Tieni il Conto PRO offre un archivio digitale dei documenti, che consente di gestire digitalmente tutti i documenti (analogici ed elettronici), di relazionarli alle varie entità (movimenti, documenti di vendita, ecc.) e di ricercarli facilmente.

L'archivio digitale è integrato in tutte le scelte dell'applicativo, è prevista comunque una scelta principale denominata Archivio, accessibile da "My Workspace", oppure tramite la voce di menu Workspace > Archivio.

L'applicativo si arricchisce di ulteriori funzionalità, che vengono messe a disposizione in presenza del modulo Archivio digitale (DMS), attivato in fase di acquisto di Tieni il Conto PRO da Zucchetti Store.

"Paperless" Office

L'ambiente documentale rappresenta l'evoluzione naturale della propria rete aziendale, rendendo disponibili e accessibili anche su WEB documenti di qualsiasi tipo e natura in un ambiente condiviso e profilato.

Gli utenti hanno la possibilità di organizzare i documenti in un file system logico (cartelle e file) utilizzando informazioni utili alla classificazione dei documenti con classi documentali.

Sono disponibili funzionalità accessorie come ad esempio il versioning del documento (gestione versioni), la possibilità di tenere sotto controllo un documento tramite lo stato di check in/out per gestirne la simultaneità dell'accesso allo stesso documento da parte di più utenti, la gestione dei file compressi e molto altro.

Grazie poi all'installazione del modulo aggiuntivo DMS si possono sfruttare informazioni utili alla classificazione dei documenti mediante l'uso di attributi (metadati); associare (relazionare) un documento ad un  contatto, cliente, fornitore; sfruttare funzionalità di ricerca, rese estremamente efficienti dalla combinazione di differenti strategie:

• ricerca su attributi (prende in considerazione le descrizioni, le categorie, le classi, le parole chiave, l'autore, ecc.)
• ricerca su relazioni (prende in considerazione le relazioni tra documenti ed altre entità dell'applicazione, come ad esempio tutti i documenti legati ad una certa azienda).
• ricerca per parole o stringhe testuali contenute all'interno del documento stesso.

Il DMS prevede un ambiente principale di lavoro, la Gestione Documenti, accessibile tramite la voce di menù Workspace > Archivio, che propone una vista e una modalità operativa basata sul concetto delle cartelle (tipicamente windows). Tramite la barra di ricerca integrata presente al centro della pagina, è possibile effettuare una ricerca diretta sui documenti presenti o, in alternativa, accedere alla maschera di ricerca avanzata che permette di combinare tra loro i diversi campi utilizzabili come filtri di ricerca quali classe documentale, attributi, ecc.