Quando si acquisiscono le fatture elettroniche da Digital Hub (DH) o da file esterni è possibile trovarsi in uno dei seguenti scenari ed è pertanto consigliato verificare le impostazioni relative alla data di acquisizione dei file che influiranno sulla data di registrazione contabile.

Scenario 1: acquisizione fatture passive esclusivamente da DH

In questo scenario le fatture sono sempre disponibili in Tieni il Conto PRO perché il SdI provvede a inviare i file XML nel portale Zucchetti Digital Hub.

Le indicazioni dell'Agenzia delle Entrate prevedono che la fattura elettronica debba essere registrata nel momento in cui viene ricevuta, per tale ragione il programma effettua la registrazione contabile riportando automaticamente la data di registrazione uguale a quella di ricezione.

Tale automatismo è stato impostato di default nella regola GENERALE della scelta Dati generali (area Amministrazione e finanza, menu Impostazioni > Contabilizzazione assistita > Documenti ricevuti > Regole) attribuendo al campo “Determina data registrazione” il valore “Da data ricezione”.

Scenario 2: acquisizione fatture passive in modo occasionale da file e regolarmente da DH

In questo scenario vengono acquisite le fatture elettroniche sia dal Digital Hub sia da file XML esterni.

Per quanto riguarda l’acquisizione regolare da DH, si considerino le condizioni di partenza dello scenario 1.

A. Acquisizione singolo file XML

All’interno della scelta Parametri adempimenti (Adempimenti fiscali > Impostazioni > Adempimenti > Parametri), scheda Fatturazione elettronica > Fatturazione passiva > Importazione file, viene considerata l’opzione “Valorizzazione data ricezione” che è impostata di default con “Data acquisizione”.
In fase di registrazione contabile, il programma leggerà la data di acquisizione e la riporterà sia come data di registrazione che nella data di ricezione.

Per quanto riguarda l’identificativo SDI, esso andrà specificato in fase di importazione; in alternativa è possibile attivare l’opzione “Rende opzionali identificativo SDI e data ricezione”, presente sempre nei Parametri adempimenti nella scheda Fatturazione elettronica > Fatturazione passiva > Importazione, file per non inserire tale informazione.

B. Acquisizione massiva file XML tramite cartella zip

Quando si importano i file XML tramite una cartella compressa (.zip), se sono presenti all’interno di essa anche i file descrittori e di metadati, il programma memorizzerà la data di ricezione e l’identificativo SDI presenti in tali file e li riporterà nella registrazione contabile.
In caso contrario, il programma leggerà nei Parametri adempimenti l’opzione “Valorizzazione data di ricezione” che è impostata di default con “Data acquisizione” (come nel caso del punto A) e riporterà tale data sia come data di ricezione sia come data registrazione.
È anche possibile variare l’opzione di default con il valore “Data fissa” o “Data vuota”: nel primo caso la data di ricezione deve essere compilata manualmente in fase di importazione e verrà usata come data registrazione; nel secondo dovrà essere compilata in fase di contabilizzazione su ogni fattura.

Nel caso non fossero presenti i file di metadati, l’identificativo SDI non verrà importato automaticamente e andrà attivata l’opzione “Rende opzionali identificativo SDI e data ricezione”, presente sempre nei Parametri adempimenti nella scheda Fatturazione elettronica > Fatturazione passiva > Importazione file, per non inserire tale informazione.

Scenario 3: acquisizione fatture passive da file in modo sistematico e/o periodico

In questo scenario l’utente utilizza unicamente l’import da file per registrare in Tieni il Conto PRO un blocco di fatture elettroniche che ha ricevuto presso altri canali.

Per agevolare l’importazione, è consigliato avere all’interno del file zip anche i file descrittori e di metadati, così che il programma memorizzi la data di ricezione e l’identificativo SDI presenti in tali file e li riporti nella registrazione contabile.

Qualora non fosse possibile avere i file descrittori, suggeriamo di suddividere una grossa fornitura di file in più archivi (ad esempio creando un file zip per ogni mese, settimana, giornata, ecc.).

Per la contabilizzazione dei documenti, il programma verificherà nei Parametri adempimenti (Adempimenti fiscali > Impostazioni > Adempimenti > Parametri), scheda Fatturazione elettronica > Fatturazione passiva > Importazione file, l’opzione “Valorizzazione data ricezione” che è impostata di default con “Data acquisizione”. Per questa casistica, suggeriamo di impostare il valore a “Data fissa” così da assegnare una stessa data ad un gruppo di file acquisiti.

Inoltre, se non fossero presenti i file di metadati, l’identificativo SDI non verrà importato automaticamente e andrà attivata l’opzione “Rende opzionali identificativo SDI e data ricezione”, presente sempre nei Parametri adempimenti nella scheda Fatturazione elettronica > Fatturazione passiva > Importazione file, per non inserire tale informazione.

NOTE

Oltre alla valorizzazione della data ricezione definita nei Parametri adempimenti, per ogni scenario è sempre possibile variare nella regola GENERALE della scelta Dati generali (area Amministrazione e finanza, menu Impostazioni > Contabilizzazione assistita > Documenti ricevuti > Regole) il campo “Determina data registrazione”, che è impostato di default con il valore “Da data ricezione” o “Da data sistema”.

A prescindere dallo scenario e dalle impostazioni attuate dall’utente, la data ricezione è comunque verificabile dall’utente anche a valle dell’acquisizione.

Nella dashboard Contabilizzazione assistita documenti ricevuti (area Amministrazione e finanza, menu Contabilizzazione assistita) la data ricezione è mostrata nella prima colonna dell’elenco ed è il campo predefinito in base al quale viene effettuato l’ordinamento delle fatture passive visualizzate.

Accedendo inoltre alla funzione Documento arricchito (dalle azioni di riga), accanto al campo “Registrazione del” viene riportato il criterio in base al quale viene valorizzato il campo stesso (nell’esempio la data registrazione viene valorizzata con la data di ricezione della fattura):

Schema riassuntivo

Di seguito riportiamo uno schema riassuntivo delle opzioni che l’utente può scegliere in base agli scenari riportati sopra.