Nel caso in cui si avesse la necessità di inserire più di un contatto alla volta in una rubrica personale, qualora si dovesse importare una lista di contatti da altri client di posta, da programmi di messaggistica istantanea oppure da programmi che hanno funzioni simili con la possibilità di esportarne i contatti, è possibile attraverso l'apposita icona in alto a destra, accedere alla funzione di Importazione contatti. Una volta che si è salvata una lista di contatti da tali programmi nel proprio computer, è possibile attraverso questa funzione importarla nell'applicazione Tieni il Conto PRO dove potranno successivamente essere salvati in una rubrica personale.

In Tieni il Conto PRO possono essere importati sia file in formato "csv" (comma-separated values), che in formato "vcf" o "vcard" (Virtual Card). Nel caso di file in formato CSV è possibile indicare la composizione della posizione dei campi che sono presenti nel file e per evitare di scriverla più volte, è possibile salvarla, cosi da poterla richiamare in seguito, in caso di aggiornamenti allo stesso file. Basterà scrivere negli appositi campi la colonna dove è situato il relativo campo nel file csv e attraverso l'anteprima verificarne la correttezza prima di importarlo in una rubrica.

Se un utente è già memorizzato nella lista ma è stato aggiornato (restando però uguale nel nome e nel cognome), basterà importarlo nuovamente e la funzionalità Importa provvederà ad aggiornarlo automaticamente.

In alternativa esiste la possibilità di sincronizzare i contatti in modalità monodirezionale, per i contatti presenti nella rubrica aziendale degli utenti di Tieni il Conto PRO verso la rubrica di Microsoft Exchange o Google Contacts oppure in modalità bidirezionale, per i contatti presenti in una rubrica personale degli utenti di Tieni il Conto PRO verso la rubrica esterna di Microsoft Exchange oppure Google Contacts. Eventuali modifiche apportate ai contatti nella rubrica esterna (quindi su Microsoft Exchange o su Google Contacts) se effettuate su contatti aziendali, non saranno riportate dalla sincronizzazione nei contatti aziendali di Tieni il Conto PRO (in quanto la sincronizzazione è monodirezionale, da Tieni il Conto PRO > Rubrica esterna); se effettuate su contatti personali, saranno riportati dalla sincronizzazione nei contatti aziendali di Tieni il Conto PRO (in quanto la sincronizzazione è bidirezionale, da Tieni il Conto PRO > rubrica esterna e viceversa).

Per abilitare questa funzionalità è necessario eseguire una serie di configurazioni applicative:

1. accedere in Pannello di controllo > Impostazioni > Calendario esterno > Impostazioni server e nelle impostazioni del server attivare i check Rubrica aziendale e/o Rubrica personale (dipende quale rubrica si vuole far sincronizzare).
2. accedere in Pannello di controllo > Utenti e Gruppi > Calendario esterno > Utenti e nelle impostazioni di sincronizzazione attivare i check Sincronizza contatti aziendali e/o Sincronizza contatti personali (dipende quale rubrica si vuol far sincronizzare). In seguito all'attivazione di uno di questi due check sarà necessario salvare le impostazioni utente e solo riaccedendovi, nelle proprietà, sarà visualizzato il tab Contatti in cui si dovranno configurare i seguenti campi:

• Rubrica: Aziendale o Personale (di Tieni il Conto PRO);
• Rubrica esterna: <Rubrica_di_destinazione> presente e importata dal server esterno desiderato (Microsoft Exchange oppure Google Contacts);
• Sincronizza da: Non gestito per i contatti.

In questa sezione si potrà inoltre prendere visione di un resoconto dettagliato delle diverse operazioni di sincronizzazione.