Lo stato adempimento viene utilizzato nella gestione delle fatture elettroniche, nella comunicazione liquidazione IVA e nella comunicazione dati IVA.
Gli stati hanno una tipologia, ci sono gli stati iniziali che vengono assegnati al momento in cui ad esempio una fattura viene inserita nella Dashboard, degli stati intermedi utilizzati quando il documento è in fase di lavorazione oppure invio allo SDI e lo stato finale utilizzato quando il documento è stato consegnato/accettato.
È necessario porre molta attenzione alla configurazione degli stati perché da questi dipende la possibilità di modificare un dato, ricevere delle informazioni da Digital Hub, concludere un iter.
Veniamo di seguito alle informazioni principali richieste dalla gestione:
Codice e descrizione: informazioni libere per definire uno stato.
Configurazione dashboard
Nome tab di visualizzazione: indicare il tab della dashboard sul quale tale stato deve essere visibile. La dashboard relativa alla fatturazione elettronica e comunicazioni dati IVA è completamente configurabile dall'utente.
Numero campo per ordinamento gadget: se all'interno di un tab della dashboard abbiamo diversi stati è possibile ordinarne la visualizzazione tramite questo campo.
Descrizione da visualizzare nel gadget: è possibile impostare una descrizione da visualizzare nel gadget in dashboard.
Immagine da visualizzare nel gadget: è possibile impostare una Immagine da visualizzare nel gadget in dashboard.
Colore da assegnare al gadget: è possibile impostare un colore da assegnare al gadget in dashboard.
Tooltip da visualizzare nel gadget: è possibile impostare un Tooltip da visualizzare nel gadget in dashboard.
Le impostazioni aziendali hanno notevole rilevanza nella gestione del dato, quindi devono essere configurate in maniera opportuna in base all'iter seguito dall'azienda. Gli stati sono aziendali, quindi ogni azienda di portale può utilizzare lo stato in maniera diversa.
Tipo stato: la casella combinata può assumere i valori "Iniziale", "Intermedio" e "Finale". Tipicamente lo stato iniziale è quello "DA PROCESSARE", lo stato intermedio può essere "Scartato", lo stato finale può essere "Rifiutato" oppure "Decorsi termini".
Check "Attribuibile da gestionale:" il check va attivato quando lo stato può essere attribuito dal gestionale. Ad esempio lo stato "Da processare" viene attribuito dal gestionale do origine quando una fattura o una comunicazione viene inserita nella dashboard. Mentre, ad esempio, lo stato "Rifiutato" non potrà essere attribuito dal gestionale, ma verrà inserito da Digital Hub al momento in cui viene associata una notifica di rifiuto della fattura da parte della Pubblica Amministrazione (PA).
Check "Aggiornabile da Digital Hub:" il check va attivato quando lo stato viene aggiornato direttamente da Digital Hub, successivamente con la funzione di sincronizzazione della dashboard con quella di Digital Hub viene attribuito tale stato anche sulle Dashboard degli adempimenti fiscali.
Se lo stato ha solo questo check attivo non sarà possibile eseguire dalla dashboard la funzione di "Cambia stato".
Check "Modalità asincrona:" il check deve essere attivato per gli stati che prevedono l'invio documenti a DHZ, in quanto la procedura gestisce obbligatoriamente la modalità asincrona. Questa modalità risulta essere più performante perchè DHZ acquisisce le fatture in autonomia e nei momenti opportuni, al fine di evitare sovraccarichi dovuti a numerosi documenti inviati contemporaneamente.
Check "Conferma documento:" attivando questo check viene abilitata un'azione sulla Fattura per metterla in stato "Confermato", se precedentemente lo stato sul gestionale era provvisorio.
Check "Comunica in esterometro:" l'attivazione di tale check farà si che tutte le registrazioni contabili relative a fatture, che si trovano in tale stato, e che secondo le regole impostate devono essere incluse nell'Esterometro, verranno estratte anche se comunicate precedentemente con la fatturazione elettronica. È possibile, infatti, comunicare anche le fatture inviate in formato elettronico a soggetti esteri anche se non richiesto.
Check "Conservazione sostitutiva:" attivando questo check vengono richieste le informazioni relative alla conservazione sostitutiva per le fatture in questo stato. (Ad esempio una stato di tipo finale per fatture consegnate).
Check "Riservato:" attivando questo check è possibile visualizzare il TAB "Permessi" al fine di gestire le sicurezze sugli stati.
Check "Documento emesso:" attivando questo check i relativi documenti saranno filtrabili per la contabilizzazione da ciclo vendite del gestionale di origine
Abilitazioni
In questa sezione vengono indicate le dashboard nelle quali lo stato può essere utilizzato. Ad esempio se lo stesso stato "Da processare" viene utilizzato sia per la fatturazione attiva verso PA, sia verso Privati, sia per la comunicazione liquidazione IVA verranno attivati i check di tutte queste gestioni.
Se invece uno stato, esempio "Ricevuto", viene usato solo per la fatturazione passiva verrà abilitato solo il check per la fattura passiva.
Non è disponibile per l'invio massivo: il check è attivo su alcuni stati iniziali (da validare, da firmare, da confermare) In questo modo gli stati non sono visibili sulla dashboard anche se gestiti per la fatturazione elettronica.
Notifiche
Quando una fattura oppure una comunicazione passa ad uno specifico stato ci può essere la necessità di inviare una notifica ad un gruppo di utenti. Abilitando il check di invio notifica per fattura emessa, invio liquidazione IVA, invio comunicazione dati fatture oppure fatture ricevute, viene data la possibilità di inserire il Gruppo Organizzativo al quale inviare la notifica tramite il sistema di notifiche standard (notifiche di sistema oppure tramite e-mail).
Per un spiegazione dettagliata del ricevimento delle notifiche al cambio dello stato si rimanda alla lettura del seguente approfondimento.
Permessi
Questa sezione permette di gestire la sicurezza sugli stati ed è visibile se è stato attivato il check "Riservato". È possibile indicare un gruppo di sicurezza oppure un utente al quale consentire la visualizzazione e quindi la gestione di uno stato.
Azioni
Azioni eseguibili: la casella combinata stabilisce quale azione può essere eseguita su una fattura o su una comunicazione che ha questo stato. Ad esempio sullo stato "sa processare" si può eseguire la funzione di generazione file XML, di invio a DHZ, di validazione, di firma ecc.
Anche sullo stato "Scartato da SDI" deve essere indicata come azione "Genera XML e invia a Digital Hub" in quanto la fattura in questo stato deve essere corretta dall'utente, in base al motivo di scarto, e poi ripresentata.
Sugli stati di tipo "finale" invece normalmente non si può eseguire alcuna operazione, quindi come azione si indica "nessuna".
Di seguito i valori che può assumere la casella combinata:
Stato azione confermata: se l'azione indicata nella casella combinata precedente è andata a buon fine viene associato alla fattura o comunicazione lo stato definito sull'azione confermata.
Stato azione abortita: se l'azione indicata nella casella combinata "azioni eseguibili" non va a buon fine viene associato alla fattura o comunicazione questo stato, che tipicamente rimane il precedente.
Ad esempio nello stato "da processare" indichiamo come azione eseguibile "Genera XML e invia a Digital Hub", se questa va a buon fine l'azione successiva che viene indicata è "da validare", se la prima azione non va a buon fine per qualsiasi motivo, viene associato lo stato indicato nell'azione fallita ("da processare" uguale al precedente) finché non viene sistemata la fattura e re-inviata.
Cambio stato: se attivo, sarà possibile modificare lo stato di un documento, ad esempio per riportarlo in stato "Da processare" ed apportare delle modifiche per poi ripetere l'iter. Se non attivo non può essere usata la funzione di cambia stato perché ad esempio il documento è già stato inviato a SDI e non deve essere modificato. Questa casella combinata è in abbinamento con il check "Attribuibile da gestionale", se vogliamo cambiare lo stato di una fattura va attivato sia il cambia stato, sia il check di attribuzione dello stato sul gestionale, altrimenti non è possibile modificare lo stato del documento.
Azioni per dashboard passiva
Azioni eseguibili: in questa casella combinata può essere impostata l'azione da eseguire su questo stato per quanto riguarda la fatturazione passiva. Lo stato, infatti, può essere comune sia per la fattura attiva, sia per la fattura passiva, ma ovviamente le azioni eseguibile sono differenti.
La casella combinata può assumere i valori:
Stato azione confermata: indicare lo stato da attribuire se l'azione va a buon fine.
Stato azione fallita: indicare lo stato da attribuire se l'azione non va a buon fine.
Cambia stato: se attivo sarà possibile eseguire l'operazione di cambia stato dall'azione di riga.
Stati da assegnare
Tramite questa funzionalità è possibile specificare quali stati possono essere abilitati nell'azione di riga "cambia stato". Sarà possibile selezionare solo stati con le stesse abilitazioni attive rispetto allo stato sul quale si esegue la modifica. Non valorizzando alcuno stato all'interno di questa sezione, saranno visibili tutti gli stati all'utilizzo della funzione cambia stato.