La funzione di generazione delle scritture di assestamento consente di generare in modo automatico i movimenti contabili da riportare in primanota.
Tali scritture possono riguardare un intero esercizio contabile (scritture di fine anno) oppure una parte di esso, partendo comunque dalla data di inizio esercizio (es: primo trimestre, primi due trimestri, primi tre trimestri oppure intero anno).
Nella fattispecie si tratterà di registrazioni di primanota relative a:
La generazione di alcune tipologie di scritture è subordinata alla presenza di uno specifico modulo. In particolare le fatture da emettere verranno considerate in presenza del modulo Vendite, mentre le rimanenze di magazzino in presenza del modulo Magazzino.
Le scritture di assestamento vengono generate sempre in stato provvisorio e sono legate ad un determinato piano di generazione delle stesse.
Richiamando questo piano dall'apposito archivio e procedendo alla sua cancellazione, si otterrà anche l'eliminazione delle registrazioni in stato provvisorio.
Ogni piano di generazione delle scritture di assestamento può essere relativo ad una o più delle tipologie previste (ad esempio solo ratei/risconti, solo fatture da emettere/ricevere, tutte le tipologie, ecc.).
Ai fini della generazione di ratei e risconti è possibile tener conto anche dei movimenti in stato provvisorio (sui quali siano state definite delle date di competenza per conti appartenenti alla sezione dei costi o dei ricavi).
L'applicativo può generare una sola registrazione contabile per ogni tipologia di scrittura di assestamento (abilitando l'apposita opzione disponibile sulla maschera di gestione) oppure, nel caso di ratei/risconti e di fatture da emettere/ricevere, più registrazioni contabili. In quest'ultimo caso, se non viene definita una descrizione comune per tutte le scritture di assestamento (cosa che sconsigliamo di fare), il programma riporterà automaticamente nel campo "note" della primanota i riferimenti al documento che ha dato origine a tali registrazioni.
La descrizione di primanota è già visibile dal dettaglio delle registrazioni contabili generate in modo automatico dall'apposita gestione.
Le scritture di assestamento possono essere generate più volte anche per lo stesso periodo/esercizio contabile.
Sarà cura dell'utente verificare se le scritture di assestamento sono già state effettuate o meno.
Si ricorda che le registrazioni vengono generate in stato provvisorio ed è possibile ottenerne la cancellazione in modo automatico eliminando il piano di generazione delle stesse, sempre che nessuna delle scritture di assestamento relative a tale piano sia stata nel frattempo confermata.
In tal caso si può riportare a provvisorio lo stato delle registrazioni confermate, oppure si può procedere alla loro cancellazione manualmente.
Ai fini della generazione è necessario predisporre opportunamente alcuni parametri e alcune causali contabili. Le contropartite da utilizzare per la generazione delle scritture di assestamento devono essere specificate nell'archivio Parametri scritture di assestamento. Nello stesso archivio devono essere specificate le causali contabili da utilizzare per ogni tipologia di scrittura di assestamento.
Per quanto concerne le causali contabili, è possibile definire sia quelle da utilizzare per le scritture di assestamento vere e proprie (per ogni tipologia), sia quelle per lo storno delle stesse. Le registrazioni contabili di storno delle scritture di assestamento sono facoltative. In questo modo è possibile effettuare analisi dei dati contabili tenendo conto dei reali costi/ricavi di competenza di un determinato periodo e contestualmente avere una situazione coerente in un'ottica di intero esercizio contabile.
In tema di scritture di assestamento relative alla chiusura di un esercizio contabile rimarchiamo che:
Per ogni elaborazione effettuata (contraddistinta da un numero progressivo), è disponibile il dettaglio dei movimenti generati.
La procedura guidata si compone di due passi.
Impostazione dei filtri e dei parametri per l'elaborazione.
È possibile impostare il periodo di elaborazione: si può selezionare un periodo coincidente più ristretto rispetto all'esercizio.
Data registrazione: rappresenta la data di registrazione delle scritture di assestamento (generate o da generare).
Genera scritture di apertura: se impostato su "Si", genera le scritture di apertura per le tipologie di scrittura abilitate. Qualora il periodo non fosse coincidente con l'intero esercizio, verrà visualizzata l'opzione Genera scritture di storno in luogo della presente.
Si ricorda che le registrazioni di storno vengono generate per tutte le tipologie di scrittura di assestamento.
Le registrazioni di apertura solo per ratei, risconti o rimanenze di magazzino.
Nel caso di desiderasse generare le scritture di apertura solo per una tipologia di scrittura di assestamento (ad esempio solo per i risconti) occorre inserire per lo stesso periodo più generazioni con impostazioni diverse perché l'impostazione di generazione delle scritture di storno/apertura vale per tutte le tipologie di scrittura di assestamento generata.
Alla data: (visibile se attiva l'opzione precedente) data documento delle scritture di assestamento che si devono generare.
Ratei/risconti e fatture da emettere/ricevere
In questa sezione è possibile definire quale registrazione si intende generare e con quali modalità.
Ratei/Risconti:
Premesso questo, il programma provvederà alla registrazione di un rateo se la manifestazione finanziaria (ad esempio la registrazione di una fattura) è successiva alla fine del periodo di riferimento, ma la competenza del costo/ricavo ricade all'interno dello stesso (in tutto o in parte).
Allo stesso modo, il programma provvederà alla registrazione di un risconto se la manifestazione finanziaria è già avvenuta, ma la competenza del costo/ricavo comprende un periodo esterno a quello considerato.
Ai fini della determinazione di ratei e risconti è necessario compilare in modo opportuno le date di competenza all'interno dei dati di riga (per conti appartenenti alla sezione dei costi o dei ricavi).
In base alle date di competenza e al periodo di analisi (ad esempio mese, trimestre, intero esercizio, ecc. ecc.), il programma genera le registrazioni contabili per ratei e risconti riportando nelle note delle registrazioni i riferimenti della registrazione contabile di origine (causale, numero e data registrazione oltre a numero e data documento) sempre che l'utente non abbia definito una descrizione comune per tutte le scritture di assestamento e/o non abbia optato per un raggruppamento delle stesse (cosa che sconsigliamo).
La registrazione viene comunque generata in stato provvisorio.
Includi movimenti provvisori: questa opzione è visibile solo se la voce "Ratei" e/o la voce "Risconti" sono impostate a "Sì". Consente di considerare anche i movimenti in status provvisorio ai fini della generazione di ratei e/o risconti.
Raggruppa scritture: questa opzione è visibile solo se la voce "Ratei" e/o la voce "Risconti" sono impostate a "Sì" e permette di raggruppare le scritture di assestamento generando una sola registrazione contabile di assestamento (cosa che sconsigliamo se si vogliono mantenere i riferimenti ai documenti di origine).
Fatture da emettere: i movimenti contabili di tipologia fatture da emettere hanno lo scopo di inserire in contabilità i ricavi di competenza del periodo/esercizio considerato.
Se si effettuano le registrazioni a fine anno, tali registrazioni dovranno essere stornate manualmente nel momento in cui effettivamente si emette la fattura.
In caso contrario (ad esempio scritture di assestamento relative ad un determinato trimestre) il programma potrà generare automaticamente le registrazioni contabili di storno nel periodo successivo rispetto a quello di riferimento.
Per la generazione di questi movimenti vengono presi in considerazione tutti i documenti di trasporto da evadere (con causale di tipo fattura da emettere/ricevere), con data documento (o competenza contabile) all'interno del periodo di riferimento e quelli evasi da fattura non contabilizzata oppure contabilizzata dopo la fine di tale periodo.
Ai fini della determinazione del valore da imputare sulla contropartita di ricavo il programma tiene conto delle date di competenza eventualmente inserite nei dati di riga del documento di trasporto.
Anche i documenti di trasporto di tipo storno fattura da emettere/ricevere determinano la generazione di scritture di assestamento, ma di segno contrario: nella fattispecie si tratterà di resi da cliente per i quali verrà emessa od è stata emessa nota di credito in un periodo successivo.
Rimanenze
Le registrazioni contabili relative alla rimanenze di magazzino sono di particolare importanza in quanto possono influenzare in modo rilevante il risultato economico di esercizio/periodo.
Le contropartite per la contabilizzazione delle scritture di assestamento relative alle rimanenze sono quelle indicate nell'archivio delle categorie omogenee (archivi, magazzino e categorie omogenee) dove è possibile definire sia quella per le rimanenze finali che quella per le rimanenze iniziali.
Al fine di una corretta valutazione dei ricavi di competenza dell'esercizio/periodo, è necessario che gli articoli di magazzino siano associati ad una determinata categoria omogenea e che per ciascuna di queste siano definiti opportunamente tali conti (campi obbligatori).
Tipo valorizzazione: Per la generazione della registrazione contabile di assestamento è necessario prendere come riferimento un inventario (anche provvisorio) ed un determinato criterio di valorizzazione tra i seguenti:
Cespiti
La funzione di generazione automatica delle scritture di assestamento consente di portare in contabilità anche le registrazioni relative agli ammortamenti. Il valori da riportare sulla registrazione contabile vengono determinati in base a diversi elementi:
Il valore da riportare in primanota viene calcolato in proporzione al periodo di riferimento. Se vengono generate le scritture di assestamento per il primo trimestre dell'anno, i valori risultanti dai movimenti generati dal piano di ammortamento selezionato verranno proporzionati alla durata del primo trimestre.
Le contropartite utilizzate per la registrazione contabile sono le stesse che verrebbero utilizzate dalla funzione di contabilizzazione dei movimenti cespiti. Vengono considerati gli accantonamenti civili o fiscali a seconda dell'impostazione del modello contabile sulla causale cespiti.
Se l'utente utilizza la funzione di contabilizzazione movimenti cespiti per gli accantonamenti di fine anno, utilizzerà la funzione di generazione scritture di assestamento cespiti solo per effettuare delle simulazioni: questi movimenti di accantonamento saranno destinati ad essere eliminati.
Risultati con presa visione dei movimenti generati o delle anomalie riscontrate.
Nei risultati viene presentato l'elenco delle registrazioni contabili generate con la possibilità di accedervi oppure vengono elencati gli eventuali problemi riscontrati.