Attraverso la funzione inventari, l'utente può elaborare più inventari, identificati da un codice e una data, e salvarli per future consultazioni e stampe.
Tali elaborazioni consentono di estrarre i dati degli articoli relativi all'esistenza, alle vendite e agli acquisti.
In Tieni il Conto PRO possono essere gestiti in Magazzini: reali, ovvero magazzini in cui viene tenuta in deposito la merce, o logici, che possono ad esempio essere rappresentati dall'insieme degli articoli dati in visione ai clienti.
I vari magazzini possono essere inoltre definiti come fiscali o meno.
L'elaborazione degli inventari avviene per i soli magazzini fiscali, quindi solo per quei magazzini nella cui anagrafica è stato attivato il flag "magazzino fiscale".
L'elaborazione può essere eseguita per singolo magazzino o raggruppato.
Un magazzino fiscale dell'azienda potrebbe infatti essere un magazzino fittizio che raggruppa diversi magazzini situati in luoghi diversi, infatti due magazzini situati nella stessa provincia o in due province limitrofe, possono essere considerati come unico magazzino fiscale.
L'elaborazione degli inventari prende in considerazione solo articoli movimentati; quindi, nel caso in cui vi siano in anagrafica degli articoli inseriti, ma mai movimentati, né tramite documenti né tramite movimenti manuali di magazzino, questi verranno esclusi dall'inventario.
Ai fini dell'elaborazione dell'inventario vengono considerati tutti i movimenti (da inizio esercizio o da una determinata data in poi, se è stato selezionato un inventario di riferimento) effettuati con causale di magazzino di tipo movimento fiscale (per le quantità).
Se la causale di magazzino ha anche il check attivo su aggiornamento valori, allora tali movimenti incidono anche sulle valorizzazioni di magazzino (es: costo medio ponderato, LIFO, FIFO, ecc.).
I movimenti di acquisto/vendita sono senz'altro di questo tipo (ovvero aggiornano sia quantità che valori).
Per le causali di tipo altri carichi/scarichi l'utente può stabilire se i movimenti devono incidere solo sulle quantità oppure anche sul valore.
I movimenti di trasferimento vengono effettuati con causali specifiche che di fatto comportano un doppio effetto sui saldi degli articoli movimentati.
Si tratta di causali indipendenti, il movimento inciderà sul magazzino principale e su quello collegato rispettivamente in base all'impostazione della causale principale e della causale collegata:
Questa maschera permette di elaborare l'inventario determinando i saldi e le valorizzazione degli articoli movimentati con causali di tipo "movimento fiscale".
La procedura si compone di due fasi.
Nella prima fase si possono impostare tutti i parametri per l'elaborazione: una descrizione, il magazzino di riferimento, la data dell'elaborazione, lo stato in cui deve essere generato l'inventario, l'esercizio di riferimento e la data fino alla quale considerare i movimenti ai fini dell'elaborazione.
Inoltre, è possibile abilitare il calcolo dei valori di inventario considerando tutti i magazzini del raggruppamento fiscale (quantità totale), calcolare le valorizzazione LIFO/FIFO, scegliere se partire da un inventario elaborato in precedenza e, infine, definire eventuali filtri in base alla classificazione degli articoli (categoria omogenea, gruppo merceologico e famiglia) che determineranno la generazione di un inventario parziale.
Data elaborazione: data proposta in automatico in fase di accesso dell'applicativo.
Esercizio: esercizio proposto in automatico in fase di accesso dell'applicativo.
Stato: effettuata la generazione, l'inventario assume lo stato di "provvisorio"; una volta verificato, il suo stato può passare in "confermato", in modo tale da poter essere visualizzato nella gestione dei saldi articoli attraverso il bottone dettagli; inoltre qualora si decida di elaborare un inventario partendo da un inventario elaborato in precedenza è necessario che quest'ultimo abbia lo stato confermato.
L'operatore può fare assumere ad un inventario lo stato di storico nel caso in cui decida di scaricare i movimenti di magazzino fino ad una certa data.
Infatti qualora si decida di scaricare tali movimenti la procedura effettua il controllo che tali movimenti siano stati considerati all'interno dell'elaborazione di un inventario.
Un inventario che ha lo stato storico non può più essere eliminato.
Inventari utilizzati come riferimento di un altro ed inventari consolidati, non possono essere rielaborati e quindi modificati.
Movimenti fino al: in questo campo deve essere impostata la data fino alla quale considerare i movimenti di magazzino.
Come data di partenza viene considerata quella associata al primo movimento di magazzino presente nell'archivio appartenente all'esercizio.
Descrizione: descrizione dell'inventario, campo obbligatorio.
Magazzino: codice del magazzino da elaborare, campo obbligatorio.
Raggruppamento fiscale: se attivo considera le quantità di tutti i magazzini del raggruppamento fiscale.
Tramite il pulsante Estendi è possibile accedere ad ulteriori parametrizzazioni.
Filtri
Categoria omogenea: questo campo è attivo solo se si è scelto di elaborare un inventario di tipo parziale.
L'eventuale categoria omogenea impostata viene utilizzata come filtro di selezione.
Gruppo merceologico: questo campo è attivo solo se si è scelto di elaborare un inventario di tipo parziale.
L'eventuale gruppo merceologico impostato viene utilizzato come filtro di selezione.
Famiglia: questo campo è attivo solo se si è scelto di elaborare un inventario di tipo parziale.
L'eventuale famiglia impostata viene utilizzata come filtro di selezione.
Fifo/Lifo
Check "FIFO continuo:" se attivato, viene calcolata la valorizzazione secondo il criterio FIFO continuo, degli articoli oggetto dell'inventario.
Check "LIFO continuo:" Se attivato, viene calcolata la valorizzazione secondo il criterio LIFO continuo, degli articoli oggetto dell'inventario.
Check "LIFO a scatti:" se attivato, viene calcolato la valorizzazione secondo il criterio LIFO a scatti, degli articoli oggetto dell'inventario.
Check "Ignora scaglioni negativi:" Qualora in fase di calcolo delle valorizzazioni sopra indicate la procedura ravvisasse la presenza di uno scaglione negativo è possibile scegliere come operare. Se il check rimane spento la procedura, non appena determina che anche un solo articolo presenta uno scaglione negativo, rilascia un messaggio che segnala l'incongruenza trovata.
Il messaggio è del tipo: Articolo CDROM - LIFO continuo errato: nessun scaglione disponibile per lo scarico del Mov. di Magaz. n. reg. 14 del 12-03-2019 con quantità 300.
Nello step Risultati viene evidenziato che l'inventario non è stato completato e nella scheda dell'inventario viene chiaramente segnalato in alto Inventario non elaborato! con un dettaglio articoli vuoto. Come anticipato, la presenza anche di una solo scaglione negativo per un articolo blocca l'intera generazione.
Se invece il check viene attivo, al verificarsi della presenza di uno scaglione negativo, la procedura porta comunque a termine l'elaborazione per tutti gli articoli (compreso quello o quelli con lo scaglione negativo) che tuttavia nello step Risultati verrà contraddistinto da una barra di colore rosso e alla destra, nella colonna Messaggio, verrà specificato quale è il movimento di scarico "non coperto" dalla disponibilità fisica presente a quel momento.
Per questo articolo vengono comunque calcolate le valorizzazioni richieste ma naturalmente, quella inficiata da uno scaglione negativo, non terrà in considerazione il verificarsi di una disponibilità fisica negativa.
Al fine di evitare la generazione di scaglioni negativi è consigliabile attivare in anagrafica articolo il controllo stringente sulla disponibilità fisica in modo da evitare che la stessa possa scendere in negativo
Inventario precedente
Qualora si intenda prendere come riferimento, per l'elaborazione corrente, un inventario precedentemente elaborato (con stato confermato o consolidato) si dovranno indicare gli estremi nei campi esercizio e numero.
Nello zoom saranno visibili solo gli inventari aventi le stesse caratteristiche di quello che si sta elaborando (attivazione o meno dei vari check: quantità totale, LIFO; etc.), e data movimento fino all'inferiore.
Impostando un inventario precedente di riferimento, la procedura ne leggerà le valorizzazioni memorizzate fino alla data di fine competenza del medesimo; l'elaborazione corrente prenderà in rassegna solo i documenti e movimenti manuali di magazzino successivi a tale data, relativamente all'esercizio impostato sopra.
Per ottenere una corretta valorizzazione degli inventari, è necessario elaborare un inventario di fine anno (movimenti fino al 31-12) da utilizzare come riferimento per quelli dell'anno successivo.
Esercizio: esercizio dell'inventario precedente da considerare come valorizzazione iniziale.
Inventario: codice inventario precedente da considerare come valorizzazione iniziale.
Movimenti fino al: data fino alla quale sono stati considerati i movimenti dell'inventario precedente.
Metodo calcolo costo medio Tale campo risulta visibile quando, come inventario di partenza, ne viene selezionato uno relativo all'esercizio precedente a quello di competenze dei movimenti da elaborare. L'utente può selezionare le seguenti opzioni:
In pratica al fine di determinare il valore della quantità residua dopo ogni movimento di scarico, l'ammontare di questi ultimi verranno valutati al costo medio calcolato dopo l'ultimo movimento di carico immediatamente precedente. Si tratta, detto anche diversamente, di determinare degli scaglioni dopo ogni scarico. L'esistenza di questi scaglioni è data dalla quantità rimanente dopo lo scarico mentre il valore è dato dal costo medio ponderato valido all'ultimo carico precedente.
Il valore finale è dato dalla media ponderata degli scaglioni così determinati.
In questa fase viene visualizzato il resoconto dell'elaborazione con segnalazione di eventuali anomalie riscontrate durante l'elaborazione con particolare riguardo alla presenza di scaglioni negativi.