Importazione documenti (collegati)

Questa funzione consente di importare altri documenti all'interno del documento che stiamo creando.

La procedura guidata si compone di tre passi.

Filtri e parametri

Selezione dei documenti da importare. In questo passo è possibile definire i parametri di importazione ed i filtri di selezione dei possibili documenti di origine, determinati in base a quanto definito sulla causale documento.

Ns.Riferimento, Vs. Riferimento e Rif. Descrittivo: i check Ns. Riferimento, Vs. Riferimento e Rif. Descrittivo permettono di riportare sul documento che si sta generando i riferimenti ai documenti di origine (numero e data). Vengono attivati/disattivati di default in base alle impostazioni presenti sulla causale documento.

I check Ns. Riferimento, Vs. Riferimento e Rif. Descrittivo risultano modificabili se all'interno dei Parametri Vendite (presente in Impostazioni > Dati Azienda > Contropartite e Parametri > Parametri Vendite) è stato indicato un codice servizio di tipo descrittivo nel campo Articolo per Riferimenti.

Ricordiamo che il campo Riferimento descrittivo è presente all'interno dei 3 bottoni posti in alto a destra nella gestione dei documenti

Check "Riassegna codici IVA righe documento:" questo check è disattivato come impostazione predefinita. L’utente ha la possibilità di attivarlo se intende procedere ad un ricalcolo dei codici IVA sul documento, perdendo eventuali modifiche apportate manualmente al documento di origine.

Magazzino principale: viene riportato il tipo di gestione per il magazzino principale, e per l'eventuale magazzino collegato, in base alle impostazione della causale documento di cui si sta procedendo al caricamento. Se la casella combinata viene valorizzata a Forzato, è possibile indicare il codice di un magazzino che avrà priorità rispetto alle impostazioni delle righe di origine. Se la casella combinata viene valorizzata a Intestatario, viene riportato il magazzino preferenziale definito nell'anagrafica dell'Intestatario.

Sul piede della maschera sono poi disponibili un tab contenente campi di filtro di testata ed un altro tab contenente campi di filtro di riga per i documenti di origine.

Nel primo tab si segnala la presenza del filtro Riferimento descrittivo che, senza la necessità di usare un linguaggio tecnico, permette di inserire parole intere o solo parti di parole che possano trovare corrispondenza nel campo Riferimento descrittivo presente tra i possibili documenti di origine. Solo i documenti che contengono le parole espresse in questo campo saranno mostrati per la importazione.

Il campo Intestatario presente tra i filtri assume importanza quando viene utilizzata una causale che, nella rispettiva anagrafica pagina Flusso Documentale presenta almeno una causale di origine con la casella combinata Intestatario valorizzata a Tutti.

Selezione documenti

Eventuale selezione puntuale dei documenti corrispondenti ai filtri definiti al passo precedente e sulle righe che li compongono. Vengono presentati due elenchi: quello a sinistra evidenzia i principali dati di testata dei documenti di origine (causale, numero, data e intestatario), mentre quello a destra, per ogni documento, le righe che soddisfano i filtri impostati. È possibile selezionare, o escludere, l'intero documento o le singole righe che lo compongono.

Cliccando sui dati di testata di un documento sulla sinistra, nella parte destra in alto, sopra il dettaglio delle rispettive righe, è disponibile, in carattere azzurro, l'hyperlink per accedere direttamente al record del documento evidenziato/selezionato sulla sinistra.

1) Controlli di congruenza dei documenti di origine
La funzione di importazione documenti effettua dei controlli di congruenza tra i dati presenti sul documento di destinazione e quelli contenuti nei documenti di origine che si desiderano importare (solo nel caso sia stata caricata/importata almeno una riga su quello di destinazione) oppure tra i documenti di origine selezionati (verifica la congruenza tra i dati del documento selezionato con seriale più basso e quelli successivi). Alcuni controlli sono pilotabili dalla causale documento, mentre altri sono sempre attivi. Controlli pilotabili dalla causale documento Nel caso venga attivato il check Controllo Dati Pagamento sulla causale del documento, saranno resi attivi i controlli di congruenza relativi ai dati di pagamento.
Non potranno essere importati più documenti che differiscono di almeno uno dei seguenti dati di pagamento: Primo e Secondo Sconto a livello globale documento, Banca Fornitore e Nostra Banca, Codice Pagamento, e Codice Iva Esente.
Nel caso venga attivato il check Controllo Dati Accompagnatori sulla causale del documento, saranno resi attivi i controlli di congruenza relativi ai dati accompagnatori; non potranno essere importati più documenti che differiscono di almeno uno dei seguenti dati accompagnatori: vettori, porto, spedizione, condizioni di consegna sede di destinazione e provenienza merce, per conto di.
2) Controlli sempre attivi Indipendentemente dall'attivazione o meno dei check Controllo Dati Pagamento e/o Controllo Dati Accompagnatori, rimangono comunque attivi e risultano bloccanti i seguenti controlli:

potrà essere importato un unico documento che presenta Scadenze di pagamento Confermate;
Il programma evidenzia con colore diverso (rosso) e segnala come non importabili i documenti di origine creati in valuta diversa rispetto a quella del documento di destinazione.

La selezione dei documenti che si desidera importare avviene attivando l'apposito check in corrispondenza di ciascun documento. Dopo la selezione dei documenti di origine è possibile scegliere quali righe importare di ciascuno di essi. Tutte le righe dei documenti contrassegnati risulteranno già selezionate, con quantità e valore da evadere pari alla quantità valore evadibile; il check evasa sulla destra risulterà quindi attivo ed importando la riga se ne decreterà la completa evasione.
È possibile variare la situazione proposta modificando le righe e/o le quantità/valore da importare; indicando nel campo quantità da evadere un valore inferiore all'evadibile automaticamente verrà tolto il check di evasa in modo da permettere di lasciare aperta la riga e evadere il residuo in un successiva importazione.

Indicando una quantità da importare inferiore alla evadibile ma attivando comunque il check Evasa, la rispettiva riga verrà considerata completamente evasa, indipendentemente dalla quantità da importare specificata: l'eventuale quantità rimanente non sarà più utilizzabile in successive importazioni di documenti. Se invece la quantità da importare eccede quella evadibile non sarà possibile intervenire sul check evasa che risulterà attivo. E' possibile anche evadere ma non importare la riga; è sufficiente attivare il check evasa lasciando a zero il campo alla destra di Q.TA/VALORE DA EVADERE. In questo modo si avrà uno storno della quantità impegnata/riservata/ordinata a monte senza che la riga venga importata nel documento a valle.

In alcune situazioni particolari la riga del documento può essere contrassegnata da una barretta colorata. Di seguito il dettaglio delle 4 casistiche che si possono incontrare:

colore verde con tooltip "Riga già importata nel documento"; si verifica quando la riga è già stata importata nel documento che si sta caricando o modificando (import ripetuto della stessa riga). A prescindere quindi dall'utente che esegue l'import, se la riga di origine risulta già legata al documento, a seguito di una precedente importazione, allora verrà contrassegnata con colore verde. L'indicazione non è bloccante ed è quindi possibile procedere a nuova importazione (nei limiti della quantità\valore residua);
colore arancione con tooltip "Riga già importata da altri utenti"; si verifica quando un utente cerca di importare una riga che risulta, in quel momento, già oggetto di importazione da parte di altro utente. Per segnalare che, nello stesso momento, la medesima riga è oggetto di lavorazione da parte di utenti diversi, la procedura avverte, con una barretta di colore arancione, che potrebbe non essere possibile salvare il record se dovesse intervenire, prima del nostro, un salvataggio da parte di altro utente. In questo caso l'operatore che salva per primo (e che potrebbe essere anche quello che vede la barretta colore arancione) completa la transazione mentre l'operatore che salva successivamente riceve il messaggio che la riga (anche se non ancora completamente evasa) è già stata interessata da altra transazione e non è possibile salvare.
colore giallo con tooltip " Documento con righe già importate nel documento corrente e già importate anche da altri utenti"; si verifica come sotto-caso del precedente. Se infatti in presenza di barretta color arancio si effettua una prima importazione (evasione parziale) e poi una seconda, a questo punto la riga è contrassegnata in giallo ad indicare che si tratta di una importazione successiva alla prima e che la stessa è già oggetto di lavorazione da altro utente. Anche in questo caso il primo utente che salva vedrà confermato il proprio caricamento, mentre il secondo, pur essendo la quantità ancora sufficiente, dovrà abbandonare l'intera transazione.
colore rosso con tooltip per la testata del documento "Errori in importazione" ed eventuale diverso tooltip sulla riga. Il colore rosso infatti può essere associato solo alla testata o alla testata e ad una riga. La barretta rossa solo alla testata si ha in tutti i casi in cui si è verificato un controllo bloccante, nell'ultimo step del wizard di importazione, dovuto tipicamente ai controlli su dati accompagnatori o di pagamento. In questo caso premendo il bottone Indietro e tornando in Step 3 "Selezione Documenti" solo la testata del documento, sulla colonna di sinistra, apparirà contrassegnata da una banda rossa. Se invece il messaggio bloccante in Step 4 Risultati è dovuto ad una anomalia sulla riga (come ad esempio l'avere indicato una quantità da evadere con i decimali a fronte di una unità di misura movimentata sulla riga non frazionabile), tornando indietro sia la testata che la riga saranno contrassegnate da barretta rossa che impedirà di importarla sul documento.

Quanto indicato per la multi-utenza (più utenti che importano lo stesso documento) è applicabile, come caso limite, anche alla situazione in cui un solo utente abbia aperto la stessa gestione 2 o più volte procedendo ad evadere la stessa riga lasciando aperte una o più transazioni

Riassumendo quindi mentre il colore verde (non bloccante) e rosso (bloccante) non necessitano, per il manifestarsi, della presenza di più utenti nell'applicativo, i colori giallo e arancione sono specifici della multi-utenza e segnalano che due o più utenti stanno processando la medesima riga ma solo uno potrà vedersi confermato il salvataggio del record; per gli altri un messaggio bloccante impone di abbandonare la transazione.

Le righe descrittive (ad esempio il riferimento al documento di origine) vengono proposte come da importare ed evase; qualora si desiderasse solo importarle ma contemporaneamente lasciarle disponibili per future importazioni è sufficiente togliere il check evasa.

Una ulteriore casistica è offerta dalla possibilità di evadere più volte la stessa riga di un documento di origine selezionandola più volte tramite il bottone Import. Tale possibilità è utile per impostare condizioni differenti ad una stessa riga di origine: magazzini, prezzo, flag sconti ecc.
Una volta importata una determinata riga, evadendola parzialmente ,è possibile premere nuovamente il pulsante Importa al fine di esporre in una riga separata la quantità restante. Il documento che presenta una riga già parzialmente evasa apparirà caratterizzata da una barra verde. Attivando il check alla sua sinistra, per la riga parzialmente evasa, che presenta una quantità evadibile già stornata della quantità evasa, verrà proposta nella colonna Qtà da evadere la parte restante.
L'operatore può limitarsi a premere OK importando la quantità restante in una nuova riga ed evadendo completamente la parte restante; può anche modificare manualmente la quantità proposta, immettendo un valore inferiore al fine di importare la quantità residua ancora in una nuova riga.

Risultati

Risultati con presa visione dei documenti elaborati. La pagina dei risultati viene visualizzata solo se tra i documenti elaborati ce n'è almeno uno per il quale si sono verificate delle incongruenze per effetto dell'applicazione dei controlli presenti indicati sopra, altrimenti le righe selezionate vengono importate direttamente sul documento di destinazione. Quando la pagina dei risultati viene presentata, mostra l'elenco dei documenti elaborati con il dettaglio di quelli corretti, da verificare o errati. Negli ultimi due casi viene fornita l'indicazione del problema riscontrato.