potrebbero riportare la % di sconto ed altre invece l'importo scontato a fronte di arrotondamenti diversi fra fatture di vendita e fattura elettronica.
Generalmente la fattura elettronica arrotonda a 7 decimali, mentre sul gestionale generalmente si arrotonda con meno decimali.
Evidenziamo subito che da specifiche tecniche l'eventuale sconto o maggiorazione viene applicato al prezzo unitario e viene controllato che esista almeno uno dei due elementi 2.2.1.10.2 <Percentuale> e 2.2.1.10.3 <Importo>.
La procedura riporta il valore dello sconto invece della % nel momento in cui il netto di riga in fattura elettronica cioè (prezzo unitario - sconto) * qtà sia diverso da quello calcolato da Tieni il Conto PRO.
Esempio: Fattura di vendita Ad Hoc qtà N. 243,000 prezzo unitario 16,9000 sconto -12,00 %
sconto unitario: 16,9000 * 12/100 = 2,028
netto di riga = (prezzo unitario - sconto) * qtà (16,9000 -2,028 = 14,872 ) * 243,000= 3.613,896 arrotondato a 3.613,90
A causa dell'arrotondamento c'è quindi una differenza del netto di riga tra la fattura di vendita e la fattura elettronica e quindi al posto della % di sconto viene riportato l'importo dello sconto ricalcolato.
(netto di riga /qta) - prezzo unitario
(3619.9 /243) - 16,9 = 2.02798400
Codifiche articoli
Nei Parametri per generazione FE si possono creare le decodifiche e con il Check "Principale" identificare la decodifica che verrà utilizzata per tutti i documenti abilitando i campi che si vorranno trascodificare.
Se l'utente intende creare una configurazione personalizzata, è possibile creare una nuova configurazione da abbinare in anagrafica cliente.
Se non fosse presente nessuna configurazione in anagrafica cliente, prevale la gestione principale.
Se l'utente non intende gestire alcuna configurazione dovrà inserire comunque una configurazione di default, ma con tutti i flag disattivi.
La valorizzazione dei tag 1.1.4 <Codice Destinatario>, 1.1.6 <PECDestinatario>, 1.2.6 <RiferimentoAmministrazione>
dipende dalla presenza o meno dei singoli campi all'interno della sede di consegna o di fatturazione.
In particolare nel caso in cui siano valorizzati sulla sede di consegna, questi ultimi saranno utilizzati in luogo dei corrispondenti campi presenti sulla sede di fatturazione e a sua volta sull'anagrafica principale.
Per quanto riguarda invece la valorizzazione dei dati anagrafici del cessionario, nel caso in cui sia presente nell'anagrafica del cliente una sede di tipo "Fatturazione" (Tab Anagrafici > Sezione Sedi) i dati di quest'ultima saranno riportati nella fattura elettronica al posto dei dati dati anagrafici principali nella sezione 1.4 <CessionarioCommittente>, tag 1.4.2 <Sede>.
E' possibile configurare l'indirizzi per l'invio della mail di cortesia ai destinatari leggendo fra gli indirizzi inseriti nella manutenzione fattura elettronica, oppure leggendo uno o più indirizzi definiti in fase di configurazione della mail cortesia.
L'indirizzo in manutenzione si può aggiungere manualmente, ma tendenzialmente è compilato in automatico durante la fase di import in dashboard della fattura.
In presenza di una sede per l'intestatario, di tipo "fatturazione" (tag SEDI in anagrafica cliente) sarà riportato in manutenzione fattura nel campo "mail di cortesia" l'indirizzo mail relativo alla sede di fatturazione, in mancanza di questo sarà riportato l'indirizzo mail della sede principale.
E' possibile inviare una mail ad un indirizzo pec a condizione che l'account configurato in erp tax sia una pec.
Le specifiche tecniche prevedono la valorizzazione dei del tag 2.1.9.12 <IndirizzoResa>. Tale campo non è obbligatorio e viene utilizzato dai nostri gestionali per indicarvi i dati di una eventuale sede di consegna
Nel caso in cui sia presente in una fattura di vendita una sede di consegna (nel campo spedire a:) i dati di quest'ultima saranno riportati nella fattura elettronica nella sezione 2.1.9 <DatiTrasporto>, tag 2.1.9.12 <IndirizzoResa>.
Affinchè sia riportata è anche necessario che nella Causale documento di vendita nella sezione logistica la casella a discesa denominata "Dati accompagnatori" deve essere impostata su "gestiti".
In questa sezione possono essere riportati gli allegati ai documenti inseriti con il DMS del gestionale.
In assenza del DMS occorre inserirli manualmente in manutenzione FE in questa sezione.
Per inviare l'allegato dal gestionale occorre preventivamente configurare la tabella "Classi documentali/allegati" raggiungibile nelle Associazioni della Fatturazione elettronica dalle impostazioni dell'area vendite.
L'allegato inserito nel documento dovrà avere una classe documentale fra quelle presenti in tabella, di conseguenza saranno importati in fattura elettronica sono i documenti relativi alle classi documentali che si desidera inviare.
Questa sezione è visibile solo in caso di autofatture o integrazioni ove si configura il caso in cui la fattura viene emessa dal cessionario/committente al posto del cedente prestatore.
I dati vengono quindi letti dall'anagrafica del fornitore.
La presenza nell'ultima riga del documento della "Riga ausiliaria contenente informazioni tecniche e aggiuntive del documento", come indicato nelle specifiche tecniche standard assosoftware, sta ad indicare la presenza di alcune codifiche assosoftware relative a dati di testata.
In fase di prima installazione tali codifiche sono attive, pertanto anche la riga ausiliaria viene sempre riportata.
Togliere la riga ausiliaria significa non voler usufruire di nessuna delle codifiche assosoftware relative a dati di testata parametrizzabili nella gestione "Parametri per generazione FE".
In tal caso è possibile creare all'interno dell'area applicativa vendite > impostazioni > fatturazione elettronica > "Parametri per generazione FE" un nuovo codice parametro con attivo il flag "Principale" e con tutti i check della sezione "decodifiche assosoftware/dati di testata" disattivati.
Dall'area applicativa Vendite > impostazioni > Fatturazione elettronica >Parametri > Gestione righe aggiuntive è possibile insirire in fattura elettronica un dato fisso, non presente nel gestionale, da riportare sul tracciato XML della fattura impostando opportunamente alcuni filtri per l'applicazione di tale informazione.
In particolare è possibile valorizzare automaticamente e in maniera fissa le sezioni "Altri dati gestionali" e "Descrizione causale" della fattura elettronica in base ad alcuni filtri opportunamente configurati
Per quanto riguarda le lettere di intento esistono specifiche codifiche per il blocco AltriDatiGestionali per operazioni non imponibili nei confronti di un esportatore abituale.
Nel dettaglio le specifiche tecniche richiedono di valorizzare nel tag 2.2.1.16 <AltriDatiGestionali> l’elemento TipoDato con la stringa: “INTENTO” e di riportare nei successivi elementi <RiferimentoTesto> e <RiferimentoData> le informazioni relative al protocollo telematico della Dichiarazione d’intento utilizzate e la relativa data della ricevuta telematica rilasciata dall'Agenzia delle entrate.
Nella gestione "Parametri generazione FE" è possibile attivare il check "Dichiarazione di intento" per aggiungere una decodifica relativamente alla presenza di dichiarazione di intento al fine di riportare il protocollo telematico della dichiarazione in Causale e Altri Dati Gestionali. In assenza di tale flag verrà riportata l'informazione solo in Causale.
Per automatizzare la gestione è presente nella tabella associazioni "Codici Iva/Natura e Norma" un check che crea una riga negli "Altri dati gestionali", con le informazioni descritte in precedenza. Il check sarà attivo di default nel caso in cui sia già presente un'associazione Codice Iva\Natura e Norma riguardante la natura N3.5, per le altre Nature/Codici Iva potrà essere attivato manualmente.